行政事业单位档案的数字化管理探析

2022.06.16

摘要：当代社会科技以及信息技术高速发展，人们对于信息技术领域的意识也越来越高，其应用领域也变得更加广泛。信息技术在行政事业单位中的应用主要体现在对档案的数字化管理方面，对于行政事业单位来说，传统的档案资料管理方式存在着较多弊端，因此数字化档案管理是很有必要的。本文从行政事业单位档案的数理化管理现状出发，进一步对强化行政事业单位档案数字化管理的策略进行了分析和探究。

关键词：行政事业单位;档案;数字化管理;探析

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.118

档案是个人或集体信息资源的一种，是在日常生活中存在的具有一定保存价值的以图文、音像或其他形式存在的历史记录。档案涵盖的信息较为广泛并且信息量巨大，因此对于档案的管理工作要引起相关工作人员的足够重视，科学合理的管理档案。行政事业单位加强对档案的管理工作有助于单位更长远的发展。就我国行政单位档案管理现状来说，还是存在一些问题有待解决的，比如：档案管理成本高、管理数量庞大、查找效率低和档案管理人员安全意识较差等。

1 事业单位档案数字化管理的作用

1.1 提高档案的利用率

我国很多行政事业单位都采用传统的档案管理模式进行档案管理——将纸质版的档案放入档案馆。随着行政事业单位人员数量的增加，档案也在不断增多，导致档案存放出现了很多的困难。由于大量的纸质档案需要较大空间去存放，但是行政事业单位的办公区又有限，没有多余空间存放档案。与此同时，档案数量增加后，在查找档案时又变得十分的费时。实施数字化的档案管理模式，可以有效提升档案管理的效率，在查找档案时，只需输入关键词进行索引就可以找到了，节省了大量时间。档案的数字化管理模式在储存资料时，只需要简单的建立一个包含档案信息的网站就可以，大大地节省了纸质版档案储存空间。

1.2 提高经济效益

在传统的档案管理模式下，一些档案需要经过反复复印才能被储存，这样一来就造成了纸张的浪费，增加了办公成本。但是数字化档案管理模式是通过计算机的操作来对档案进行储存的，当出现错误时，只需在计算机上进行修改即可，无需多次复印，浪费纸张，既节约了办公时间，又降低了办公成本，提高了单位的经济效益。

1.3 提高办公效益

实行数字化的档案管理模式，首先确保了事业单位资料的及时性，可以确保档案的及时归档。在需要档案时，可以随时调出使用。数字化的档案管理模式使事业单位在管理人事方面十分便捷，事业单位由于人员众多，因此需要管理的人数也就相对较多，但是事业单位的工作人员的流动性较强，调动、退休以及离职的情况随时可能发生，管理人员要随时掌握人事动态，当人事发生变化时，要第一时间更新档案，以保证档案的有效性。面对这样复杂的情况，运用数字化的管理模式可以及时、准确地反映出单位人员的流动情况。数字化的管理档案模式在储存资料以及查询档案时都十分的便捷，从传统的实地档案管理馆到虚拟的数字化档案管理中心，行政事业单位的办公效率有了大幅度的提升。

2 强化行政事业单位档案数字化管理的策略分析

2.1 树立档案数字化管理理念

行政事业的档案管理工作人员首先要具备数字化档案管理理念，在进行档案管理时，要摒弃传统的纸质管理模式，大胆采取数字化管理模式完成档案管理工作，并不断的积极学习数字化的管理知识和技巧，优化数字化管理模式，确保档案管理工作的顺利开展。在利用数字化管理模式进行档案管理时，要注意时刻与信息科技的发展步伐保持一致，工作人员要不断构建自身数字化管理的知识结构，不断学习并提高自身的专业化管理素质，切实提高行政事业单位数字化档案管理的质量和效率。

2.2 实现文书及归档处理的数字化

文书工作时行政事业单位最主要的工作，其与档案的关系也最为密切。文书工作人员往往以纸质的方式来管理文书，这样的模式工作强度较大，而且产生的文件也较为复杂。在文书质量高的情况下，文书管理执行力较高，那么行政事业单位的档案管理成效就好;但是如果文书质量不过关，或者文书执行力度较低，则会造成档案管理效果不佳的结果。所以在事业单位的数字化档案管理过程中，为节约归档时间，减轻档案管理工作人员的压力，就要求文书人员直接用计算机录入稿件，再经过后期的稿件审核以及修改程序后，予以批准。

2.3 提高档案信息安全程度

在行政事业单位中，需要小心仔细存放的档案数量较多，传统的纸质版档案保存模式，在对档案进行加密存放过程中，随着时间的推移，纸张质量会慢慢发生变化，变得容易受损，因此由纸张记录的档案资料也会受到不同程度的影响。而以数字化形式管理存放的档案，就不会随着时间的变长，而产生的变质，保存的档案资料也完好无损。对于事业单位的重要文件，可以设置软件防火墙以及自动杀毒，以提升档案资料存放的安全性。

2.4 构建科学的管理体制及体系

行政事业单位应抓住数字化档案管理的特点，并结合自身的管理需求，构建出与办公需求相适应的档案管理体系，以方便事业单位办公更加秩序化和标准化。档案管理体制要充分融合档案安全机制、档案工作制度、档案使用机制以及档案保密机制这三大机制，以便实现数字化档案管理的一体化建设，为档案管理更加方便、快捷打下基础。

2.5 实现档案管理信息化

行政事业单位档案管理实现数字信息化，就是以网络多媒体科技，将纸质版的文件经过扫描仪等先进技术，以数字化信息的形式被储存入数据资料库，实现多种管理方面信息化的目的，比如目录检索、库房管理和管理业务等。以數字化档案管理模式代替旧式的管理方式，有助于事业单位档案管理效率和管理水平的提高。

2.6 实现行政事业单位数字化档案管理的标准化和规范化

要想实现行政事业单位的数字化档案管理现代化，首先要加强档案管理基础工作的标准化和规范化。第一，档案管理标准化要求单位良好的档案工作秩序，以保证获得最优化的经济与社会效益，此外，标准化的档案管理还是促使事业单位现代化档案管理理论发展的基础。在如今的信息化时代，档案信息共享的实现必须要有统一的标准。例如不同档案数据之间的交换、档案之间的信息的传递、档案资料共享等，都要依靠各类档案管理标准为基础，只有形成档案管理的统一化标准体系，才能有效确保档案管理现代化工作的实现。所以档案管理的标准化和规范化机制是实现档案管理现代化必不可少的条件。

3 结束语

综上所述，行政事业单位的数字化管理档案是具有时代的意义的发展。本文分析了行政事业单位实行数字化档案管理的作用。在当今信息科技高速发展的时代下，行政事业单位在对档案进行管理时，采取数字化的管理方式符合新时代发展的要求。数字化档案管理不仅减轻了档案管理工作人员的工作压力，而且还优化了档案管理，使档案管理更加科学、合理。以往的档案管理中，使用纸质档案会在长时间的使用中发生磨损，影响档案的价值，数字化档案管理的出现刚好解决了这个问题，保证了档案的利用时间，充分发挥出档案的应有价值。

参考文献

[1]李忻芝，黄婷.新时期事业单位档案的数字化管理探讨[J].办公室业务，2016，（9）：144-144.

[2]梁景秀，张婧.新时期行政事业单位档案的数字化管理[J].东方企业文化，2014，17：370.

[3]何杏仪.关于新时期事业单位档案的数字化管理的探讨[J].南方论刊，2012，04：78-79.

作者简介

杨建军（1975-），男，汉族，江西南昌人，办公室主任，本科，广西南宁市经济信息中心，研究方向：档案管理与应用。