学校办公室主任在工作中面临的问题与对策分析
徐少春
【摘要】在学校运行过程中，办公室是整个学校的中枢机构，对学校的发展起到了重要的作用，它将各部门之间以及学校与教师之间紧密地连接在一起，是整个学校的纽带。要看一个学校工作运转效率如何，首先要看这个学校的办公室工作开展得如何，而办公室工作是否向着一个好的方向发展，办公室主任的作用十分重要。办公室主任只有做好日常工作，充分带动教职工的工作积极性，才能使学校向着更好的方向发展。
【关键词】办公室主任;角色;问题;对策
一、学校办公室主任在工作中面临的问题
在分析办公室主任在工作中遇到的问题时，专业人士卡恩提出了有关角色的冲突模式，因此，可以将办公室主任的角色代入这个冲突模式图中，然后对办公室主任在工作中遇到的问题进行相关分析（如图）。
图中所反映的办公室主任在日常工作中面对的问题是多种多样的，影响办公室主任工作的外在因素包括人际关系因素、组织因素等，而内在因素则是办公室主任的個人因素，只有对这些问题及影响因素进行不断的研究，并找到解决这些问题的办法，才能促使办公室工作良好运行。
（一）外在因素
1.组织机构设置不合理。一是我国各类学校中行政机构的组成在大体上是相近的，整体上是由校长室、党政办、教务处、人事处、总务处等构成。但是由于不同区域、不同学校的情况不同，所以并不是所有的学校都设置了校长室和政教处。二是部分学校对于办公室的设置没有明确的规范，并且把主要精力放在了教育教学方面，认为办公室机构并不是发挥教育教学职能的主要机构，只是起到工作辅助性的作用，没有重视办公室工作，导致办公室设置存在不清晰、不合理的问题，办公室成了各类大小杂事集中的场所，这对办公室主任的工作也造成了困扰。
2.干部选拔机制不健全。近年来，虽然我国干部队伍建设逐渐科学化、规范化以及系统化，但是我国对于教育领域的干部队伍建设并没有给予很高的关注度，也没有制定一个比较完善的选拔机制，导致干部的选拔机制不健全。即便很多办公室主任能力强、素质高，也很难成为干部选拔的对象，尤其是二级单位的办公室主任，一个岗位干到退休，因此打消了很多有干劲的优秀年轻办公室主任的激情。
3.缺乏科学的考核机制。目前我国各类学校的管理不断加强，管理体制也在不断深化，大多数公办的学校已经形成了一套相对比较完整、健全的管理体系，并且这种管理方式的成效越来越明显，但是在对学校中层干部进行考核的过程中，产生了明显的管理机制缺乏的情况。在日常的工作中，办公室的琐碎事务比较多，很难取得亮点或者突出成效。办公室工作虽然是学校各项事务正常运行的保障，但在干部考核时却往往忽略这个部门，如果只用量化的形式对办公室进行考核是有失公正的，只有不断完善办公室的考核制度，按一定比例考核提拔办公室主任，使办公室建设过程中的薄弱环节有所改善，才能减少办公室主任的压力。
（二）内在因素
在办公室主任工作过程中，除了学校的外在因素会给办公室主任的工作带来一些问题外，办公室主任的个人因素也会给他们的工作带来一定的影响。
1.自身角色定位不明确。在工作中，办公室主任只有明确个人定位，才能使办公室工作具有制度性;只有办公室主任具有一定的思想认识、道德准则，才能对整个办公室的工作产生一定的影响。
2.自身缺乏相关的知识储备。办公室工作是一项比较复杂的工作，不仅要求办公室主任有很强的工作能力，还要有很强的协调能力，这样才能将工作做好。因此，办公室主任要全面提升自己的综合素质，不仅要有较强的心理素质、工作协调能力，还要具备全面的知识素养和完善的知识结构。
3.自我调控能力不足。要想扮演好办公室主任这个角色，就要具备较强的自我调控能力，面对工作中的压力和遇到的问题时，应当及时调节自己的情绪，保证在工作中不带有负面的情绪，这样才能很好地解决工作中存在的问题。如果办公室主任没有较强的自我调控能力，在面对突发情况时，只会紧张，找不到解决问题的方法。不仅如此，办公室主任的个人情绪还会不断蔓延，影响到整个办公室的气氛和工作环境。
二、解决学校办公室主任所面临问题的对策
目前，很多学校处于改革和发展的关键时期，所以办公室主任的工作量也在不断增加，随之而来的工作难题也越来越多。应当及时对这些问题进行总结，从而找出解决问题的对策。
（一）优化组织结构
学校的组织结构都是根据学校的发展目标进行划分的，按照学校在发展中需要的岗位和人员进行有机组合形成了比较完整的组织结构类型，学校的组织机构是学校管理的载体，而办公室主任在整个组织机构中扮演着重要角色，所以要想规范办公室主任的日常工作，减少办公室主任在工作中遇到的问题，就要不断优化学校的管理系统，对学校的组织结构进行更加合理的划分，将各类工作不断专业化、细分化，由不同岗位专业管理，遇到综合型的问题由办公室统筹管理，这样不仅能减少工作中的失误，还可以提高学校的组织力凝聚力。
（二）加强制度建设
要加强学校的制度建设，保证各项制度落实具有很强的针对性和操作性，起到很好的规范和约束功能。同时还要在落实各项规章制度的过程中完善奖惩制度和各项激励措施，从而提高办公室主任的工作积极性和主动性。
（三）加强自我调适的能力
办公室主任应当有意识地提高自己的知识水平、沟通能力，只有不断提高自己的综合能力，才能在日常工作中充分发挥自己的才能，才能有效解决工作中遇到的一些问题。办公室主任应当加强自我认知，了解自己的优缺点。在工作中，要保持身心健康，不断调整自己的心态，要学会抑制自己的不良情绪，不要过于高估自己的能力，对自己的缺点要有正确的认识，并及时调整，从而使自我潜能得到更好地发挥。因此，在平时的工作中办公室主任应当从各个方面、通过多个渠道对自己进行了解，从而形成健全的自我意识。办公室主任应努力做好平凡烦琐的工作，在平凡中凸显出自己的不平凡，坚持把简单的事情做好，把平凡的事情做好。
三、结语
在学校的组织机构中，一般会划分一个比较分明的层次结构，在这个组织机构中，不仅有明确的分工，还有健全的制度和完善的规定。办公室工作属于学校的核心工作，只有办公室工作做得越来越好，学校的管理工作才能更具推动力，所以办公室主任的任务非常艰巨，办公室主任在工作时只有不断规避身边不良环境的影响，并且对自身的情绪进行很好的调节和控制，才能使办公室工作效率得到提升，只有在工作中不断完善自我，学会缓解压力，才能正确、及时解决办公室工作中出现的各种问题，使办公室工作向着更全面的方向发展。
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（作者单位：南京工业大学艺术设计学院）
