试分析如何提升公路科技档案管理水平

    张玮玮

    摘 要:为促进公路部门档案管理的有效工作,需要不断加强信息化建设,通过信息化技术来进行档案管理,在提高公路部门档案管理效果的同时,降低档案管理的人力成本,为公路建设事业发展提供更加可靠的支持。鉴于此,本文针对数字化背景下公路部门档案管理存在的问题进行分析,探究数字化背景下公路部门档案管理的有效策略,希望能为公路档案管理人员提供有效的参考依据。

    关键词:公路部门;档案管理;措施

    DOI:10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.057

    随着我国经济的发展,人民生活质量的不断提高,对城市基础建设提出了更高的要求。普通公路是我国城市基础建设的重要组成部分,施工质量不仅影响着工程的使用寿命,还直接关系到市民出行安全。目前,我国普通公路的建设里程数量与日俱增,但是在建设质量和工程建设的档案管理水平上却不容乐观,尤其是工程建设档案规范化管理没有受到足够的重视,工程档案管理能力不足。公路工程档案记录了公路从开始规划到修建完成的全部过程,完善的公路工程档案可以提供给公路部门准确的数据和信息,为之后预防性养护、修缮作充分的准备。所以提高对普通公路工程建设档案规范化管理的重视程度,才可以使档案得到充足的利用,起到加强工程建设质量、保障市民安全出行等作用。

    1 公路科技档案管理中的难题

    1.1 公路档案管理工作体系不够规范完善

    这是档案管理工作的首要问题。公路档案管理工作体系的不健全表现在两个方面:一方面是公路档案的收集工作没有落实好,另一方面反映在档案管理方面,存在空档现象,有些档案还存在乱填和闲置的情况。某些工作人员缺乏档案管理的专业知识,而且岗前培训也没有落实到位,导致档案管理操作上的不科学、不规范,甚至出现档号错乱的严重问题,对档案管理效率和质量都造成了影响。

    1.2 执法管理队伍专业素质参差不齐

    公路系统档案管理的智能化、信息化改革需要一定的复合型人才支持,现阶段,公路管理执法队伍更偏重管理能力与实践经验的培养,对现代信息技术的认识、掌握程度不高,自动化办公系统的操作水平不高,具有综合技能与档案收集与管理技能的新型人才更是寥寥无几。执法管理队伍的整体素质参差不齐,进一步增加了档案工作创新管理形式的难度,面临的改革风险较大。

    1.3 基础设施建设不够完善

    在公路部门档案管理的信息化建设过程中,对各种硬件设备的需求较高,需要根据实际需求进行设备设施的采购和布置,其中包括了计算机设备、网络设备、打印机及其他设备设施等等。只有保证基础设施的建设达到要求,才能够保证公路部门档案信息化管理的顺利开展,使公路部门档案管理的目的得以顺利实现。但就实际情况来看,部分单位对基础设施建设的重视性不足,虽然配备了一定数量的计算机及网络设备等基础设备,但是缺乏相关的配套设备及设施,既无法保证档案管理工作的效率及质量,也容易带来一些隐患,不利于公路部门档案管理的持续发展。

    2 提升公路科技档案管理水平的措施

    2.1 建立信息化电子档案管理系统

    新时期,公路工程建设需要加快建立电子档案管理系统。建立档案网络归档系统,设置自动编制功能,并与现场管理人员时刻保持数据的共享和交流,若是现场管理人员熟悉精通档案管理系统,则能登录到档案管理网络存档系统,及时归档档案信息(甲方口头指令,和原来数据的变化等等,提供有力证据),这样既可以保证数据的真实性和可靠性,同时也可以将现场数据转化为电子档案及时进行备份,提高科技档案的整理和归纳效率。此外,一些存档的档案材料經过电子处理和及时备份后可以存储在管理数据库中。所有电子文件都需要通过网络进行管理,并分级保密存档。

    2.2 进行工程建设项目档案规范化管理、数字化的立档管理工作

    建设项目工程档案的文件材料具有形式多、涉及专业广等特点,根据国家档案局、省档案局、交通部、省交通运输厅颁布的有关规定,结合建设项目的特点和各类工程档案数字化管理的要求,省交通厅公路局编制了《山东省公路工程项目文件材料立卷归档实施办法》。项目工程档案从材料的收集、整理以及归档工作更加规范化、标准化、为数字化管理提供了坚定的基础。为了实现工程档案管理工作计算化、网络化并且为了节约库房空间,将信息化管理完全溶入档案管理工作中,对工程档案进行全程扫描、录入、识别、建立数据库、形成数字档案。根据档案整理的有关规定和办法,针对档案收集、整理过程中遇到的实际难点和重点问题,重点予以指导。指导有关部门做好工程前期准备工作,期间文件材料的收集、整理工作,对收集的文件材料进行分类、预立卷等,既做到平时利用又为工程竣工验收做好充分的准备,在开工准备阶段,应建立工程项目档案工作管理网络。各参建单位指定领导分管档案工作,各部门配有专兼职档案员,明确各单位应承担的竣工档案制度任务并落实到人,把竣工档案工作落到实处;在施工阶段,施工、监理资料大量形成,应重点指导项目档案人员如何立卷、检查案卷构成是否合理、检查文件材料填写是否规范,对于容易疏忽的问题和出错的案卷材料进行重点检查,从而提高案卷的内容质量;项目交工验收后,档案专项验收准备阶段是档案整理施工最为紧张的阶段,是验收建设(业主)单位、施工单位、监理单位的竣工档案阶段,施工、监理单位的竣工档案在项目交工验收时已进行初步验收以及工程档案已入库。所以必须使整理好的案卷达到规范、统—的要求,以便更好地为日后档案的查找、利用服务;档案专项验收后,应对项目竣工验收前未完的档案跟踪管理。在这个阶段一方面要做好缺陷工程和未完成工程的档案整理、检查工作;另一方面对于档案专项验收时暂时未归档的文件材料要进行跟踪检查,并要求及时归档组卷,确保档案材料的准确性和完整性。

    2.3 必须要建立和健全档案管理规章制度

    纵观公路档案管理工作的开展,其最根本的问题在于管理体系制度的不健全。因此在新形势下,要想实现档案管理工作水平的提升,必须建立健全适于其发展的规章管理制度。只有这样,工作人员在管理工作的过程中才能够有法可依、有章可循。而在规章制度的建设中,必须要依据实际情况,在制度中必须要落实到每一道工序,并且将职责落实到每个人身上。同时,要建立健全档案工作人员的绩效制度,要给表现优秀的工作人员以奖励,通过这种方式调动。

    2.4 加强公路档案信息库建设。在数字化时代背景下,

    需要对传统的纸质档案进行转化,使其成为电子化的档案,建立完善的电子档案信息库,使档案信息保存要求较高、纸质档案占用空间较大的问题得到有效解决。通过对公路档案信息库进行有效应用,能够进一步提高公路部门档案管理的效率及质量,使工作人员以最快的速度找出所需信息,在提高档案利用效率的同时,降低档案管理的人力成本。在完成档案信息库的建设之后,需要做好数据信息的更新工作,使公路档案信息库更加完善。同时,需要做好公路档案信息库的日常维护及管理工作,防止出现系统故障问题,使公路档案信息库的安全性得到保障。此外,需要将互联网技术引入公路部门档案管理中,以此提高公路档案的利用率及共享率,扩展公路档案信息来源的渠道,使群众能够及时掌握公路的建设情况,为我国社会经济的发展提供有力支持。

    3 结语

    公路工程建设项目建设档案管理真实的反映了公路建设过程中的各项工作指标,是公路建设项目不可或缺的部分,对工程竣工后的验收及公路运行后的养护工作有巨大的影响。因此,创新的管理制度、信息化的档案管理操作,高素质的档案管理人员,会给公路工程档案规范的管理水平带来前所未有的提升。

    参考文献

    [1]沈晓玲.刍议高速公路工程档案理问题及方式研究[J].神州,2017.

    [2]何海燕.分析高速公路科技档案管理中存在问题及对策[J].办公室业务,2017.