工程图纸档案归档整理的问题、方法及建议

2022年7月9日21:38:41工程图纸档案归档整理的问题、方法及建议已关闭评论
摘要

张莉霞摘 要:工程图纸档案属科技档案,专业性较强,在归档整理中会遇到诸多问题,其处理方法也各有不同,而相关的档案整理规范中又没有十分明确的规定。本文从档案工作实际出发,结合长期从事工程图纸档案归档整理

    张莉霞

    摘 要:工程图纸档案属科技档案,专业性较强,在归档整理中会遇到诸多问题,其处理方法也各有不同,而相关的档案整理规范中又没有十分明确的规定。本文从档案工作实际出发,结合长期从事工程图纸档案归档整理工作的经验,梳理工程图纸档案归档整理中的问题,并提出解决的方法和建议。

    关键词:工程图纸;档案归档;整理方法;问题建议

    图纸是用标明尺寸的图形和文字来说明工程建筑、机械、设备等的结构、形状、尺寸及其他要求的一种件。图纸档案作为一种重要的档案门类,在立档单位档案管理工作中占有十分重要的地位,对建设工程的设计、施工、使用、管理和维护等都发挥着极其重要的作用。图纸除纸质图纸外,还有电子图纸,本文着重阐述纸质图纸的归档整理问题。

    1 工程图纸归档保存问题

    工程图纸的归档保存,在设计、施工、建设单位的日常档案管理工作中都是十分重要的内容。工程图纸归档保存问题,大致有以下几种。

    1.1 重复图纸的归档问题。多数单位在图纸设计出来后,会给档案室归档好几套重复的图纸。如果对所有重复的图纸都按档案整理的要求来整理,要用人工,还要买档案整理用品和档案装具等,会浪费大量的人力、物力和财力。建议档案室按档案整理要求整理出一套完整的存档,如果需要向城建档案馆移交的按城建档案馆的要求增加整理套数,其余的分发各业务部门使用或按资料简单整理保存备查。

    1.2 施工图的保存问题。好多建设单位认为施工图只是设计图,不是竣工图,工程完工后还会有竣工图归档,施工图不能反映建设工程的真实情况,没什么查阅利用价值,因此不想归档施工图。施工图的保管期限是30年,比竣工图保管期限是永久要短些而已,况且大多时候也需要在干净施工图上加盖竣工图章来制作竣工图,因此施工图还是需要保存好。[1]

    1.3 图纸修改的保存问题

    1.3.1 修改内容少,附有图纸更改通知单。这种情况,原图纸上没有改动,会有图纸更改通知单归档,整理时把图纸更改通知单与相关图纸放一起。一般来说,图纸更改通知单在前,图纸在后。

    1.3.2 修改内容多,另外出图或成套改动,甚至有几个版次的修改。这种情况,一般也附有设计变更通知单。整理时另外出图的把设计变更通知单、新出图放在原来对应图纸的前面;如果是成套改动,甚至有几个版次的,每个版次的修改都要保存。

    2 工程图纸档案的分类

    图纸档案的分类建议采用按单位工程分类法,尽量不要按水、电、气、暖等专业分类法。因为工程图纸档案属于基本建设类档案,基本建设类档案的二级类目一般是按单位工程的性质或直接按单位工程来设置的,将来工程完工后进行工程质量认证时也是按单位工程来认证的,这样分类,属于一个单位工程的图纸(包括其他档案资料)都集中在一起,使用起来也方便。如果按水、电、气、暖等专业来分,就把相同单位工程的图纸人为地割裂开了,不利于图纸的查阅利用。

    3 工程图纸档案整理方法及建议

    图纸整理,包括图纸的折叠、组卷、装盒、编号、编目等。根据《技术制图复制图的折叠方法》( G B /T10609.3??-2009),图纸折叠有装订、不装订两种方式。归档的图纸,多是不装订折叠方式,极个别情况是装订成册的图纸,本文主要阐述不装订折叠方式图纸的整理方法。

    3.1 图纸折叠。档案人员需要检查图纸折叠是否符合标准要求。主要检查三个要点:图纸应折叠成幅面为A4、标题栏外露的手风琴式,手风琴式折叠主要是方便大幅面图纸的展开,使图纸展开时不容易被撕裂。没按标准折叠的图纸再折叠,应尽量保持原有的折痕、最大限度地保护图纸。

    3.1.1 幅面达标或略大略小,能装入标准档案盒。图纸已按A4(或略大、略小于A4)幅面进行折叠,只是没按手风琴式来折叠或标题栏没有露出。这种情况,可在原来折痕基础上进行适当处理,使折叠变为手风琴式,并使标题栏外露。[2]

    3.1.2 幅面稍大,不能装入标准档案盒。图纸已按标题栏外露的手风琴式折叠,只是幅面稍大,装不进标准档案盒。这种情况,如果大的部分只是多出的图边,可以剪掉图边;如果多出的不只是图边,也不必再重新按A4幅面折叠,可定制稍大的档案盒来装。

    3.2 图纸组卷、装盒、编号、编目。图纸组卷、装盒,是指把图纸按一定的联系和顺序组成案卷,装入档案盒,使之有序化的过程。图纸编号包括编页号、编序号、编卷号、编档号,图纸编目包括编制卷内目录、编制案卷目录。

    3.2.1 图纸一盒一卷。此时图样目录可作为卷内目录使用,图样目录不盖档号章、不编序号和页号,每张图纸上盖档号章、编序号和页号。档案信息化条件下,由于要实现对每件档案的档案管理软件系统检索,[3]就需要录入每件档案的信息,因此有适合档案信息化需要的整理方法:一种是保持原来的整理方法,只把图纸信息录入档案管理软件系统,供档案检索使用;另一种是把图样目录和图纸都作为档案来盖档号章、编序号和页号,录入档案管理软件系统,从档案管理软件系统中再打印出自动生成的卷内目录,放入档案盒。

    3.2.2 避免“多盒一卷”。有时一套图纸比较厚,一个档案盒装不下,这时可按图样目录的分页情况来分卷、装盒。由于科技档案每卷(即每盒)内的序号都是要求从“1”开始编的,可把第1盒之后的每盒图样目录里的图纸序号改为重新都从“1”编即可。如果采取这种方式,还是出现一页图样目录上的图纸太厚,不能装入一个盒子的情况。这时可以再次分装,同时复印图样目录,在图样目录上划掉本盒多余的图纸条目,这样做图样目录会稍显杂乱,最好能重新编制卷内目录。

    3.2.3 避免“一盒多卷”。在实际工作中,有些成套图纸一张或两张即为一套,每套图纸都很薄,也没有薄档案盒,此时如果每套图纸都装一个档案盒,盒內会显得很空,也占用有限的档案柜架和库房空间。对此,可把几套互有联系的图纸组成一卷,把各套图纸按图样目录、图纸的顺序依次按套排列好。

    4 小结

    工程图纸档案归档原则是保存全建设工程的原始记录,整理时尽量减少对档案的损伤,保持档案的原貌和完整性、系统性、成套性,方便档案的查找和利用,按这个大原则去进行归档和整理,才能保管好工程图纸档案。编制科技档案案卷号时要注意必须是“一盒一卷”,即一盒档案只能有一个案卷号,任何时候都不能出现“多盒一卷”和“一盒多卷”的情况。