事业单位提升人事档案管理水平的探究

2022年7月24日22:40:15事业单位提升人事档案管理水平的探究已关闭评论
摘要

张俐中图分类号:G270 文献标识:A 文章编号:1674-1145(2020)08-019-02摘 要 近年来,随着社会主义的发展,事业单位的改革和更进,档案种类和数量也随之不断增加,加之传统的管理

    张俐

    中图分类号:G270 文献标识:A 文章编号:1674-1145(2020)08-019-02

    摘 要 近年来,随着社会主义的发展,事业单位的改革和更进,档案种类和数量也随之不断增加,加之传统的管理方法,使得档案管理效率低下,为管理工作带来一定的难度。事业单位档案管理部门,应该跟随信息化现代化技术广泛应用发展的潮流,加强自身档案管理数字化建设,保证档案管理的真实性和有效性,构建信息化档案数据库,为各部门的档案提取应用工作提供信息化基础,提升事业单位档案管理的运行效率。

    关键词 事业单位 人事档案管理

    人事管理工作指的是相关部门为了实现相应的管理目标,对部门范围内的员工开展选拔使用、提升培养、考核奖惩等一系列的管理活动。人事管理工作的目的在于通过对员工的科学合理管理,通过良好完善的制度以调整员工与组织、员工与员工之间的健康关系,充分优化人力资源配置并激励员工劳动热情,对优化部门人员管理效果、强化部门管理工作效果等均有积极作用。而人事档案管理作为事业单位在人事管理工作中的基础工作内容,其工作质量的好坏将直接决定着人事管理工作的工作质量[1]。

    一、事业单位人事档案的重要性

    现今,信息是一项不可或缺的重要社会资源,人事档案作为信息的一个分支,是最具有社会属性的信息,而人才也已是单位赢得竞争主动的战略性资源。事业单位通过高效率的人事档案运转,帮助单位和个人搭建和谐的联系桥梁,实现对人才的科学配置,更大程度地有助于单位人才队伍建设,人才储备、后备干部储备,促进人力资源管理工作顺利进行。具体来说,事业单位人事档案管理的重要性主要体现在以下两个方面。①人事档案对员工个体的重要性。通常,员工个体通过人事档案,能够帮助个人办理护照以及港澳等通行证,方便出行;能够办理社会保险,提供婚姻状况和资产证明,有效证明个人的社会身份,进而使自己能够获得更多的社会保障,在一定程度上改善个人的生活状况,使自身的社会安全得到保障。②人事档案对单位管理工作的重要性。高质量的人事档案信息资料能够帮助单位选拔更优秀、更合适的人才。为单位人才队伍的构建和发展、远景规划及预测,干部选拔、聘用,员工评优、薪资待遇调整、职称评审、晋升等,以及退休员工年龄推算,以便做好养老保险等相关系列重要工作,提供有用的证明材料或参考依据,从而推动事业的健康发展[2]。

    二、事业单位人事档案管理存在的问题

    (一)人事档案管理意识较薄弱

    虽然人事档案管理工作在事业单位中占据十分重要的地位,但该项工作与单位的经济效益和社会效益没有直接联系,使得部分单位领导缺乏对人事档案管理工作的足够重视,也没有认识到人事档案管理的必要性和紧迫性。在一些工作人员看来,人事档案管理就是对个人信息的抄写与保管,不需要具备丰富的专业知识,从而对相应工作产生了懈怠、消极等情绪。久而久之,他们对人事档案管理工作的重视程度越来越低,出现了应付工作的现象,导致档案管理工作质量逐渐降低,不能为单位的人才队伍建设提供有效服务[3]。

    (二)人事档案管理能力的问题

    基于人事档案管理工作对事业单位人事管理工作的基础性和重要性,其管理人员的个人能力与综合素质也必须伴随着事业单位的发展进步而不断进步。尤其是当前信息时代的发展背景下,多数事业单位在人事档案管理工作中已经应用信息化技术并对人事档案管理工作的方式、标准、内容进行了多个方面的改革,如果管理人员本身素质能力不达标或者不能适应当前事业单位与时代技术的发展形势,那么其个人能力势必会对人事档案管理工作的开展效果造成不利影响[4]。

    (三)人事档案管理信息化建设速度较慢

    虽然人事档案管理的信息化建设已经被部分学校提上日程,但信息化建设的速度和程度却不尽如人意。学校的人事档案管理依旧处于较低的水平,许多管理人员依然习惯于手动操作和传统的纸质档案保存方式,缺乏对现代化信息技术的科学合理应用,这是造成人事档案管理信息化效率较低的重要原因[5]。

    三、事业单位提升人事档案管理水平的建议

    (一)增强人事档案管理工作意识

    为创新事业单位人事档案管理工作,相关领导首先应从思想上认识到这项工作的重要性,并将其纳入议事日程中来,只有这样才能加强单位干部队伍建设,以便为单位内部的相关工作和岗位输送优质人才。第一,成立人事档案管理领导小组,要求相关人员定期就人事档案管理开展检查、指导与监督工作,及时发现问题并提出相应的解决措施。第二,采用分级分类指导、级别动态升降等原则来进一步促进单位内部的人事档案管理工作有序开展。第三,根据单位各基础设施设备的具体情况来为从事人事档案管理工作的员工配置计算机、打印机和扫描仪等现代化设备,使档案管理工作的安全性和可靠性得到一定的物质保障[6]。

    (二)强化事业单位人事档案管理人员能力

    事业单位应结合当前人事档案管理人员的实际工作能力对其进行培训引导,要求管理人员在完成人事档案管理工作的同时,对其保密能力、交流能力、综合能力、服务能力等进行积极培训,依照事业单位的实际发展情况对其档案管理技术进行考察培训,确保管理人员在顺利有效开展人事档案管理工作的基础上拥有更加全面综合的素质能力,以此适应人事档案管理工作的发展变化,适应现代化人事檔案管理技术的应用需求,帮助人事档案管理人员从档案管理向信息管理积极转变[7]。

    (三)提高人事档案管理的信息化水平

    当前科学技术迅速发展,事业单位内部人事档案管理工作只有具备高度的信息化水平,才能适应我国市场经济发展的要求。根据我国基层人员对人事档案管理的现状来看,使用过去那种传统的档案管理手段进行工作,已经严重不符合当前社会的发展要求,并且这种传统的管理方式由于其自身的复杂性会导致人事档案管理发生错误或者档案丢失。为此,需要对档案管理制度进行更新,其中需要做到:首先,事业单位要积极将科技化的手段融入人事档案管理工作中来,配备与更新先进的信息化设备软件系统。其次,要学习其他事业单位人事档案管理的先进经验[8]。

    (四)完善措施,确保安全

    事业单位需要加大对档案管理的资金和精力投入,配备先进的计算机管理设备,及时更新檔案管理软件。加强档案工作基础设施建设,例如档案室要做到坚固,消除安全隐患。对防火、防潮、防光、防高温等设备要定期检查。档案柜及相关用品用具要具备安全、防盗、防虫蛀等条件。空调、除湿、灭火、灭鼠等器材要齐全。建立相应的管理规范,做到责任到人,监管到位。尽可能创造条件将档案室、阅档室和管档人员的办公室分离。在档案管理过程中,做到准确、及时地传输人事档案信息,提高人事档案信息的利用效率[9]。

    (五)规范人事档案管理工作流程

    评定人事档案管理工作成效的关键要素就是人事档案材料是否完整和标准。因此,事业单位有必要对人事档案管理工作流程进行科学合理的规范,使档案的收集、鉴别和查阅、转递等工作真正落到实处。第一,认真做好人事档案的收集工作。在单位规定的期限内按照规范要求及时收集年度考核、干部任免、调研考察等档案信息,以确保个人材料的完整性。第二,认真做好人事档案的鉴别工作。档案工作人员在这个环节需要高度关注档案材料的日期与真伪,判定档案材料是否属于该员工、相关手续是否完备,如缺少有关材料应及时进行登记、收集与补充。第三,认真做好人事档案的整理工作。档案材料要按照基本原则进行编号与归档,比如为材料编“类、页、号”、抄写档案目录、装订、编写索引号等等。第四,认真做好人事档案的查借阅工作。根据查阅人所持有的单位介绍信或查阅审批表提供相应的服务,经审查符合规定后进行阅档登记,然后提取档案以供查阅。如遇借阅档案这样的特殊情况,需办理相关的借阅手续。第五,认真做好人事档案的转递工作。必须针对所需档案填写“人事档案转递通知单”,并批注档案转出时间和转往单位,同时还要填写转出档案登记表,确认无误后在回执单上签名盖章,完成档案转出。

    (六)端正日常管理服务态度

    人事档案部门是服务窗口,是为广大教职工和学校的发展提供数据支持和查阅服务的部门。服务意识是服务部门工作人员的基本意识,从事人事档案管理的人员应该要端正服务态度,提升服务意识,始终把为人民服务作为根本宗旨,始终把用户的需求放在首位。通过在窗口服务积累经验和网上问卷调查,及时发现新时期用户对人事档案管理的需求,并提出有针对性的解决方案,从而在不断发展过程中加强服务能力,提升服务质量。

    四、结语

    总而言之,制定规范的事业单位人事档案管理制度,加强人事档案管理工作的收集整理,完善相关功能,提高其利用率,引用先进的信息技术运用在人事档案管理中,同时处理好管理与保密的关系,就一定能实现提高人事档案管理工作的效率和资源利用,使人事档案管理工作更好地服务于事业单位经营管理,从而促进事业单位的可持续发展。

    参考文献:

    [1]白雪.浅析新形势下机关事业单位人事档案管理工作[J].人才资源开发,2017(8):14-15.

    [2]石毅.新形势下事业单位人事档案管理探析[J].中国高新技术企业,2008(10):277.

    [3]王晓卫.新形势下事业单位人事档案管理的有益思考[J].办公室业务,2014(23):174.

    [4]薛翔芸.探究如何有效提升事业单位人力资源档案管理水平[J].老字号品牌营销,2020,10(07):117-118.

    [5]卢荣平.行政事业单位人事档案管理规范化水平提升策略[J].办公室业务,2020,29(07):153-154.

    [6]闵天媛.立足本职优化创新——全面提升事业单位档案管理的水平[J].科技创新导报,2019,16(32):230-231.

    [7]迟永生.如何有效提升事业单位人力资源档案管理水平[J].现代营销(创富信息版),2018,16(09):103.

    [8]任园柯.事业单位人事档案管理水平的提升途径分析与研究[J].中国管理信息化,2017,20(06):169.

    [9]张卫英.探讨如何提升事业单位档案管理工作水平及创新工作[J].才智,2016,16(19):275.