电子档案研究的四大特征和两大热点
孙文
摘? 要：本文在分析电子档案研究成果数量变化及各阶段节点要事的基础上，总结了电子档案研究的四大特征与两大热点。
关键词：电子档案;研究;趋势;热点
Abstract： This article summarizes the four major characteristics and two hotspots of electronic archives research on the basis of analyzing the changes in the number of research results of electronic archives and the important points of each stage.
Keywords： Electronic archives; Research; Trends; Hotspots
1 電子档案研究成果数量规模概况
电子档案是档案界41年来重要的研究热点之一。自1980年，耿立大在《档案工作》发表《电子计算机在档案工作中应用诸问题》中提及“电子档案”起，截至2020年6月底，知网上共收录主题含“电子档案”一词的中文文献16614篇。平均每年发表405篇，最多时年发表1342篇（2016）。下图是1980年至2020年，“电子档案”研究发表文献年度分布趋势图。
从图中可以清晰地看出，整个研究分为三个阶段：1980—1996年的平缓起步期，1997—2016年的高速发展上升期，2017—2020年的快速回调期。
1980—1996年的平缓起步阶段，17年发表89篇，年平均5篇，数量规模小，多数年份没有超过十位数。
1997—2016年的高速发展上升期，20年发表12812篇，年平均641篇，多数年份（18年）发表文献数量在3位数以上，其中5个年份达到4位数。数量规模大增。
2017—2020年的快速回调期，4年发表3713篇，年平均928篇。经过20年持续高速发展，研究开始降温。但从图形上看到的下降，在年均数上并未体现出来，年均发表文献数不降反升，表明降速低于升速。
2 电子档案研究各阶段节点要事
2.1 平缓起步的诞生阶段（1980—1996年）。这一阶段的节点要事有两个，一是1980年耿立大在《档案工作》发表的《电子计算机在档案工作中应用诸问题》，开启了我国电子档案研究的先河。二是1989年，陈德言发表在《世界研究与开发报导》上的《电子档案市场》开启以“电子档案”为题的研究。这个阶段的文献中，虽然多有提及和使用“电子档案”，但并没有对“电子档案”进行定义和概念化。严格地讲，算不上真正意义上的有明确研究对象的“电子档案”研究。
2.2 高速发展的概念化阶段（1997—2016年）。这一时期的主题只有一个：电子档案的概念化。重要节点有三：一是第一个完整“电子档案”定义的出现;二是“虚拟档案”概念的提出;三是基于标准的“电子档案”定义确定。
2.2.1 第一个完整“电子档案”定义。1998年署名沈阳军区档案处、档案馆在《兰台世界》发表《关于计算机机读档案管理的思考》，将“电子档案”定义为：“指过去和现在的国家机构、社会组织及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化等活动中直接形成的对国家和社会有保存价值，并已记录在计算机穿孔带、磁盘（软盘或硬盘）、磁带、光盘等介质上，以备查考利用的计算机机读文件材料。”[1]成为档案界研究“电子档案”的第一个完整“电子档案”定义。
2.2.2 “虚拟档案”概念。在讨论“电子档案”的同时，武汉大学刘家真提出了“虚拟档案”概念。她认为：“虚拟档案并不受最初固着过该信息或现在仍固着该信息的任何载体或实物的约束，以字节与比特的形式在电脑网络上流动。”[2]并将“虚拟档案”与“电子档案”的关系描述为：“虚拟档案与电子档案范围不同，但特性相同，电子档案是指那些在计算机环境中形成与运行的并作为档案保存的电子文件。虚拟档案不仅包括电子档案，同时也包括了那些传统档案的数据化产物。因而，虚拟档案有比电子档案更为广泛的信息来源，它可以囊括各种类型的档案信息。虚拟档案与电子档案都是在电脑上运行的，因而虚拟档案具有电子档案所具有的各种特性，如电子信息的易复制性、易更改性与不安全性等。”[3]两种档案定义的主要争议焦点在于是否包括“传统档案的数据化产物”。
2.2.3 基于标准的“电子档案”定义。2002年，国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894—2002）颁布，对电子文件进行定义，并没有对电子档案进行定义。直到2016年8月29日，发布的新版国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）（简称2016版规范）将“电子档案”定义为：“具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。”首次以国家标准的形式对“电子档案”进行了定义。从而“明确了电子文件与电子档案之间的联系与区别。”[4]为“电子档案”研究与管理确定了对象。
到此，“电子档案”研究从“有什么”阶段，进入到“是什么”阶段，并开始探索“怎么做”。
2.3 快速回调的入法阶段（2017—2020年）。这一阶段的核心节点要事有两件。一是中国电子档案管理论坛召开;二是电子档案入法。
2.3.1 中国电子档案管理论坛召开。2018年，首届中国电子档案管理论坛召开。论坛以“发展与创新——新时代中国电子档案管理研究”为主题展开研究。2019年，第二届中国电子档案管理论坛召开，以“新时代中国电子档案管理的创新与发展”为主题，仍然围绕理论与实践两条轴线，等8个方面展开研究。
在上阶段解决“是什么”之后，这一阶段的研究重心，开始向“怎么做”转移。同时研究也从研究者自由发挥阶段，进入主题系统引导阶段。
2.3.2 电子档案入法。经过长时间的酝酿准备，电子档案及其管理写入了2020年6月20日颁布的新版《档案法》。在新版《档案法》增设的第五章档案的信息化建设七个条目中，有4条9处涉及到电子档案，占到档案的信息化建設全章条目的57.14%。增加了档案信息化建设的规定，明确了电子档案的法律效力及其接收、检测、保管、备份等。电子档案写入档案法，标志着电子档案及其管理进入法制时代。
3 电子档案研究的特征与热点
3.1 电子档案研究的四大特征
电子档案研究主题发展具有主题集中、聚焦管理问题、与电子文件研究高相关、与新技术新方法高相关等四大特征。
3.1.1 主题集中。电子档案、档案管理、档案管理工作、电子文件、计算机、档案管理系统、档案工作是41年来电子档案研究持续的主题，也是研究的基本与核心主题，研究主题集中。
3.1.2 聚焦管理问题。研究主题中的纯技术内容下降，非技术要素不断增强。反映出电子档案研究，归根结底是一个与技术高度相关的管理问题，而“非纯技术”[5]问题。
3.1.3 与电子文件研究高相关。电子档案研究基本与核心主题的形成，经过了一个不断凝练的过程。其中与电子文件研究高度相关。这体现出电子档案与电子文件存在密切的相关关系，但这并不是说电子文件就等于电子档案，电子文件研究及其成果也不一定可以完全移植到电子档案及其管理上。有必要关注“档案记事，文件办事”[6]这两者的本质性差异。
3.1.4 与新技术新方法高相关。不同阶段有不同阶段独有的主题，主题内容与新技术、新方法的出现与应用高度相关。同时反映出电子档案是信息技术的产物，受信息技术发展与应用影响。电子档案研究是档案信息化的伴生性产物。因此，档案信息化的进程与走向，必然影响电子档案研究的进程与走向。
3.2 电子档案研究的两热点
3.2.1 电子档案法制化管理。随着电子档案写入新版《档案法》，电子档案相关法规修订完善研究及电子档案依法管理研究，势必成为今后一个时期电子档案研究的热点。从2020年6月20日，新版《档案法》颁布至今，微信、头条、微博、网站、报纸……各种档案媒体掀起的《档案法》“热”可见一斑。随着2021年1月1日新版《档案法》实施，后续《档案法实施办法》及各部委各省档案法规的修改工作启动，在可预见的未来，电子档案法制化必定成为研究热点中的热点。
3.2.2 单套/非单套制。受电子文件单套制研究日趋兴盛的影响，电子档案研究中形成了，以商业档案信息技术公司为主的“单套制”派和以市县综合档案馆为主的“非单套制”两派不同阵营。
两派基于不同出发点论战将会成为电子档案研究的另一个大热点。需要指出的是，电子档案只是档案载体变迁中的一种，既不会是唯一的一种，也不会是最后一种。电子档案研究会持续相当长的时期，并且会与其他介质档案研究共生共存。抛开商业利益，客观地看待档案载体转换时期的档案备份，审慎地选择同质或异质、异地或同地不同备份策略，防止因无备份造成档案灭失，应是电子档案研究必须坚持的原则与底线。、
参考文献：
[1]关于计算机机读档案管理的思考[J].兰台世界，1998（08）： 11-12.
[2][3]刘家真.虚拟档案[J].档案学研究，1999（02）： 45-47.
[4]肖秋会，詹欣然.电子文件归档与电子档案管理规范（GB/T 18894-2016）解读[J].北京档案，2018（05）： 26-29.
[5]吴雁平.论档案、文件、图书、情报的共性与区别[J].中国档案研究，2018（01）： 12-29.
[6]吴雁平.办公自动化条件下电子文件管理的非技术措施[J].办公自动化，2000（03）： 17-19.
（作者单位：河南省清丰县行政服务中心? ? 来稿日期：2020-07-20）
