加强档案管理安全保密以及信息化档案管理的思考
袁玮泽
摘 要：随着社会经济的发展，科学技术也在不断的进步，档案管理工作可以说是现在这个信息化社会中其他工作的基础，在整个社会发展中占据非常重要的地位，其中档案管理的安全保密工作是最为重要的，而顺应时代发展的信息化档案管理也说受到了社会中很多人的关注。所以，根据现在档案管理工作的开展状况，本文就如何加强档案安全保密管理，和信息化档案管理的有效措施进行了分析，希望可以为以后的档案管理工作提供一定的帮助，从而推动档案管理工作的进行。
关键词：档案管理;安全保密;信息化管理
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.099
开展档案管理工作的目的就是为了能够为社会提供更好的服务，其中，档案管理结构的设置是最好的证明。随着现代社会信息化的发展，过去我们常使用的档案管理模式已经无法满足社会的需求，在其中加入信息化技术是现代社会中档案管理工作必须要做的事情。目前为止，我国的档案信息化管理中还存在一些问题，以至于阻碍了档案管理信息化的进行。所以，国家以及相关部门必须要在档案管理安全保密工作以及信息化档案管理方面采取一定的措施，以推动档案管理工作的进行。
1 如何加强档案安全保密管理
在很多人眼里，档案管理的保密工作的开展只是一个特定的国家或地区面临的问题，不是普遍的。但实际上并不是这样的，在目前看来这是整个国际社会都要面对的关于档案管理的安全与机密管理的公共问题。因此，在档案的保密管理过程中，应发行一项统一的标准，以适应社会的需要。
1.1 遵循特定属性，严密精细管理
一般来说，根据档案机密性的要求，档案管理有两种形式。一种是绝对不向外部世界开放，另一种是获得指定的年度后向外部世界开放[1]。在进行档案管理时，有关部门会遵守档案管理的属性，使档案管理更加安全、完善。因此在特定的运营过程中，档案管理应该遵守中央集中式管理原则，按照特定的标准执行多个档案的层级管理。
1.2 对工作人员进行专业培训
在档案文件管理的过程中，许多数据文件都是有关联的，并且这些链接管理是文件管理的核心链接，由于各种因素的存在导致引起问题的情况比较多，所以相对来说是文件的机密性和安全性脆弱的链接。如果处理不当，就会导致资料丢失或流出，最终造成无法挽回的损失。因此，在加强档案安全与保密管理的过程中，要加强员工的专业培训，以使员工在工作中在认识和措施上能够专心致志地完成档案安全管理与保密工作。
1.3 完善制度，引进技术
档案安全保密管理工作除了要遵循特定属性，严密精细管理以及对工作人员进行培训，还要有一套完整的管理制度，并引进先进技术。所以，为了能够有一套完整的管理制度，档案管理部门必须要严格遵守安全保密制度，并将实际工作中所存在的一些问题记录在管理制度中，以寻求相应的解决办法，同时还要将档案信息进行相应的收集整理和存储，以保证档案资料的安全[2]。除此之外，档案管理部门还要积极引进先进技术，以保证档案安全保密管理工作的有效进行，可以在提高档案管理工作效率的同时，顺应时代的需求。
2 信息化档案管理的有效措施
随着社会的快速发展，我们已经进入信息化的时代，如今各行各业都离不开信息技术的应用，它出现在各类工作环节中，尤其在档案数据管理中，信息技术的处理数据功能能够大放异彩。而档案管理的重要性也随着数据的逐渐庞大变得愈发重要，因此信息化管理在档案管理中的应用直接影响到档案管理的信息化目标能否实现。以下有几点加强信息化档案管理的建议：
2.1 改进管理手段
对档案的管理有不同角度的加强方案，既要考虑对高机密资料的整理和存储，又要保证档案资料在查阅调用时的安全保障。
1）加强机密档案资料的安全管理。机密档案在进行保存时，需要更高的安全系数，同时要求管理人员以更严格的管理手段进行对机密档案的归档储存。在进行对机密档案的管理过程中，重点工作就是对数据的安全保障问题。在开展对机密档案的管理工作时，机密档案的数量和种类极为庞大，往往是引起管理员头疼的原因。关于对机密档案的管理，可以从管理制度的建立、重点针对性管理和定期核查三个方面进行管理质量的提升。首先，一个完整的管理体系能够使机密档案的管理工作事半功倍，不仅方便管理员对档案的管理，也方便对管理人员的操作进行管理，很大程度降低因操作失误导致的档案安全受到影响的可能。其次，对机密档案实行分批处理，将同种类的档案单独处理，同种档案可以安排同一个人或者同一组人进行管理，管理责任能够追溯到个人，可以有效提高管理质量[3]。最后，应该安排周期对机密档案进行一次安全隐患的排查，保证机密档案的信息安全。2）加强档案传递期间的安全管理。档案在日常有着不可避免的传递和共享，在个人与个人之间或者组织与组织之间的档案交互可以说是频繁，尤其是体制进行改变时，档案的不固定性就大大增加，而在此过程中，相关部门对其进行保护工作就要达到合格的水平。进行档案转接过程中，需要各个相关部门相互配合，充分发挥各环节的作用，使档案资料的传递过程中的数据安全得到保障。各环节的部门管理人员都应该具备高水平的工作素质，确保不会因人员故意泄露信息造成机密文件的损失。根据以往的工作经验总结可能出现问题的环节，并对其进行加强巩固，保证错不再犯，更好地迎接档案管理的信息化。
2.2 创新技术手段
档案的管理系统在运作时可能会出现系统漏洞或者网络等问题导致档案管理工作造成停滞，甚至会受到网站上的恶意攻击，在档案传递过程中安全保障和系统耐久最为薄弱，很容易受到致命的攻击，导致信息泄露和档案丢失。因此要采用优秀的技术和管理制度，保证档案管理的安全能够得到保障。
1）不断更新加密技术。加强信息管理系统的最直接的方法就是就保护对象进行高端加密，这种方法虽然操作难度不是很高，但是可以有效的、快速地提高信息的安全系数。在短时间内大幅增强档案的信息安全等级，它是信息安全工作的关键点，将信息加密技术应用到信息化管理中可以大大提高信息化管理档案的可靠性。加密后的信息是不被公开的，具有查看权限，将原有的信息转化成不被理解的乱码，防止被破译后造成的信息泄露。在应用加密技术后，还应对加密技术进行定期的更新，以免被找到新的漏洞，加密的水平也可以根据档案不同的重要性进行保存，满足不同的需求。2）不断加强防写技术。防写技术也是信息保护的一种手段，对信息进行保护，增加編辑的权限，对没有权限的用户只提供“只读”的权限，无法对档案进行写操作。外用户对档案信息进行修改后是不能保存到终端的，不能实现信息的修改和删除操作。防写技术有只读光盘和一次写入光盘两种，只读光盘可以读出信息但是不能对信息进行编辑，而一次写入光盘可以读出信息和一次续写信息，但不可删除信息。在很大程度上保证了信息的完整性，对档案信息进行有力的保障。
3 结束语
综上所述，在信息时代，档案安全保密工作非常重要，实现信息化档案管理是未来的发展趋势。所以，档案管理部门一定要将管理工作做到全面，积极与其他组织沟通配合，学会应用先进技术，以帮助档案管理工作的顺利进行。
参考文献
[1]刘瑞馨.浅析加强档案管理的安全保密及信息化档案管理[J].黑龙江史志，2015，24（11）：175.
[2]杨丽峰.浅析加强档案管理的安全保密及信息化档案管理[J].民营科技，2014，56（12）：1156-56.
[3]张玉瑛，英宝云.加强档案管理的安全保密及信息化档案管理[J].办公室业务，2O15，46（23）：146-151.
