建设项目原生电子文件安全归档的思考
朱兰兰 丁晓雪
摘? 要：建设项目原生电子文件安全归档对于形成高质量的项目档案至关重要，需要从归档文件、归档主体、归档流程三方面分析和解决归档文件质量、责任和技术问题。可以通过工序质量节点确保归档文件质量，制度规范保障归檔主体责任履行，采取关键节点归档进程控制、设计自动归档系统、应用安全防范技术等措施，实现建设项目原生电子文件安全归档。
关键词：建设项目;原生电子文件;归档;安全防范
Abstract： The safe archiving of original electronic files of construction projects is essential for the formation of high-quality project files. It is necessary to analyze and solve the quality，responsibility and technical problems of files from three aspects： archiving documents、archiving subjects and archiving processes. Some measures can be taken to achieve the safe archiving of the original electronic files of construction projects such as using the process quality nodes to ensure the quality of the archiving documents，using regulations to guarantee the archiving subjects to fulfill their responsibility，taking control of key nodes' archiving process，designing an automatic archiving system and applying safety guard technologies.
Keywords： Construction projects; Original electronic files; Archiving; Security precautions
原生电子文件归档是档案信息化建设的重要环节，对提高项目档案质量和利用效率意义重大。建设项目原生电子文件目前的相关研究，还主要侧重建设工程电子文件档案化模式[1]以及归档进度控制[2]等理论问题的探讨，而对建设项目原生电子文件归档问题的系统思考和研究较少。
本文拟结合公路建设项目原生电子文件归档实践，以科技文件归档理论与方法为基础，深入探讨建设项目原生电子文件的安全归档问题，以期对项目电子文件管理工作提供借鉴。
1 建设项目原生电子文件归档的理论探讨
1.1 对建设项目原生电子文件的理解。《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》第三条指出，“本办法所称建设项目电子文件是指建设项目在建设过程中通过计算机等电子设备产生的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录” [3]。
1.1.1 原始性与关联性。这里所讲的原始性，主要突出的是建设项目电子文件的形成对原系统的依赖性，不涉及通过数字化手段形成的电子文件。
同时，建设项目规划、设计、施工、验收等环节形成的各类原生电子文件，在系统中基于业务规则彼此关联。
如基于分项工程的项目电子文件联，或者基于“单位工程—分部工程—分项工程”的项目电子文件集合，以及系统自动生成的相对应的描述电子文件的内容、结构、背景及其管理过程的元数据，共同形成了一个系统的建设项目原生电子文件有机整体，构成了建设项目电子档案的核心内容。
1.1.2 专业性与复杂性。建设项目往往涉及面广，需要设计、城建、消防、监理等多个部门共同协作才能完成，且项目内容涉及地质、水文、采暖等多个专业领域，需要多个学科领域的交叉融合应用，因而形成的原始文件专业性也很强。
建设项目进行过程中，还可能会根据主客观情况或突发状况而做出调整、修改，因此所形成的电子文件也需要随之做相应调整更新，使得相关文件的复杂性凸显。
1.1.3 阶段性与长期性。建设项目原生电子文件的阶段性与长期性，是由项目建设的程序和特点决定的。一般而言，建设项目需要经过立项审批、设计规划、工程施工、竣工验收、使用维护等过程，具有明显的阶段性特征。
而且建设项目自提出项目建议书到竣工验收，时间跨度不等，短则数月，长则数十年。如港珠澳大桥，1983年最初提出港珠澳大桥计划的构想，2009年国务院常务会议正式批准该工程可行性研究报告，2009年举行开工仪式，2018年正式通车，长达35年之久。
因此，对应形成的相关项目电子文件长期性的特点已经不言而喻，而长期性当中还体现着明显的阶段性。
1.2 建设项目原生电子文件安全归档理论依据和内容
1.2.1 建设项目原生电子文件安全归档的理论依据。建设项目原生电子文件从概念上讲属于科技文件[4]的范畴。
就建设项目而言，归档不仅包括各参建单位将形成的工程文件按归档要求向建设单位移交，还包括建设单位将项目文件向城建档案馆移交归档。
这其中，不仅涉及到项目参建各方的归档责任划分，还包括归档文件质量要求、归档时间、文件审查、归档手续履行等问题。
1.2.2 建设项目原生电子文件安全归档的三个要素。笔者认为，建设项目原生电子文件安全归档至少应包含归档文件、归档主体、归档流程等三个要素。
归档主体是指建设项目各参建单位，各参建单位既是业务形成归档文件主体，同时也是文件利用主体。各参建单位需要严格按照归档流程来履行归档责任，及时处理和反馈流程中的各类问题。
此外，归档文件基于项目建设业务被纳入归档流程，并于系统流程中自动生成对应的元数据，作为归档文件的重要组成部分。三者相互关联、相互影响，构成建设项目原生电子文件安全归档工作系统模型，如图1所示。
做好建设项目原生电子文件安全归档需要重点关注三个问题，即归档电子文件的质量问题、归档主体的责任问题、归档流程的技术问题。
理论上讲，只有解决好归档文件、归档主体、归档流程中的质量、责任和技术等问题，才能实现建设项目原生电子文件的安全归档。
2 建设项目原生电子文件安全归档的意义
建设项目原生电子文件的安全归档，对有效积累和传承项目建设经验、保护和利用档案资产具有十分重要的意义。
2.1 顺应单轨制发展趋势。数字技术的发展，推动了档案管理逐渐从双轨制向单轨制发展。《建设工程文件归档规范》指出，“电子档案签署了具有法律效力的电子印章或电子签名的，可不移交相应纸质档案”。[5]
2.2 提高管理效率。建设项目原生电子文件管理不仅实现了施工过程的实时化、可视化，保障了管理的规范化、标准化，而且过程管理的信息具有实时运用功能，促进信息共享和便捷利用。
2.3 确保真实可靠。原生电子文件归档通过技术手段有效规避文件可能被人为泄密和篡改等问题，使文件更加安全保密。前端控制机制使系统为各部门、各单位全程共用，确保文件的真实可靠。
3 建设项目原生电子文件安全归档的困境
由于电子文件形式和特性均比较复杂多样，而且目前各地域、各行业开展建设项目电子文件归档工作要求不一，因此在归档文件质量、归档主体责任、归档技术规范等方面还存在着一些问题。
3.1 归档电子文件质量不一。归档电子文件质量主要取决于建设项目电子文件的形成质量。目前建设项目归档的电子文件质量不一，原生电子文件与数字化副本共存现象还较为普遍，不少建设项目归档的电子文件多是纸质文件的数字化副本，原生电子文件反而往往未纳入归档范围。
3.2 归档主体责任履行能力需提升。由于技术水平的局限，当前在建设项目原生电子文件的歸档工作中，往往实行“双套归档制”。
由于相关规定在实际工作中尚未被有效贯彻实施，加上部分施工单位不注重电子文件的归档工作，造成工程建设进程与档案工作相脱节，致使当前建设项目原生电子文件的归档工作整体参差不齐。
3.3 缺乏相对系统的统一归档标准。建设项目原生电子文件直接形成于网络环境，不同行业在不同阶段的文件格式存在很大差异，这对电子文件归档工作造成一定困难。
建设项目原生电子文件中有些BIM数据是三维模型，但目前不少档案管理系统缺乏接收BIM数据归档的功能，导致文件信息无法完整归档。
建设项目电子文件归档，应包括项目立项、审批、招投标、施工、监理、竣工全过程的电子文件，现有的归档标准不太适用和指导全过程原生电子文件归档，主要表现为分类标准和元数据标准的适用性问题。
3.4 原生电子文件存储存在安全风险。由于建设工程自身特性的影响，建设工程档案对原件的要求非常高，一旦遭遇黑客或病毒攻击，电子文件的可信性就大打折扣，而且建设项目往往涉及金额巨大。
尤其是一些隐蔽工程项目，若是发生信息遭泄露、盗用、窃取等情况，将给建设项目造成巨大损失。
4 建设项目原生电子文件安全归档策略
实现建设项目原生电子文件的安全归档，需要做到系统安全、网络安全、信息内容与元数据安全、存储安全。本文主要从归档文件、归档主体、归档技术等层面探讨建设项目原生电子文件的安全归档策略。
4.1 工序质量节点保障。归档文件质量的保障主要取决于建设项目原生电子文件的形成质量，而基于工序质量节点形成的原生电子文件能够保障其真实性、完整性和有效性。
以河南省公路局公路建设项目实施为例，他们成功应用公路建设项目业务与流程一体化管理系统，并在省内若干公路建设项目中试点应用，实现了公路建设项目信息化管理。
系统平台设计时，就基于建设项目工序质量节点标准，在各个节点嵌入符合公路建设项目电子文件归档范围的标准化电子表单，于公路建设项目施工、监理过程中，通过对项目各工序质量节点处进行实时实地采集数据、照片，同步形成电子表单，并实时归档，形成了真实完整的建设项目原生电子文件档案。[6]
这样，基于工序质量节点的建设项目原生电子文件形成与归档，从根本上解决了项目文件的真实性、完整性和有效性等问题，保障了归档文件质量。
4.2 制度规范运行保障。要做好建设项目原生电子文件安全归档，各参建单位依托系统平台履行好文件归档责任至关重要。
项目参建单位应在法规遵从前提下，制定好电子文件分类标准和元数据标准，一线的项目实施责任人更要履行好归档主体的职责，做好建设项目原生电子文件的归档。
为此，需要做好以培训提升法规遵从意识、加强标准研制、抓好责任落实等三个方面的工作。
4.3 关键节点进程控制。要对建设项目原生电子文件的归档进程进行合理控制，确保应归档文件可以按时保质进馆，须从两方面着手。
一方面，按照“前端控制”和“全程管理”的思想，在建设项目业务与文件管理系统设计时设置预归档节点，加强预归档节点控制，并对原生电子文件进行价值鉴定，分类纳入预归档文件管理，提高档案管理精细度。
另一方面，向城建档案馆移交原生电子文件时要加强四性检测节点控制，通过对原生电子文件真实性、完整性、可用性和安全性的检测，确保接收进馆的电子文件符合归档质量要求。
4.4 建设项目原生电子文件自动归档系统设计。建设单位应在城建档案馆的指导下建立与业务系统相衔接的建设项目原生电子文件管理系统，将元数据采集标准、权限控制表等标准和业务制度纳入系统中，同时运用建筑信息化技术（BIM）和地理信息系统（GIS），建立建筑工程信息库，便于对地理数据进行数字化处理。[7]
施工单位、设计、监理等部门分工负责，做好施工数据形成和标准格式转换工作。电子文件管理平台做好信息安全防范技术保障，通过为原生电子文件加入数字签名，并在传输过程中使用文件固化、加密等技术确保文件信息不被非法盗取。
做好分类设计，使办理完毕的电子文件按类别自动形成有序的文件夹，并将电子文件对应的元数据一同进行封装，形成应归档文件信息包，同时应用时间戳等安全防范技术保障其在传输过程中的真实性。[8]
在归档处理阶段，首先要校验采集到的归档信息包，确认未被篡改就可以解析信息包，并对电子文件进行四性检测，检测合格的加盖电子归档章进入城建档案馆，完成在線归档工作。若检测不合格，则重新返回文件的整理阶段，并再次进行归档处理。
4.5 归档移交前安全防范技术应用。要从电子文件管理系统以及文件内容与对应元数据两个方面加强安全防范，通过技术层面的安全避险，确保电子文件的真实完整安全可用，实现电子文件的安全归档。
首先，加强建设项目电子文件系统平台的安全防范技术的应用。城建档案部门还要按规定对接收的建设项目原生电子文件做好备份，确保档案安全、可用。
其次，加强建设项目原生电子文件内容信息安全防范技术应用。保障建设项目原生电子文件在归档流程中的真实、完整、可用等特性，实现安全归档。[9]
5 结语
建设项目原生电子文件归档既是“旧基建”的产物，更是顺应了“新基建”的时代发展浪潮。随着建设行业信息化推动力度的不断加大，建设项目原生电子文件归档工作逐渐受到重视。确保建设项目原生电子文件的安全归档，更需要项目管理和信息技术的深度融合，而推进行业标准规范和一体化系统平台建设，是确保建设项目原生电子文件的安全归档的重要途径。
*本文系河南省交通运输厅科技项目“公路建设项目电子档案分类办法与元数据方案研究”和国家档案局科技项目“基于工序质量节点的公路建设项目原生电子文件形成与归档研究”（2019-X-03）阶段性成果。
参考文献：
[1]黄晓旭.建设工程电子文件档案化模式探讨[J].黑龙江档案，2019（02）： 47.
[2]李越仲.城建电子归档关键节点信息导入探讨[J].城建档案，2017（02）： 76-77.
[3]国家档案局，国家发展和改革委员会.《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》[EB/OL].[2020-05-19]. http：//www.saac.gov.cn/daj/gfxwj/201910/157c09e6c8b64df9a139de210ffee24a.shtml.
[4]王传宇，张斌.科技档案管理学（第三版）[M].北京：中国人民大学出版社，2009.
[5]GB/T50328-2019，《建设工程文件归档规范》[S].北京：中华人民共和国住房和城乡建设部，中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局，2019.
[6]周口日报·新周口客户端记者 杜洪亮 通讯员 艾明玉.信息化和电子档案管理成为周口市公路建设亮点[OB/OL].[2019-12-31]. http：//www.zhld.com/amucsite//pad/index.html？from=singlemessage#/detail/863309.
[7]贺颂华.BIM+GIS城建档案管理平台建设的设想与探索[J].档案与建设，2019（09）： 46-48+64.
[8]赵屹.电子文件防篡改技术发展对档案管理的影响及启示[J].档案学研究，2019（06）： 77-85.
[9]聂云霞，肖坤，何金梅.基于区块链技术的可信电子文件长期保存策略探析[J].山西档案，2019（04）： 76-82.
（作者单位：郑州航空工业管理学院? ? 来稿日期：2020-08-20）
