办公自动化在医院档案管理中的应用分析

    赵民

    摘 要：随着互联网的广泛应用，医疗卫生系统也要与时俱进，将大数据技术融入医院的管理中，通过网络实现医院内全体员工的互联。医院使用的大数据技术以办公自动系统为主，该系统的应用明显提升员工的工作效率，促使医院的各项管理工作更加规范化。本文以泰安市口腔医院为例，分析口腔医院档案管理工作中的不足，针对存在的问题给出办公自动化为档案管理工作的优化策略。

    关键词：办公自动化;医院;档案管理;应用策略

    DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.042

    办公自动化并非将大数据技术引入办公作业中那么简单，而是在现代化的办公作业中将计算机大数据技术深层次的贯彻其中，同时借助各种现代化办公设备，将工作中所需资源信息进行收集加工梳理，使得信息的使用更为便捷。

    1 在医院档案管理中办公自动化的实战应用——以泰安市口腔医院为例

    在口腔专科医院的档案管理中办公自动化系统有效地将各个环节实施有序衔接，极大的满足办公需求。医院的档案管理主要是患者个人健康文书资料，临床治疗中发现对后续疾病研究有参考价值的资料，采取分门别类的管理形式，把这些资料进行分类储存。办公自动化系统（OA）将具有使用借鉴价值的数据在档案中加以记录，通过简单的操作以数字化的方式对档案中的内容实施整合，借助网络传输，实现口腔医院信息的互联，同时，形成规范有序的管理平台。办公自动化系统与扫描设备相连接，自动扫描功能会对数据进行扫描识别，以规范统一的格式把数字化的档案文件输入进计算机中，铺垫好后续的档案管理工作[1]。办公自动化系统能够确保数据库的更新速度，促使管理的实效性大大提高。

    借助自动办公软件使数据以信息化的形式，为口腔医院的工作人员提供检索的便利，在互联网技术的支撑下，随时检索、浏览下载。为了促进业务的有序开展，依据实际状况对海量数据和复杂的文件档案集中分类，并可以进一步实施查看搜索开发的应用。对于专业化的口腔医院来说，日常的服务项目比较多，加强管理流程建设，对人为干扰因素可以大幅下降，同时，统一的档案格式也更便于参考。对患者个人档案的管理，借助EXCEL与文件夹的结合来实现患者病例的个人档案管理。

    2 口腔医院档案管理工作的不足

    2.1 重视程度不足

    受经济发展趋势的影响，口腔医院档案管理工作不可避免地对短期的经济效益更加侧重，究其原因在于管理者理念过于传统，对档案管理的重视程度欠缺所致。

    2.2 口腔医院馆藏资源欠缺

    由于历史因素，加之口腔医院档案管理制度的不完善，一些档案信息还未纳入自动办公系统管理范围。像基建、设备、文书、科研等这些档案信息，均由不同的业务部门管理，医疗文书、病理切片以及X光胶片等又由各医疗科室进行管理，在口腔医院缺乏相对的档案馆藏资源。

    2.3 档案资源的开发力度欠缺

    由于理念的传统性，在编制档案时侧重于口腔医院的结构沿革、状况介绍、大事记，使档案的编制局限性太强，并未将档案的信息资源充分开发出来，现代化的档案管理其应用欠缺，有部分口腔医院现代化的档案管理并没有实现，依然沿用传统的档案管理模式，使得档案管理较为落后。

    2.4 档案管理人员综合素质有待提高

    在档案管理工作中普遍存在时间跨度比较大的问题，例如泰安市口腔医院建于1978年，40多年的档案管理时间跨度之大，造成该医院在不同阶段的管理模式不尽相同，这必然会形成档案管理的方式存在差异性。医疗开改后，伴随着互联网技术的广泛应用，档案管理工作也在向信息化建设发展，尽管口腔医院管理者非常重视医疗工作者的全面素养的培养，然而，档案管理人员的综合素质良莠不齐的现象仍然存在并有待改善。

    3 优化档案管理工作的策略

    3.1 更新观念，提高认识

    对于口腔医院来说，患者个人信息至关重要，通过不同的信息资源为医师积累临床经验，而信息档案是尤为关键的信息来源，信息档案不仅是医院管理者解决医患问题的关键依据，也是管理者进行工作安排、决策的重要参考条件。因此，口腔医院的管理层应更新观念，才能为相关部门、患者主动提供信息服务，将创新意识实践于工作中，以确保工作的有效落实。其次，在现有的管理系统中引入0A办公系统，在现有的档案数据基础上，从新进行信息检索工具的编制，促进快速检索信息，使得查找档案信息资料更加准确，也使档案管理的价值和作用得以充分发挥。

    3.2 改善口腔医院档案管理结构

    合理的开发档案信息资源对口腔医院尤为重要，而将医院馆藏资源合理进行利用，对口腔医院的可持续性发展其意义非凡。由于馆藏资源的合理与否对资源信息的开发与利用有直接的关系，故丰富馆藏资源则成为口腔醫院档案管理人员的首要工作，通过拓展信息资源的收集途径，不断地寻找和扩大收集范围，促使馆藏资源逐步丰富。但在广泛收集信息资源的过程也要重视质量，注重馆藏资源的数量。其次，档案管理部门应对其他的业务部门、医疗各科室的职能与权责范围必须详细了解、具体掌握，对档案管理的结构体系不断的加以完善，促进馆藏资源结构更趋合理，以此推动口腔医院档案管理向高质量水平迈进。

    3.3 合理开发利用档案信息资源，提高档案资源的价值

    合理开发档案信息资源，有效解决信息资源难以广泛应用的问题。使档案信息资源深层次的开发与利用得以实现[2]。管理人员在展开信息资源深层次分析研究时，将能够反映医院关键职能、最新医疗成果的信息资料汇总后，进行专题档案的编制，并设置在口腔医院的公共平台上为使用者提供参考资料，同时也进行了宣传、报道。将现有的档案汇编成《院志》，也可以以科室为单位介绍本科室的临床经验，将发现的有参考价值的信息进行共享，借助此方式完成口腔医院的宣传工作，通过这种方式，完成医护人员的临床实践经验总结。

    3.4 加大业务培训力度，提升管理人员的综合素质

    档案管理人员的综合素质决定了其管理的水平。因此，口腔医院的管理者需要重视档案管理人员的业务培训工作，培训内容不仅仅只局限于业务规范，还要熟练掌握专业知识：档案管理技巧、行政管理、工作程序等。同时，管理人员要积极参与培训活动，通过业务学习，完善自身的知识结构体系，促进创新思维、创造能力的不断提高。

    4 结语

    在口腔医院OA办公系统的有效利用，构建科学化的管理系统，以电子信息的形式代替纸质档案，实现在短时间内完成档案信息的存储，随时可以调用，提升办公效率。其次，本文以泰安市口腔医院为例，将OA办公系统应用于医院档案管理的实践中进行阐释。同时，指出在口腔医院档案管理工作中存在的一些问题，就这些问题，根据实际状况从多个方面给出相关的优化策略。

    参考文献

    [1]王维娜.医院档案管理融入办公自动化的研究与探讨[J].办公室业务，2020（14）：184-185.

    [2]王然.新局势下医院档案的分类和管理工作研究[J].兰台内外，2020（28）：43-45.