浅谈医院加强档案管理的重要性

2022.10.01

摘要：隨着社会的不断进步和人民群众生活水平的不断提高，基本医疗保障体系的不断完善，医疗作为人民群众生命安全的保障，在提升全民健康和生活品质方面起着重要的作用，医院档案工作的强化管理，将对医院提升服务能力、提高医技水平起到至关重要的作用，本文就浅析加强医院档案管理对医院生产管理的重要性。

关键词：医院;档案管理;标准化;数字化

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.066

1 医院档案管理存在的问题

档案管理是医院加强内部管理、提升工作效率、提高服务质量的重要环节，目前各级医院的档案管理还存在一定的问题，不同程度的会对日常管理和业务带来一些影响。

1.1 档案管理未实现标准化

2020年6月，新修订的《中华人民共和国档案法》正式颁布，并于2021年1月1日起生效，对档案管理和使用等明确了新的要求，代表着我国档案管理顺应技术和时代发展需求，迈向了规范化、标准化的进程。然而，医院对于档案管理的规范化、标准化虽然在软硬件方面增加了一些投入，但尚未达到完全标准化和规范化，档案管理方面的建设还应对照标准化管理要求，继续加强。

1.2 档案管理未与新技术结合

科技的发展为档案采集、保管、存储、调阅等工作提供了便利条件，档案的信息化和数字化建设成为当今主要的档案管理要求，档案的数字化和信息化建设可以从档案采集、保管带来极大便利，避免传统纸质档案对保管环境要求高、管理人员工作繁重等现象。新技术的不断发展，档案管理的信息化和数字化，将不同种类的诸如图片、纸张、声像等档案载体统一成数字化的格式进行存储，不仅能节省存储空间，利于保管，更可以根据需要逐项分类汇总，方便调阅和查询。

1.3 档案管理的重视程度不足

档案管理已经成为医院日常经营管理的重要部分，多年来，地方医院受资金和人才限制，更注重提高医技、提升服务，改善医疗环境和条件，为患者提供更便捷优质的服务上下功夫，对档案室的建设、档案管理的规范化和科学化方面重视程度略显不足，不能适应新时期档案管理工作的需求。

2 加强医院档案管理的必要性

2.1 完善的档案管理可以为经营生产提供帮助

档案管理并不是简单的把一些需要记录的内容分类汇总保存，优质的档案管理可以为医院的经营生产提供帮助。尤其医院这种属于积累型技能的行业，档案的开发和利用显得尤为重要。医院的设备、病案这些技术性档案在对医院的生产经营活动中可提供的帮助极大，可有效降低设备使用成本，在遇到疑难病例时，为患者提供优质服务的同时，可借鉴相关病例的病案资料，极大的降低医疗风险和医疗成本。

2.2 高效的档案管理可以降低管理成本

档案的标准化和数字化改造提升，可极大降低档案的管理成本。传统媒介时代，档案的载体不一致，存放要求不一致，档案室最基本的防火、防盗、防水、防鼠要求和大量不同载体档案的存放需要巨大的空间，对档案管理带来诸多不便。数字化和信息化的档案管理，可以利用高拍仪、扫描仪、图文处理系统和必要的管理软件来实现档案的数字化管理，有利于提高存储质量、加强备份管理、实现加密分级管理和远程调阅。

2.3 档案的可溯源性可以为管理决策提供依据

档案是一定工作范畴内的历史沿革的记载，是真实记录特定时间内发生的特定事件的有效载体，有效的档案管理会记录工作的点点滴滴，包括管理、技能、业绩、物资等等。档案的有效记载，可以为管理者在决策中还原特定时间段内发生的任何事情，相比工作计划和总结，更能反映出战略部署和战术安排，并有效查看到结果，为管理者在进行内部改革、项目引进、人员考核、管理调度等多方面、多方位的提供决策依据，更加有效的贯彻执行到日常工作中。

3 加强医院档案管理的主要措施

3.1 完善标准化档案管理的软硬件设施

近年来，随着科技的不断进步和国家信息化建设的逐步实施，人工智能、5G技术、互联网+的逐步发展，档案管理从存储、汇总、归档、调阅都引入了数字化和标准化的管理。档案管理系统的标准化建设，有利于统一档案的存储方式、统一文件格式、便于跨部门、跨级分类。便于传输和加密，实现了档案的分类和层次化管理，并且能极大的压缩档案的存放空间，对档案管理的环境要求也逐步降低，实现档案的可视化管理。

3.2 提升档案管理人员的技能

各公立单位由于工作人员的短缺和历史问题，档案管理人员一般都使用本单位一些年龄偏大、一线退下来的人员，不能完全适应新时期档案管理工作的需要。档案作为一门学科，是需要有专业技能、专业知识的人员去进行统筹和管理。即使利用原有人员进行档案管理，也需进行深入的培训，不断提升档案管理能力、软件应用技能、充实和完善档案管理相关的法律法规，真正做到档案管理有序、分类准确、借阅有痕，逐步积累经验，完善和提升档案管理水平。

3.3 建立完善的档案管理制度

档案管理目前已经有法可依，各管理部门要充分重视档案管理的重要性和必要性，在提升内部管理完善档案室标准化和数字化建设的同时，对档案管理要建章立制，明确档案管理员的管理职责、分级权限，尤其对涉密档案的管理，要有主管领导进行审批审核，对档案的存储、调用、借阅都要有明确的规章制度，规范档案管理员的行为，并纳入绩效考核管理范畴，逐步使档案管理走向科学化、规范化、制度化。

4 结语

全国范围内的医疗体制改革正在如火如荼的推进，各级医院在改革推进的过程中，要充分重视档案管理工作的重要性，积极探索档案管理为医院经营创收的新路子，逐步积累管理经验和管理水平，充分发挥档案为经营服务的重要性，为提升医院的医技水平和服务能力做出贡献。

参考文献

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[4]戚蕉妹.依托互联网做好医院档案开放利用服务[J].档案时空，2018（12）：29-30.

作者简介

周彭（1977-），男，汉族，山西忻州人，本科，助理馆员，研究方向：档案管理。