广西数字档案馆建设的现状、问题及对策

    陈勇 张一凡 张钰 赵梓轶

    摘? 要：本文通过调查研究广西数字档案馆建设的现状，分析其存在的问题，提出了加强系统基础设施建设、采集民族特色资源、提高档案数字化质量和制定相关标准体系等对策。

    关键词：数字档案馆;档案资源;民族特色;标准体系;数字化

    Abstract： This paper investigates the status quo of Guangxi Digital Archives construction， analyzes its existing problems， and puts forward countermeasures such as strengthening the construction of system infrastructure， collecting national characteristic resources， improving the digital quality of Archives， and formulating relevant standard systems.

    Keywords： Digital Archives; Archives resources; National characteristics; Standard system; Digitization

    20世纪末，随着深圳档案馆、青岛档案馆开始在数字档案馆领域的探索实践，我国数字档案馆建设步入起步阶段;2000—2005年进行试点探索，主要集中在项目规划、软硬件部署、档案数字化等方面;2006—2010年采取区域建设，逐步发展电子文件中心和数字档案馆的建设;2011—2013年数字档案馆建设全面启动，[1] 2014—至今，我国数字档案馆建设进入全面发展阶段。本文通过调查广西数字档案馆建设的现状，探讨其存在的问题及其解决对策，以期对数字档案馆有深入的研究，为档案信息化建设提供参考。

    1 广西数字档案馆建设的现状

    1.1 基础设施建设。一是硬件设备。配置了包括高端服务器、核心交换机、防火墙、路由器、光端设备、网络接入、存储、输出等设备。二是软件基础。建立全区性、规范化、可共享、分布式档案目录数据库，档案全文数据库和多媒体数据库以及各级各类档案基础数据库群。

    1.2 档案资源建设。一是目录数据库。目前已有各类档案目录数据共33472381条，其中全宗级7745条，案卷级2039929条，文件级31424707条。二是馆藏数字化。2006年广西档案局成立了“广西档案数字化中心”，以馆藏档案数字化工作为主，先后建立了纸质档案数字化、照片档案数字化、录音档案转换、录像档案转换、新闻档案采集等五个数字化加工生产线。

    1.3 应用系统建设。一是数字化系统建设。规定了馆藏纸质档案数字化时，保持档案的原貌，将档案文件的每一页看成一张图片，无论原文是什么载体和什么内容，一律由扫描仪按页扫入计算机制成图形文件。[2]二是网络化系统建设。广西档案信息网站系统于2005年11月建成开通并正式投入使用，是一个以广西档案局（馆）网站（广西档案信息网）为中心，14个地市档案局（馆）网站为分支网站的分布式档案网站群体系。2015年8月“广西档案”APP正式上线，为用户提供档案移动服务，将档案馆服务的桌面终端延伸到移动智能终端。三是标准化系统建设。广西档案馆先后制定了《广西民国档案案卷级目录数据采集方案》《广西建国后档案案卷级目录数据采集方案》《全宗目录数据采集方案》《文件级档案目录数据采集方案》《照片档案目录数据采集方案》《广西壮族自治区档案馆录音、录像档案著录规则》《广西纸质档案数字化技术要求》《广西照片档案数字化技术要求》《录音档案数字化技术要求》《录像档案数字化技术要求》《光盘存储管理规范》《光盘载体标注格式》等标准、规范，为数字档案馆建设提供规范化指导。

    2 广西数字档案馆建设的问题

    2.1 数字档案馆系统有待完善。目前，广西数字档案馆馆舍与设施都是沿用原档案馆，过于陈旧，不能满足数字档案的移交、接收、整理、编目、鉴定、管理、保存、编研、利用、统计等全流程管理的需要，影响虚拟档案库房上架管理、数据资源在线编研利用、档案开放鉴定。由于基础设施原因，数字档案馆系统不够完善，查档从线下到线上、从目录图像到全文数据、从P C端到移动端、从跨馆到跨区等方面还不能完全实现。广西数字档案馆建设应融入“最多跑一次”改革和政府数字化转型的大格局，主动对接广西政务服务网和自治区大数据中心，努力完善数字档案馆系统，建设一个融合发展的数字档案馆。

    2.2 档案资源缺少民族特色。广西数字档案馆建设应该体现民族特色，注重对地方民族特色档案資源的采集。广西境内居住着壮、汉、瑶、苗、侗、仫佬、毛南、回、京、彝、水、仡佬等12个世居民族，其中壮族、瑶族、仫佬族、京族人数居全国第一位。广西地方民族档案分布广泛，资源丰富，特色鲜明。虽然拥有这样得天独厚的优势，但在采集档案资源方面还是过于局限，仅仅是采集原馆藏的纸质档案、现行文件、网上相关新闻等，能够反映广西地方浓厚民族文化、代表广西民族特色的档案资源较为缺失。

    2.3 档案数字化质量不高。馆藏纸质档案数字化时，不再首先使用OCR技术进行处理，而是保持档案的原貌，档案文件的每一页一律由扫描仪按页扫入计算机制成图形文件。在数据形成后，以卷作为最基础单位，单独建立一个文件夹来统一存放档案全文数据。这样虽然能保证档案全文数据不依赖于任何第三方系统、软件，但是，一方面，档案数字化质量不高、效率低，人工干预的程度高，有时候一台机器一天最多可以扫描2500页，这就大大限制了速度和流程;另一方面，扫描后仅仅将档案信息作为图像来处理，虽然统一化程度较高，但对档案信息的描述不够精准，例如，用图像来保存文字信息，其中就会存在大量的冗余信息，数字化结构占了较大的存储空间。

    2.4 相关标准体系不健全。目前，广西数字档案馆建设的相关标准还不够完善，有些标准不规范，不统一;有些标准相对滞后，不能与数字档案馆建设同步;有些标准甚至还处于空白。相关标准体系不健全，制约了广西数字档案馆的建设与发展。虽然广西数字档案馆已制定了一些相关的标准规范，在目录数据采集和技术方面也比较齐全完整，但是缺少档案业务标准、信息系统标准、运行管理标准等，仍然还没有形成一个完整的数字档案馆建设标准体系。

    3 广西数字档案馆建设的对策

    3.1 加强系统基础设施建设。随着信息网络技术的发展，大数据、云计算、物联网等新技术也给数字档案馆带来了新的挑战。[3]首先，配齐配全基础设施。坚持硬件过硬，以中心机房建设为重点，优化完善门禁系统、视频监控系统、精密空调系统、洁净气体灭火系统等设施，配备各类服务器、交换机、SAN 和 NAS 存储。设立专用数字化加工室，配备各类数字化加工、安全监控、专用存储和信息管控设施。其次，完善基础系统功能。坚持数字档案全流程管理建设思路，建设基于政务云的“预归档系统”作为“中间库”，对数字档案进行前置管理，通过虚拟档案室系统和电子档案移交接收系统开展电子档案归档和进馆，通过局域网的电子阅览系统、政务网的档案利用平台与异地查档、跨馆服务系统、档案门户网站与微信公众号等实现多途径利用。最后，“云上档案”应用。主动融入电子政务建设，充分利用政务云资源，建设“云上档案馆”。实行微信公众号专业化运维，网络与移动应用水平进一步提升。[4]

    3.2 采集民族特色资源。采集具有广西民族特色的档案资源，首先要与博物馆等单位相协调合作，将博物馆保存的广西民族历史文化档案数字化后设置一个链接。其次要通过网络在线采集专题信息资源库来补充数字档案馆资源建设的不足，或者采集各网站有关广西的民族文化、历史照片、声像资料、新闻报道、统计数据、历史事件等网页信息，作为数字档案馆资源建设的补充。再次要与数字图书馆相互补充，广西数字图书馆有着丰富的民族历史档案数字文献，诸如古代文书、名人手稿、谱牒、契约、舆图、方志等以及其它有关广西民族特色的档案资源，均可作为数字档案馆的补充馆藏而采集信息的对象。最后要在广西少数民族自治县，实地采访拍摄，收集广西各民族的语言、服饰、建筑、风土人情、喜庆节日、民间艺术、工艺特产等民生档案，建设独具民族特色的广西数字档案馆。

    3.3 提高档案数字化质量。首先是档案扫描。扫描是生成数字档案的主要环节，其准确度决定着数字档案馆建设的质量。应选择最佳的扫描参数和相应规格的扫描设备，确保档案数据的清晰、准确、完整。其次是条目著录。档案目录数据库建设是实现数字档案馆建设的前提和基础，数字档案的检索、利用、统计都依赖于档案著录质量的保障。再次是数据挂接。要认真校验图文数据与目录数据是否一致，使目录数据与图文数据一一对应。最后是质量检查。在完成档案扫描、著录、挂接工作后，还需要对图文数据、目录数据进行校对检查。[5]核对著录项目是否完整、著录内容是否准确、图像是否完整清晰，不符合质量要求，应重新进行图像处理。

    3.4 制定相关标准体系。第一，数据标准。数据标准是数字档案馆建设标准的基础，应满足国家相关标准总体设计和总体规划要求。数据标准包括元数据标准、编码标准、封装标准、数据格式标准、目录标准等。第二，业务标准。业务标准分为电子档案管理和档案数字化两类。电子档案管理标准包括收集归档、移交接收、保管维护、存储备份和利用销毁等。档案数字化标准与电子档案管理标准差异在于其需要有数字化加工的过程及相关标准。第三，系统标准。系统标准分为软件和硬件两部分，软件标准主要包括规划、设计、开发、测试、实施等标准，硬件标准主要包括规划、设计、安装部署、测试、实施标准以及系统评估测评等。第四，安全标准。安全标准是保障数字档案馆建设安全而采取的技术和管理要求，用于规范数字档案馆的安全建设。安全标准分为安全技术标准和安全管理标准。第五，管理标准。管理标准可分为政策法规、通用管理标准和评估测评标准等。[6] 在制定数字档案馆建设标准体系的过程中，应对其实施反馈，积累经验，不断修订和完善标准或补充其他相关的标准。

    *基金项目：2020年度国家社会科学基金项目“信息網络技术驱动档案移动服务创新路径研究”。

    参考文献：

    [1]向禹，孔玉佳，付文韬. RFID系统与数字档案馆融合的探索与实践[J].档案学通讯，2019（06）：57-63.

    [2]蒙斌.数字档案馆建设与管理工作中的体会[J].广西档案，2010（01）：37-39.

    [3]张茜，李圆圆.我国数字档案馆风险管理研究[J].中国档案，2019（07）：78-79.

    [4]詹锐.“五争共建”推进宁波市数字档案馆建设[J].中国档案，2019（04）：60-61.

    [5]江丽华.档案数字化工作中存在问题及对策思考[J] .档案与建设，2020（02）：73-75.

    [6]杨中营.北京数字档案馆建设之标准体系建设[J].北京档案，2017（02）：6-8.

    （作者单位：广西民族大学管理学院? ?来稿日期：2020-06-19）