企业档案收集工作的多维度转变

    国测

    摘? 要：随着现代企业的飞速发展，企业的各类文件、信息，以其高效、快捷、数量巨大等特点，冲击着企业的固有管理模式。档案收集工作作为档案管理工作的第一步，也应当顺应时代的潮流，紧跟企业的步伐，从途径维度、角色维度、时间维度这三方面进行多维度的转变，以助力档案管理在现代企业中发挥更大作用。

    关键词：档案收集;企业档案;档案管理

    Abstract： With the rapid growth of modern corporations， all kinds of files and information are efficient， fast and huge， which have an impact on inherent management modes of corporations. Archives collection are the first step of file management and should keep up with corporations and the times， which means it urgently needs multidimensional transformation， including three dimensions： channel， role and time， to help archives management play a bigger role in the development of modern corporations.

    Keywords： Archives collection; Enterprise archives; Archives management

    在企业的档案工作中，收集作为企业档案工作的第一步，扮演着至关重要的角色。做好收集工作，是企业档案有序开展的有力保证。[1]在当代企业的档案收集工作中，从多维度进行转变，才能跟上企业发展的步伐。根据当今企业高速、高效、移动办公等特点，企业档案的收集工作应从途径维度、角色维度、时间维度等三方面进行多维度的转变。

    1 途径维度

    完善当代企业的档案归档范围。正式的红头文件和每年各部门的常务工作文件，都已经纳入企业的档案归档范围之中，成为了企业正常运转的组成部分，收集起来没有太多障碍。但是企业中各部门每年的机动性工作、专项工作，因为档案管理部门不能完全掌握各个部门的工作成果，一旦责任部门没有足够的归档意识，往往在归档时就会造成档案漏归。为克服这一弊端，最大程度地实现档案归档全覆盖，尽可能地运用OA办公系统和微信等企业官方账号，可以有效补充加强企业档案的归档范围。[2]

    1.1 通过OA办公平台获得需归档的档案信息

    档案作为企业信息的一种，OA办公平台作为企业信息化建设的产物，档案应与OA有机结合，在OA上尽可能发挥档案的作用。[3]例如，OA办理的文件，可以无缝与档案管理系统对接，完成直接录入。再例如，在OA上开辟档案版块，用以公布档案的开发成果，以及上传企业的资料信息，成为企业的知识库。我们不仅应通过OA完善既有档案工作，展现档案成果，更应利用OA上呈现的企业全方位信息，以多维度的角度，完善档案收集的范围，以实现归档更全、更好、更有质量的档案。

    例如，企業签订的生产经营合同，签署的战略合作协议等，这通常会在OA上进行动态发布。由于不同的合同、不同类型的战略协议，通常由企业中不同的部门牵头办理，所以在归档时，不同部门的兼职档案人员的档案意识不同，难以通过各部门兼职档案人员自动的归档实现归档范围的全面和统一。这就需要企业的档案管理部门，通过对日常OA发布信息的梳理，将这些签订的文件，以详细的条目，纳入第二年的档案归档范围。再例如，企业印刷的各类内部出版物。这通常是企业一个专项工作的记录和总结，是企业中质量较高的档案，但却往往成为了企业办公室“书柜”里的资料，而忽视了作为档案进行归档的这一环节。档案管理部门也需要通过OA上的信息抓取，及时掌握企业每年的各类出版物信息，将其纳入到企业归档范围之中。

    1.2 通过微信公众号等社交新媒体平台获得需归档的档案信息

    微信、微博、Facebook等社交媒体新平台因数量巨大，质量也有所差异，在纳入到档案归档范围时，需要档案工作人员甄别有用信息，将真正对未来工作具有查考利用价值的信息纳入企业归档范围。[4]这一归档途径对档案工作人员档案信息甄别和获取能力提出了较高的要求。档案管理部门应该根据微信公众号等新媒体的特点，去粗取精，成为档案资源的重要组成部分，充实档案归档内容。

    例如，企业制作的以视频、图片为载体的工作总结、宣传材料，通常以微信公众号、微博等多媒体形式予以发布。这种视频和图片集，作为新时代宣传的手段，相较于传统的新闻性质的通稿，需要花费大量的精力编辑，通常是一段时间工作的形象生动的总结。如果不归档，对企业而言，无疑是一笔精神财富的损失。所以，档案管理部门应该注意以微信为代表的新媒体上内容的发布，将对日后工作具有查考利用价值的材料纳入档案的收集范围，充实管理类档案、声像档案。需要特别注意的是，由于这些新媒体平台通常有流量限制，最终的发布版本往往不是最高像素的。所以在收集时，要留意收集最清晰的版本。

    2 角色维度

    2.1 承担文件资料中心职责，实现前端控制

    前端控制一直是档案工作做好做优的有效途径。例如档案管理部门通过OA和微信公众号等途径，获取了企业完成了某项工作总结、文件汇编、某某新闻稿汇编等专项工作的信息后，不是仅仅将这些信息纳入到企业下一年的档案归档范围，等待下一年移交之后的归档。而是可以从角色维度进行转变，承担文件资料中心职责，将企业这些虽然仍处于第一价值，但并不是只有一份的文件进行过渡性保管。之后在下一年度的归档工作中，直接完成相应的移交归档，最大范围、最高质量地完成档案归档工作。这一双重角色维度的转变，虽然会增加档案管理部门的工作压力，但却是档案部门勇于担当、敢为人先、对企负责的表现。

    2.2 与其他部门深度合作，走出偏居一隅

    当代企业的档案管理工作，要融入企业前沿，要使档案成为企业最有价值的信息。这其中，档案部门主动与其他部门深度合作，加强交流，有针对性地充实档案归档范围，提高档案归档质量。

    例如，企业的宣传部门，承担企业对外形象塑造的责任。在归档时，通过与企业宣传部门合作，不仅归档在OA和微信公众号展现的内容，还要通过交流沟通，将其向国资委、外交部、商务部等宣传的，但是不对企业内部公布的资料纳入归档范围。此外，中央电视台、新华社、人民日报等官方媒体对企业的报道宣传，也需要档案管理部门与有关部门的密切配合，才能收集齐全。如果仅仅依靠档案管理部门主动去寻找，将是困难重重，难以实现零死角全覆盖。再例如，企业的发展规划部门，通常是档案一定时期专项工作的牵头者，至少是参与者。比如针对企业某个工作项目的经验总结，档案管理部门如果掌握不全，在归档时，容易遗漏。但是如果与企业的发展规划部门等形成有效的合作，由其提供归档范围的补充，则可以事半功倍。

    3 时间维度

    3.1 实时归档

    正如在本文的途径维度中提到的，现代企业的档案管理中，微信公众号等没有任何时差的信息，应实时关注、收集，纳入到企业的档案归档范围中。这些信息是实时的，来源也是复杂多样的。如果按照传统档案的归档时间，在纳入归档范围后，等到次年再进行集中归档，是不符合这些信息快捷的属性的，也有可能造成准确性降低，来源无处可寻。所以，档案管理部门应以担当、高效为己任，作出时间维度转变。

    例如，OA、微信公众号中图片的展示，因为大小限制，会被压缩，如果不及时收集归档，可能照片的拍摄者删除了照片，那么就无法归档到照片的源文件。再例如，视频的归档中，仅仅归档最后的成片是很不专业的，就日后作为企业视频档案资料的使用而言，也是远远不够的。在有条件的情况下，应该在归档视频的无压缩高清版本的同时，归档视频制作中的全部工程文件，即实现元数据的保存。即使受到视频设备、声像档案容量保存限制的企业，也至少要保存视频的无字幕版。因为如果只保存最后的成片，在作为视频档案利用时，有字幕的视频档案，制作单位只能采取将字幕模糊的处理方式进行利用，这样一来，视频的利用会大大地受到限制，也不美观。这种情况下，如果档案管理部门不要求各种格式的视频文件及时归档，则很难收集齐全工程文件和无字幕版。

    3.2 年度归档转变为季度归档

    当代企业如果按照文书档案第二年归档，会计档案第三年归档的传統模式，往往会显得过于保守。需要改变“固步自封”的面貌，主动实现自身的优化提升。例如企业惯常的档案收集模式，是每年发布前一年、前两年的文书、会计、科技档案的归档清单。但是现代企业的归档量陡增，归档时效也要求更高，所以一年一度的归档清单已不适宜当代企业的自我需求。可以按季度，将归档清单的公布作为抓手。也正如前文所述，在以季度为单位公布档案归档清单时，档案管理部门也要承担文件材料中心的双重身份。将清单的文件及时收集到档案室，过渡性地提供文件材料中心的服务。一方面，继续发挥文件的第一价值，做到随用随取。另一方面，以档案的视角，完善文件的完整性。这里的完整性，不仅针对档案清单的完成度和高质量，也包括视频、照片的工程文件和源文件的齐全统一。[5]

    现代企业的档案管理部门，在发展进程中，应向信息中心，甚至知识中心转型，这不仅是档案管理部门在企业中向上向前的需求，也是档案管理发展和努力的方向。根据目前企业高效快捷的办公需求，以档案收集途径、角色、时间这三个维度，进行档案管理的转变，将实现档案管理在企业中稳步健康持续的发展，档案管理部门也将以信息的化身、知识的使者的身份，在企业做大做强的过程中，成为企业有积淀、有内涵、有历史的记录者。

    参考文献：

    [1]曾向前，张建波，苑惠林.国家综合档案馆档案资料征集办法研究[J].档案学研究，2019（06）：35-40.

    [2]何京娟.综合档案馆有偿征集工作初探[J].北京档案，2016（12）：24-25.

    [3]黄文静.北京市档案馆文书电子档案接收的问题与对策[J].北京档案，2018（11）：31-33.

    [4]崔学柳.浅议基层档案室的档案收集工作[J].档案天地，2017（06）：49-51.

    [5]刘东斌.对档案收集的若干思考[J].档案管理，2009（01）：38-40.

    （作者单位：中国土木工程集团有限公司 来稿日期：2020-04-28）