试论事业单位档案管理存在的问题以及策略
王敏
摘 要：档案管理的质量直接关系到事业单位各项工作的有序开展，但是档案管理工作本身比较复杂，需要档案管理部门以及工作人员引起高度重视，并细致开展管理工作。从我国事业单位现阶段档案管理工作的质量来看，还有一定的提升空间。基于此，本文将针对事业单位档案管理工作存在的问题以及策略进行分析，以期望能够提升档案管理工作的整体水平，进而促进事业单位健康发展。
关键词：事业单位;档案管理;问题;策略
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.039
档案信息是非常重要的原始凭证之一，随着事业单位各项工作的开展，档案信息量会随之增大，因此对于档案管理工作提出了较高的要求。做好档案管理，可以为事业单位决策者提供真实、客观的信息质量，特别是信息化时代背景下，档案管理的重要性更加突出。基于此，研究事业单位档案管理存在的问题以及策略具有一定的理论意义以及实践意义。
1 现阶段事业单位档案管理存在的问题
1.1 重视程度有待提升
从现阶段事业单位档案管理的现状来看，重视程度还有待提升，体现在：第一，事业单位领导层不重视档案管理。部分事业单位的领导“重业务，轻档案”的思想比较突出，以至于相关配套设施以及工作安排无法有序执行，进而影响到档案管理的质量。第二，工作人员不够重视。事业单位部分工作人员档案信息意识不足，基于自身方便未按照相关规定梳理、保存档案信息，以至于档案信息不完整、损
坏等[1]。
1.2 信息化程度有待提升
从事业单位档案管理信息化程度来讲，还无法满足事业单位各项工作开展的实际需求。部分硬件设施以及软件系统比较差，影响到档案信息的检索与使用。同时，收集归档工作效率降低，导致档案信息不及时、不完整以及不准确，基于这些原因将必然会影响到后续的使用效果。
1.3 档案管理人员职业素养有待提升
档案管理人员的职业素养将直接关系到档案管理工作的效率与质量。信息化时代背景下以及事业单位各项工作开展的需求量增大，对于档案管理工作人员的职业素养提出更高的要求。但是从实际情况来看，档案管理人员的工作态度存在懒散、不负责任、缺乏耐心的情况;同时，专业知识与专业能力的不足，导致档案管理工作效率无法得到有效提升[2]。
1.4 档案管理监管力度有待提升
事业单位未高度重视档案管理工作，以至于档案管理的外部监督先天性缺失。我国关于档案管理，制定以及出台了相关的规则规定，例如“档案管理条例”、“档案管理细则”等，但是在实际管理过程中依然存在着未全面落实的问题。以标准程序为例，目前我国事业单位档案管理并没有形成一套具有实际操作意义的档案管理运行系统，部分单位虽然积累了一定的工作经验，但是因为信息化基础设施以及工作人员职业素养的不足，从而影响到档案管理工作的有效性。同时，档案管理制度不够完善，以至于监督方面还存在着漏洞，例如，人多分类较乱、管理不规范等问题，其中一些本应该及时归档、归类，或者是销毁的档案材料，未按照规定有效开展，仅做了一些简单化的处理，从而影响到后续的使用。之所以出现这类问题，其根本原因是外部监管力度不足，因此，有必要提升监管力度。
2 加强事业单位档案管理的策略
2.1 加强对档案管理的重视程度
建议事业单位领导改变“重事业，轻档案”的思想，让单位上上下下都能够高度重视档案管理工作，有利于为档案管理工作的有效开展营造良好的氛围。第一，建议为档案管理设置第一责任人，由专人负责事业单位的档案管理，并赋予档案管理部门一定的权力，体现档案管理工作在事业单位中的地位，有利于改善单位上下对档案管理的认知;同时，建议负责人坚持做到率先垂范、亲临现场、上前指挥，只有这样才能进一步促进档案管理工作进行创新。第二，事业单位领导层引起高度重视，并做好顶层规划。结合单位的实际需求，对档案工作开展进行规划，明确档案信息收集、整理、归类、归档等各项工作的规定，并要求各个部门严格按照规定全面落实。第三，定期开展巡视、检查以及督导工作，结合档案管理的特点构建一套具有实际操作意义的考评体系，将有利于进一步规范事业单位档案管理。
2.2 推进信息化进程，提升档案管理服务质量与效率
事业单位档案管理信息化的目标是对档案资源进行高效利用，实现档案管理服务效率的有效提升，为事业单位各项工作的开展以及档案资料的使用奠定坚实的基础。第一，根据事业单位各个部门的特点以及部门之间的联系，构建信息化管理模式，保障各个部门之间的信息能够全面共享，且可以及时、准确更新档案文件信息，这样才能保障档案信息的有效性。第二，做好电子数据转化。事业单位部分档案信息需要做好电子数据转化，基于实际需求，采用先进的转换存储工具，例如，摄像工具、高拍仪、扫描仪等，对特殊的纸质档案资料进行电子转化，以图片、文件等统一格式形式进行存储;同时，还要做好加密工作，保障档案信息文件传输过程的安全性，为后续有效使用奠定坚实的基础[3]。
2.3 加强档案管理工作人员的职业素养
第一，建议事业单位结合档案管理的实际情况，引进具有档案管理专业知识、专业技能、经验丰富的人才，又或者是有针对性进行培养，并最大限度维护档案管理团队的稳定性。第二，基于事业单位工作的特点，档案管理人员必须具备较高的政治素质，并熟练掌握档案管理服务能力，基于此，建议完善事业单位档案管理人员的培养机制，结合信息化技术、大数据技术等时代需求，制定培养计划，可邀请专家到现场进行指导，也可以开展有关档案管理的交流研讨会，让档案管理人员能够及时掌握相关先进技术。第三，适当提高档案管理人员的薪酬待遇，并为其提供有助于发展的平台，将有利于调动事业单位档案管理人员的工作积极性，使其能够树立正确的工作意识，并将自身责任全面落实到工作之中。
2.4 构建完善的档案管理监督规范化制度
倘若要实现监管规范化，建议从这些方面入手：第一，结合事业单位实际情况与档案管理的特点，构建科学的档案监督管理制度，其中要特别明确责任追究制度，最大限度做到权责分明，有利于制度的有效执行以及追责;第二，进一步完善档案管理操作规范程序流程，构建符合需求的配套关联制度，以统一的标准化流程推进档案管理工作开展。操作流程制定要遵循言简意赅、简单实用、便于操作的基本原则，为事业单位档案管理工作指明方向;第三，制度之下，事业单位领导人以及工作人员必须“一视同仁”，无论对于领导，还是对于工作人员来讲，必须发挥有效的监督效果[4]。
3 结语
綜上所述，事业单位档案管理工作的质量将直接关系到事业单位各项工作的开展;与此同时，随着事业单位工作的开展，档案信息资料与日俱增，必须要引起高度重视，通过信息化建设、档案管理人员职业素养的提升以及构建完善的档案管理监督规范化制度等手段，将有利于提升事业单位档案管理的整体水平，从而促进事业单位实现健康发展的目标。
参考文献
[1]罗鹏.试论事业单位档案管理存在的问题及对策[J].科技经济导刊，2020，28（18）：228.
[2]赵爱华.事业单位档案管理存在的问题与对策分析[J].办公室业务，2020（12）：111+121.
[3]冯晔.事业单位档案管理工作存在的问题及对策[J].城建档案，2020（06）：67-68.
[4]赵雅婷.行政事业单位档案管理存在的问题及对策[J].劳动保障世界，2020（15）：74.
