高校房屋资产档案管理问题研究
赵楠
摘? 要：本文基于当前高校房屋资产档案管理现状及存在的问题，进一步探讨提升高校房屋资产档案管理水平的路径，以期促进高校档案事业的规范发展。
关键词：高校;房屋资产;档案管理
Abstract： Based on the status quo and existing problems， this article discusses ways to improve the management level of college housing assets archives， in order to promote the standardized development of college files.
Keywords： Colleges and universities; Housing assets; Archives management
房屋资产是高校培养人才的最基础的物质材料，可以称得上是“家底”，是高校其他工作发展的重要保障。[1]随着房屋资产的增多，所产生的房屋资产档案资料也逐渐增多。如何对这些档案资料实施有效管理，是高校档案管理部门需要关注的问题。
1 高校房屋资产档案简述
我国会计准则中对固定资产有这样的界定：只要是使用时间超过一年且价值高于1000元的，而且在使用的过程中能够保持原有的形态的资产。[2]根据这一定义，高校房屋资产指的是高校范围内的一切建筑物，主要指广大师生经常使用的教学楼、图书馆、实验大楼等建筑物，这样一些可供长期使用的、能够保持原来面貌的资产。这些资产具有形式和来源多样化的特点，而且还包含了经营的和非经营的资产。
房屋资产档案涉及到相关法律较多，如《房地产法》《合同法》《城市规划法》《档案法》等，很多关于房屋资产档案的工作是法制性很强的工作，所以房屋资产档案的管理不能脱离法律轨道。
2 高校房屋资产档案管理存在的问题
2.1 制度层面的问题
从当前许多高校情况来看，普遍存在房屋资产档案管理制度不健全的问题。房屋资产是高校众多固定资产中非常重要的一类资产，但因为房屋资产是不动产，日常每天都在使用，所以对房屋资产的管理多体现在使用过程中的维护方面，缺少管理房屋资产档案的明确条例。虽然每所高校都有档案管理机构，但房屋资产档案管理很容易被忽视，所以也没有建立完善的资产档案制度，与房屋资产的相关档案资料也没有被及时纳入到资产日常管理工作中。[3]
许多高校并没有将建设房屋的项目档案纳入到房屋资产档案体系中，导致房屋建设项目在实施的过程中缺少归档指导，甚至还出现对现房屋建设项目完工后的材料不进行归档验收的现象，造成房屋资产档案的缺失。高校内有许多建设年份很早的房屋，随着时间的流逝，加上有些房屋建设档案资料本身就不齐全，所以很多房屋资产档案已经丢失，或者是散存在各个许多部门的档案中，处于无序管理状态。
2.2 管理人员的问题
许多高校资产管理人员兼职现象较多，兼职人员既没有资产管理方面的知识，也缺少档案管理的知识和经验。在日常房屋资产档案管理的过程中，档案的收集、整理环节很容易出现问题。资产的维修保养也会产生大量档案，如果档案管理人员不及时归档，也同样会导致档案材料的缺失。[4]
2.3 信息化的问题
房屋资产档案作为高校资产档案管理中的重要内容，理应通过信息化建设来提升档案管理质量。但是，许多高校对房屋资产档案的管理还只是简单地将纸质版档案资料转化为电子档案，采用的电子化的分类和登记管理。这种管理模式既无法对房屋资产实施有效的管理，也无法为高校房屋资产保值增值提供科学依据，所以必须加强高校房屋资产档案的信息化建设。
2.4 土地性质的问题
目前，我国高校土地性质分为公办和民办两类。公办高校都是由国家或者地方政府办的，其房屋资产所占土地都属于教育用地，由国家和地方政府统一划拨使用。民办高校则是由民间出资办的，自行筹措办学经费，所以其土地多是通过有偿方式获得的，民办高校房屋资产档案管理更复杂。如果涉及建立新校区或者是置换校区等问题，则需要详细、准确的房屋资产档案作为支撑。
3 完善高校房屋资产档案管理的路径
3.1 强化管理意识，建立完善的资产档案管理制度
资产档案管理具有特殊性。房屋资产档案处于不断变化的过程中，仅仅依靠档案部门管理是远远不够的。因此，要强化资产部门和档案部门的管理意识，确保各部门联合并参与到档案管理工作中，确保房屋资产档案的准确性和完整性。同时，建立完善的资产档案管理制度也尤为重要。[5] 通过房屋资产档案管理的各项制度建设，使档案管理工作在房屋资产的配置、利用、维修、租赁等每一个环节都有切实的依据。
3.2 强化责任意识，建立专业的资产档案管理队伍
资产档案管理具有复杂性。这一特点给档案管理人员提出了高要求。为确保资产档案管理的规范性和准确性，档案管理人员应具有房屋构造、资产管理、档案管理等多方面的知识，也要具备一定的沟通和协调能力。许多高校缺少专业化的资产档案管理队伍且不够稳定，这种情况不利于提升档案管理工作的质量。[6]
3.3 强化信息化意识，建立资产档案数据库
档案管理信息化建设已经是档案管理工作的大趋勢，房屋资产档案工作作为高校档案工作重要组成部分，也应该跟上时代发展的步伐。要充分利用信息化技术，建立资产档案数据库，为学校的基础设施建设提供科学的依据，也方便资产档案的利用和国家对高校资产的检查。[7]要建立资产档案数据库，首先需要做好前期的准备工作。对于房屋资产管理过程中所产生的各种文件，应该分门别类的收集，并根据资产档案管理制度的要求来进行编目和整理，从而做好纸质版房屋资产档案资料的归档工作。
在这个过程中，对房屋资产档案科学的分类非常重要。档案管理人员要按照房屋资产档案的类别编写目录，再根据目录建立相应的数据库。信息化社会里，数据软件更新速度非常快，所以资产管理系统应该针对房屋资产档案数据变化及时补充和完善资产档案数据库。在管理的过程中，要注意添加相关数据的备份，只要是与房屋资产相关的原始档案资料，都应该在归档后备份，确保资产档案数据库的安全和准确。[8]应该安排专人来负责管理和维护资产档案数据库，要确保数据库和房屋资产档案管理系统随时对接，这里可以利用数据库功能来增加相应的模块，使房屋资产在申购、验收、支付等方面都可以利用资产管理系统来控制操作程序。通过管理系统来查询房屋资产相关数据，方便长期使用房屋资产、对房屋资产负有管理责任的教职员工及时查询相关的信息，并可以及时补充房屋资产使用的相关信息，从而确保高校房屋资产档案数据动态化管理。
参考文献：
[1]东华大学报.学校全面启动校内国有资产清查工作[EB/OL].[2020-03-02].http：//donghuabao.cuepa.cn/show more.php？docid=1448537
[2]刘映琦.高校固定资产管理中存在的问题及对策探讨[J].实验室科学，2012（04）：197-199.
[3]李玮.统一管理模式下的高校国有资产管理对策研究——以某省属H学院为例[D].西安：西北大学，2018.
[4]贺宇晨.浅谈固定资产投资项目档案的管理[J].机电兵船档案，2019（04）：69-70.
[5]田欣，王茜茹，吴丽坤.浅谈高校资产档案管理常见问题及分析建议[J].传播力研究，2019（02）：184.
[6]赵晴，李慧.高校固定资产管理绩效考核评价研究[J].山西大学学报（哲学社会科学版），2020（01）：76-78.
[7]王永峰，洪坚，李伟华.浅谈高职院校资产档案的信息化管理[J].现代经济信息，2019（05）：94.
[8]杨伟.高校档案馆归口管理档案、文物及陈列品资产现象研究[J].山西档案，2020（01）：54-55.
（作者单位：首都体育学院 来稿日期：2020-04-21）
