高校干部人事档案工作中存在问题的思考与建议
摘 要：在对文献研究和通过资料调查的基础上，围绕高校干部人事档案管理与干部人事档案专项审核工作，研究发现高校目前干部人事档案工作中存在的问题，并提出进一步优化干部人事档案工作协调机制的建议。
关键词：高校;人事档案;工作协调机制
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.020
1 高校干部人事档案工作中存在的问题
近年来，全国干部人事档案专项审核工作持续推进并不断深入，我国高校干部人事档案管理工作科学化制度化规范化水平也得到了很大的提升，像北京、上海、广州等城市很多高校的干部人事檔案管理工作已经领先进入全面信息化时代，但大部分地区尤其普通类型高校的干部人事档案管理工作与整个社会及档案事业的发展需要还有一定的差距，也仍然存在一定的问题。
1.1 干部人事档案材料形成部门档案意识不强、工作不够规范
干部人事档案主要分为十个大类，凡是与干部发生联系的各级各部门（单位）都有可能产生各种各样的干部人事档案材料，并且最终都要体现在干部人事档案中。例如，通过组织人事部门产生形成的关于教职工参加提拔任免、工资变动、年度考评、进出手续、职称评聘、党团发展、身份认定等“三龄二历一身份”的相关材料;又或者通过科研业务部门产生形成的科学研究成果鉴定、反映个人学术能力的著作和论文等材料;参与专项、专班等重要工作所获得的表扬鉴定和表彰奖励等材料;参加党代会、人代会、职代会、民主党派工作会议所收集的代表登记表以及出国境审批表等材料;另外，随着教职工参与的社会事项越来越多、经历也就越来越丰富，导致档案材料的来源也越来越多，收集的渠道也就更加的分散，给干部人事档案材料的收集和转递带来了极大的不便[1]。而在这些过程中，档案材料形成部门经常会出现把关不严、转递不按程序，经手人主观臆断、随意性强的问题，不利于干部人事档案工作的统筹管理。
1.2 干部人事档案材料普遍存在缺漏现象、收集不齐全
从2018年中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》可以看出，干部人事档案是干部的“缩影”，记录反映了干部个人政治思想、道德品行、学习工作经历、作风素养与工作实绩以及相关社会关系等情况，是组织选人用人、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据，是社会信用体系的重要组成部分，不是哪一个人哪一个单位所有，是新时代党的重要执政资
源[2]。因此，应该从多角度、多方面来反映一个人的全貌，要突出政治内容、服务政治把关。然而就目前搜集和调查的高校干部任档案现状来看，却较为普遍性地存在不同程度上的缺失、错漏现象。究其主要原因，一方面是档案材料收集归档不积极，缺乏主动性。本来干部人事档案材料的收集工作是一个长期的、基础性的工作，但是大部分高校这块工作一般都是等待领导安排，或是组织人事部门进行限期审核时，相关的工作人员才去突击性的收集、补充资料，导致材料不齐、不实的情况时有发生。第二个方面是档案材料的来源渠道不畅通、有待进一步拓展。目前干部人事档案中的材料内容格调基本一致，表现形式也相对固定，见人见事的材料少，具体的、定量的、动态的内容少，抽象性的语言多，套话、空话多，未能很好地为组织“知事识人、依事择人”提供重要参考[3]。
1.3 档案归档制度有待进一步规范，协调督促等工作机制不健全
从大部分高校干部人事档案材料来看，还有不少干部人事档案未严格按照归档的相关要求来整理，特别是对于不符合归档要求的材料，未能做到做好及时处理。例如，有些干部先后经历了多个单位和部门，档案中很多材料都是等到专项审核或者提拔政审时发现问题后，才想到去补充完善，而此时以前的单位有的已经经过机构调整或者精简改革而不存在了，有的因原档案管理人员调动调整时工作交接不及时导致相关材料无法收集，有的由于时间过久，无从查找，造成永久性遗失[1]。而在这些工作流程中，督促监管机制不完善，各部门之间的协调配合也不统一，导致相关工作推进起来不规范、不严谨。
1.4 干部人事档案专项审核工作与档案日常管理工作结合不紧密，档案综合利用效率不高
干部人事档案专项审核工作的目的就是补充完善、规范整理、严格审核，以加强干部档案管理，提高干部人事档案质量[4]。因此，干部人事档案专项审核工作不是独立的、剥离开的，而是干部档案建设的基础性工作，是干部人事档案建设管理工作的重要环节;另外，由于干部人事档案专项审核工作政策性、专业性、技术性很强，做好专项审核工作，是全面提升干部人事档案工作科学化制度化规范化重要支撑。然而很多单位却忽视了这两方面的工作之间的重要联系，将它们分开来做，导致工作标准体系不统一。同时也进一步加重了干部人事档案工作“重管理、轻服务”的现象，导致干部人事档案功能的发挥及其管理和利用方式都存在局限性。
2 高校强化干部人事档案工作协调机制的建议
干部人事档案工作具有持续性、动态性的特点，所以造成以上问题的原因有很多，从社会发展的角度来看，是落后僵化的干部人事档案管理体制与快速发展的社会需求的矛盾造成的;但具体到高校的实际问题上，则既有管理体制方面的原因，也有工作体制机制不完善造成制度建设滞后、从而导致管理方法滞后的问题[5]。所以要从健全完善体制机制出发，建立长效的干部人事档案工作制度，确保管理过程有序、管理方法有效。
2.1 强化责任意识，明确职责分工体系
干部人事档案材料是干部身份、学习、工作的记实，不仅是评鉴人才的基础，更是引进、培养、评选、推送、选拔任用的主要依据;因此，各基层党委（党总支、直属党支部），各学院（部）、各单位要强化责任意识，提高政治站位，切实把干部人事档案作为新时代党的重要执政资源[2]。认真做好与自己职能职责相对应的干部人事档案管理、形成、收集、报送、转递、利用、监督等工作，选派专门的工作人员（中共党员）负责落实，明确应移交的档案材料内容及责任人，健全责任体系，增强管理合力，促进工作的有机衔接、协同推进。
2.2 抓好责任落实，构建齐抓共管格局
高校干部人事档案材料的形成涉及组织、人事、纪检、工会、保卫、国际交流合作等多部门多岗位，辐射范围广，收集难度较大，整理、鉴别工作也比较冗繁[6]。干部人事档案材料形成部门、管理部门以及监督部门在根据职责分工要求抓好落实的同时，要进一步建立健全由组织人事部门（管档部门）牵头，纪检监察室、党委统战部、人事处、教务处、档案馆等单位（部门）参与的干部人事档案工作协调配合机制，研究完善政策和标准，协调解决问题，形成齐抓共管的工作格局。同时，牵头部门要加强其他部门的联系沟通，把档案材料生成的所有部门有机地联系起来，采取定期收集与日常收集、跟踪收集与突击收集、零散收集与集中收集相结合的办法，形成综合管理、纵横相通的干部档案材料收集网络，保证归档材料接收及时、准确和收集完整。同时，进一步严明工作纪律、靠实管档、用档责任，要求每季度按时按质上报本单位（部门）产生和所收集到的归档材料，另外，针对常规时段和重要时间节点所形成的材料，如年度工资考核材料、职称评定材料、“七一”表彰及其他奖励材料等，需在材料形成之日起一个月内按要求主动送交干部人事档案管理部门归档并履行移交手续，并将此工作纳入目标考核，结合组织工作督查、考核，对各单位落实情况进行针对性督查。
2.3 从严推进审核，逐步完善丰富内容
针对干部人事档案专项审核中反映出的“软”和“薄”的环节，按照专项审核相关政策和文件精神的要求，对专项审核工作开展全面“回头看”，各单位要做好所辖仍未補充完善干部档案材料教职工的指导和督促工作，及时掌握相关情况并加强与管档部门的协调沟通。同时，要突出政治内容、服务政治把关，及时收集反映干部在增强“四个意识”、坚定“四个自信”、坚决做到“两个维护”等方面的档案材料为衡量识别干部的政治忠诚、政治定力、政治担当、政治能力、政治自律提供可靠依据。要紧跟时代步伐、紧贴事业发展，逐步丰富拓展干部档案内容，努力体现出干部在工作生产一线的表现情况和八小时之外的个性特点、能力禀赋，为全面立体考察干部，画好干部“肖像画”提供基础材料。
2.4 推动常态管理，提高档案利用效应
坚持“建、管、用”相结合的原则，从干部人事档案的制度化和规范化建设入手，完善档案日常管理制度，认真履行干部人事档案审核、利用中各环节所规定的相关手续，严格执行《干部人事档案工作条例》，逐步形成干部人事档案管理长效机制。规范建立查（借）阅登记薄、出入库登记簿、材料转递接收登记簿和在职、退休、死亡干部档案登记册等工作台账，对干部档案管理各环节工作进行动态登记，做到全程留痕，可追溯和倒查，确保干部档案日常管理规范、有序、安全。充分发挥干部人事档案在干部工作中的服务保障作用，坚持做好干部日常服务工作，在选拔任用、监督管理、党员统计、退休、工资改革、职级晋升、案件审理等工作中，积极发挥干部人事档案信息的作用，不断强化干部人事档案综合利用的有效性。
参考文献
[1]理文.我国干部人事档案管理研究——以安徽省干部人事档案审核工作为视角[D].安徽大学，2013.
[2]新华.《干部人事档案工作条例》印发[J].政府法制，2019（1）：23-23.
[3]朱玉媛，周耀林.人事档案管理原理与方法[M].武汉大学出版社，2011.
[4]杨璐.干部人事档案审核中的问题及建议[J].人力资源管理，2016，000（002）：169-169.
[5]于汭.关于我国干部人事档案管理改革的建议[J].赤子（上中旬），2014（15）：237.
[6]方咏梅.探究干部人事档案审核工作[J].现代经济信息，2011（16）：15-16.
作者简介
李建军（1987-），男，汉族，河南信阳人，硕士研究生，讲师，研究方向：高校党建与档案管理。
