学校档案管理信息化存在的问题和应对措施
朱晶
中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）7-125-01
摘 要 学校的建设与发展离不开档案管理的工作，学校档案管理工作必须要有全体师生的共同努力才能够顺利开展，学校推进信息化建设的过程中档案管理是必须要加以重视的环节也是信息化建设的重要方向。怎样对现代化信息技术加以合理全面的运用，不断推动信息化发展而全面有效的提升档案管理质量，实现学校档案管理工作更上一台阶的目标已经成为了学校发展过程中必须要面对的难题。本文论述学校档案信息化建设中存在的问题以及应对措施，使学校档案的管理水平迈上一个新台阶。
关键词 学校 档案管理 问题 应对措施
一、学校档案信息化建设存在的问题
（一）重视程度不够
学校在实现档案信息化的过程是一个非常复杂而又整体的过程，需要人员的有效配置，硬件和软件设施的合理利用。在该过程中，学校因为存在资金上的情况，继而导致档案管理始终无法摆脱传统的管理模式。并且一些学校对于档案管理工作不够重视，出现了以人工为主的档案分类与管理模式，没有合理利用信息化技术，档案管理过程中数据信息库不够完善，信息更新不够快捷，数据检索不够准确，信息使用率较低等情况，这样导致档案管理过程中信息化建设存在极大的困难。
（二）缺乏专业设备
目前，很多学校由于资金的问题在专业化设备方面极度缺乏，所以这些学校在档案管理的时候依旧沿用着过去的方式。同时，学校没有将重要的经历和资源投入到档案管理上，继而导致网络设备落后跟不上现代化信息发展的步伐，随着档案工作量的日益增加，现代化管理手段的迫切需求。在档案管理的过程中，需要处理更多的工作，而人员没有增加，工具没有得到提升，档案管理工作效率无法满足学校的使用需求，工作效率很难达到预期水平，一些工作难以正常开展。
（三）管理人才稀缺
我国学校档案走向信息化发展的时候，很多管理人员无法跟上时代的需要，一是因为年纪较大，对于计算机系统不够熟练，很难适应信息化管理手段。另外一点是很多学校没有针对信息化管理进行有效而且有针对性的培训，这样就使得档案工作者的素质跟不上发展的需求，信息化进程受到了极大的考验。目前学校从事档案管理工作的人员都并非专业出身，都是半路出家或者兼职人员，这样导致人员办事的效率不高，业务不精，工作具有极大的随意性特点，档案管理工作中人员的流动性也非常大，连续性不强。
二、学校档案信息化建设的优化措施
（一）提高重视程度
一定要在思想上提升学校管理人员对档案管理工作的认识，對管理要求与目标加以明确，同时从观念上提升档案管理工作的重视度，推动信息化建设，提高人员的管理素质与水平，并且通过合理的绩效考核提高工作热情。首先，在建设档案时，学校管理人员一定要充分认识与了解档案管理工作的具体内容和重要性所在。其次，一定要建立起对档案管理的重视思想，合理推动信息化发展，提升管理质量。再次，管理制度要跟上发展的节奏。同时，学校必须要培养自己的档案管理人才队伍，具备责任意识和专业水平，保障档案信息化建设的顺利进行。
（二）完善基础配置
提升档案信息化建设速度，合理配置相关的基础设备，提升档案管理工作中信息化程度。学校应该就采集信息的需求为出发点，为档案工作配备一整套的扫描仪、计算机、光盘刻录机以及配套的团建系统。建立电子目录与档案接收中心，实现有效的电子文件与数据的采集与整理。计算机和档案管理系统所构建出来的数据库其检索系统安全稳定，不仅学校师生可以很好的调用资料，同时校外社会人士也能够充分利用学校资源。所以，按照目前的实际情况，应该首先发展数字化档案管理，正确通过数字化的方式为档案管理系统提供全新的管理方式，合理推动资源共享，安全共享体系，在学校资源平台上搭建共享系统，真正做到档案管理工作为全校师生服务。档案部门一定要以学校建设为中心，提高编研档案的水平与力度，通过自行发展的方式合理开拓专题档案数据库的建设，对检索工具进行合理完善，提高档案信息的发展。针对重大活动与会议的材料收集，通过各大媒体资料来获取学校有效信息，以信息采集与分析的方式，为教学管理与领导决策提供有效的信息化服务。
（三）加强人才培养
人才队伍选拔和任用机制也需要合理，提高从业者的专业水平与综合素质，通过岗位培训、继续教育以及开展讲座等方式不断培训档案管理人员，合理提高档案管理人员在信息处理、使用等方面的各种能力，提升学校档案数字化信息化建设水平。培训是提升工作能力的重要方法，所以在发展计算机、网络、数字化、信息化以及档案专业化等素质方面要开展合理的培训。在对转职档案员进行培训的过程中，还需要重视兼职人员的水平。档案管理信息化工作并不是单一的过程，而是需要学校全体师生，各个系统与部门的共同支持与努力。就一定程度而言，兼职管理员的水平决定了学校档案管理工作的整体水平。学校应实施激励为主的绩效考评制度，提高档案管理者的工作积极性。
学校档案管理信息化建设已成为加强学校档案管理工作的有效途径，在实际信息化建设过程中，由于管理水平和管理观念的限制，信息化水平并没有得到显著提高。对此，学校应对档案信息化给予充分的重视，调动各级干部和各有关工作人员支持档案信息化建设，加大宣传力度和和资金投入，完善配套设施，加强人才培养，为学校的未来稳定发展奠定扎实基础。
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