影响归档文件材料完整性的因素及其对策
韩丽
摘? 要：档案资料的完整与否，直接影响着档案功能的发挥。只有保障归档文件材料的齐全完整，才能真实、系统地反映组织机构的工作面貌和历史沿革，充分发挥档案的作用。影响档案资料完整的因素很多，但不乏解决问题的方法和途径。本文通过对工作实践的思考与总结，就影响归档文件材料完整性的因素及对策进行了探索。
关键词：文件归档;完整性;影响因素
在档案管理实践中，总有一些因素让管理者困惑，其中归档文件材料的不完整是常见的问题之一。归档文件材料的不完整直接影响到档案质量和档案的运用功能，是个不容忽视而亟待解决的问题。
1 归档文件材料完整性的重要意义
档案工作的根本目的就是为人们的工作、学习、生活和经济社会的发展提供服务，所以归档文件材料的齐全和完整就显得尤为必要和重要。归档文件材料的齐全完整，就是在收集的过程中把分散在各部门、个人手中或散失在其他地方的档案资料，分别集中到档案专业管理部门实行集中统一管理。档案资料的完整与否，直接影响着档案功能的发挥。只有保障归档文件材料的齐全完整，才能系统地、真实地反映组织机构的工作面貌和发展的历史沿革，充分发挥档案的作用。通过档案利用去促进归档文件材料的完整性，从而完善今后归档文件材料的收集工作，丰富组织机构的档案存储量，对规范、提升组织机构全面管理具有积极的推动作用。
2 归档文件材料完整性方面普遍存在的问题
作为一个立档单位，归档文件材料的来源主要有两个渠道，问题也普遍出在这两个方面。
一是发文，就是立档单位内部制发的文件材料，包括发往上级、平级和下级的文件。一份完整的归档文件材料包括发文处理单、定稿和加有印章的正文。为了保证文件的完整，组织机构内部需要发文的单位首先要填写发文处理单，然后连同底稿送往文书处理部门，再经主管领导或主要领导审核、签发后打印制成正式文件。档案管理实践发现，需要归档的文件不是缺少底稿，就是份数不够，再者就是格式不规范，偶尔还有文号重叠和遗漏的情况，说明我们的发文环节还有疏漏之处。这样就给每年的归档工作增加了不小的难度。
二是收文，就是立档单位收到来自外部的所有文件，这包括上级、平级和下级的文件。从每年的档案整理和利用情况来看，收文的缺失情况比较普遍和严重。有的文件有请示少批复，有的有批复少请示;有的文件急需查阅，结果一查有登记没归档;有的部门点着文件标题去查找，结果一查既没登记也没归档。这种情况追查的结果多半是散落在领导办公室内，或者是散落在承办者的手里，极个别也有丢失的现象。
3 归档文件材料出现缺失的原因
造成归档文件材料缺失的原因是多方面的。总的来说，文书档案一体化还没有深入人心，重视档案工作还没有形成氛围，档案意识还比较淡薄，在非管理部门存在“用时重要平时不要”的现象。各部门之间缺乏协调和系统性，在文书材料形成之后，往往没有兼顾将来材料的归档和管理，造成文书和档案脱节，使后续的归档工作费时费力，加大了成本。导致来文缺失还有一个重要的原因，就是由单位领导或业务部门从上级或其他单位和部门捎回的文件处理不规范，这些文件有的没有经过登记就交承办部门或单位处理了，搜集比较困难，归档自然也不乐观。
4 保障归档文件材料完整性的对策
档案资料在关键时候能发挥四两拨千斤的作用。但是，因为档案管理少有显山露水的机会，所以往往引不起人们的重视。要想保障归档文件材料的完整性，首要的是提高大家对档案和档案工作重要性的认识，使大家都理解档案工作，关心档案工作，支持档案工作，这样才能保障档案的完整性，才能更加有效地发挥档案的作用。
第一，加强档案管理人员和文书处理人员的培训工作，提高他们职业自豪感、责任感和工作的协调性。文书是档案的来源，档案是文书的归宿，文书处理和档案工作是一个紧密联系、相辅相成的统一体。但在实际工作中，他们又是两个不同的业务主管部门，因此只有通过不断学习，提高专业素质，增强大局意识，加强协调合作，才能实现文档一体化，保证文件的质量与数量，文件的完整归档就有了必要的前提。
第二，保障内部文件材料的完整性，文书处理人员这一环节非常重要，主要是把好用印这一关。文件在用印时，印章管理人员应该对文件的文号、底稿和份数进行认真检查，以防漏号或重号，用印后2份正文和底稿一并留存，待年底移交档案室进行文件的归档和整理。如果这一关把得好，对发现的问题就能及时采取补救措施，问题就能解决在萌芽状态，基本能保障内部文件的完整性，就为将来的归档打下了良好的基础。
第三，保障外来文件的完整性，主要是把好登记这一关。当收到外部来文时，文书处理部门应该按程序签收、登记和填写收文处理单，然后再按照程序进行阅办落实。除此之外，应经常主动到各领导办公室和业务单位询问查收，看看是否有从外部捎回而没有经过登记的文件，如果有，就及时补办相关手续。
第四，承办单位要有档案意识。在文件阅办过程中，收文处理单上会有领导批示的具体承办单位，这时承办单位宜保留复印件，而原件应由文书处理部门统一保管，待年底移交档案部门整理归档。如果承办单位留下原件，贯彻落实过程中又不重视时间节点，随着时间的推移，这些文件往往会散落在承办人手中而被遗忘甚至丢失。所以要保障归档材料的完整性，承办者这一环节也不能忽视。
第五，领导者要有档案意识，重视档案工作，支持档案工作。一方面要加强对档案工作的领导，营造重视档案工作气氛，另一方面，领导者在保障档案资料的完整性上也扮演着重要的角色。因为领导和上级部门接触较多，上级的许多重要文件不是通过邮寄而是通过领导转交的。由于领导忙，有的文件没有登记就直接交有关部门办理了。这种情况最易于丢失，而且查无对证。如果不是日后到档案室查阅使用，档案室就可能不知道这些文件的存在。所以领导从上级部门捎回的文件，也应该按照收文的程序办理相关手续。
第六，依法启动问责机制。档案管理工作是一个系统的工程，从文件的生成、到流转、到归档要经过多个环节，任何一个环节出现问题，都可能影响到档案资料的完整性，依法管理是可靠保障。《中华人民共和国档案法》第五章第二十四条第一项规定，“损毁、丢失或者擅自销毁属于国家所有的档案的”，根据情节轻重，给予行政处分;造成损失的，责令赔偿损失;构成犯罪的，依法追究刑事责任。《中华人民共和国档案法实施办法》第五章第二十七条第六项也规定，“档案工作人员、对档案工作負有领导责任的人员玩忽职守，造成档案损失的”，依法给予行政处分。所以要保障档案资料的完整性必须认真贯彻落实有关法律法规，规范各个环节，依法启动问责机制，追究造成档案损失责任人的责任。
归档文件资料收集的完整与否，直接影响档案资源的存储和提供服务的质量与效率。保障档案资料的完整性，需要从源头上遏制存在的问题，即健全档案管理的体制机制，树立全社会的档案意识，重点施策，综合治理，依法科学地管理档案。
（作者单位：河南省陆浑水库管理局?? 来稿日期：2019-12-20）
