基于前端控制的管理类专硕实践教学电子记录存档资政研究
叶忠明
摘? 要：本文基于前端控制理念，分析了实践教学中形成的各类电子存档维护过程的原始性、消除记录“黑箱”、兼顾多主体介入等因素，探讨了保持存档与资政有序衔接的措施和充分发挥电子存档在提升实践教学质量、凝练优势特色、增强创新能力和就业应对等教学管理资政功效的实现途径。
关键词：前端控制;研究生实践教学;质量控制;存档资政
1 引言
我国当前的专业学位研究生教育和人才培养已经进入规模化状态。针对管理类专业学位硕士研究生实践教学的培养定位和服务需求，存档资政的精益化管理问题显得十分重要。本文拟引入前端控制理论，探索电子存档在提升实践教学质量、凝练优势特色、增强创新能力和就业应对等领域的资政渠道，全过程发挥档案在全面培养高层次应用型人才中的作用。
2 基于前端控制的实践教学电子存档的预设与规划
实践教学体系“具有科研合作、产品开发、社会服务、学术交流与咨询平台等多元化功能”[1]和“校内实践、课外实践、社会实践”三个类型，[2]其实质是基于能力的培养模式。实践教学过程是结果导向和反向设计，结果与过程形成紧密的逻辑关系，其中的电子文件形成和参与过程质量控制显得更加重要。
前端控制理论根源于法国档案学者C·若加雷（Cif Gareth）提出的“考虑适当的干预时机”，前端控制是“以文件生命周期理论为基础，强调管理者对电子文件的干预，把后端控制的管理活动移到前端”[3]。这一理论用于管理类专业学位硕士研究生实践教学过程，根据文件生命周期理论和全程控制原则，对生成的各类各层次电子管理文档过程进行系统安排和统筹规划，在实践教学各实施环节和管理流程中嵌入预先设定的监控功能和档案管理功能，這样就对科学设计实践教学的电子管理文档提出了很高的要求。
实践教学电子管理文档前端控制设计和规划应在流程完整、记录完整、主体参与、高效资政等方面加以强化。
2.1 维护实践教学流程的原始性和完整性。前端控制的基本思想是预先规划和嵌入。由于“运用前端控制去指导文件应如何生成、如何运转，无疑是使档案进入了一个被制造的程序”[4]，会影响文件的“痕迹”记录、“痕迹”督查和“痕迹”还原的作用。因此，需要在保持原有流程不变的基础上进行前端控制的设计。
2.2 消除电子记录“黑箱”存在的可能性。在对研究生实践教学的实施和管理过程中，有很多环节是电子文件信息系统无法直接介入记录的，比如：研究生进入校外实践教学现场的过程，包括出勤情况、进度情况、实践阶段成果等等，为了减少信息“黑箱”现象的存在，就有必要事先考虑对数字化归档范围进行规划，明确不同类型电子档案的价值，以求体现实践教学过程数据不仅具有“实体档案的凭证价值和历史价值”，还应具有“电子文件的利用价值和保管价值”[5]。
2.3 确保电子记录主体参与的全面性。研究生实践教学记录存档信息的生成执行主体是多元化的，包括各层级教学管理部门、校内外指导教师、研究生本人，这些信息生成执行主体存在的场合各不一样，因此规划前端控制下的实践教学电子存档时，首先必须考虑这些主体可以适时、适地、适境介入并提供或生成信息工作;其次，还要从效率、便利等因素充分考虑他们介入的时间、权限、所处空间位置，以便完整、快捷、及时生成信息。
2.4 统筹电子记录保存与资政的衔接性。通常开展一轮研究生实践教学会延续较长时间，这就向设计者提出了要系统性考虑电子存档和资政相互衔接的命题。往往，针对实践教学过程的信息生成（或获取）、信息加工处理相对容易连接在一起，并得到实现，但是如何资政、如何实现资政功能，则可能会有由于多重资政需求、多样资政渠道而分散电子存档的利用功效。换言之，如果存在多需求、多方向、多目标的资政功能，可能会加大整个电子存档资政系统设计的难度，即便如此，也务必做到在信息系统中的电子存档和资政的一体化衔接。
3 实践教学文件类别划分
从研究生实践教学存档资政的全过程来看，应重点形成的存档记录包括管理制度、总纲规范、过程实施、过程总结、质量控制等5个类别。
3.1 实践教学管理制度类。实践教学管理制度类文件是由管理部门制定对实践教学目标、内容、过程、结果考核和质量控制等方面进行组织管理的规定和要求。在一个培养单位内部，这种管理制度具有强制性和权威性，但也会随着实践教学外部环境、内在要求的变化而废止、修订、调整。
3.2 实践教学总纲规范类。实践教学总纲规范类文件主要有内容指导、行动规范两大类别。实践教学内容指导，即教学大纲，这是实践教学的总纲，包括实践教学目标定位、适用对象、实践教学内容、实践教学环节、实践教学组织方式、过程控制措施和要求、实践教学的结果要求、实践教学的考核标准等等;实践教学行动规范，包括劳动纪律要求、职业道德规范、总结撰写规范、调查报告撰写规范、实践教学手册填报规范等等。这些规范可以由培养单位和实践教学基地双方共同制定发布，作为导师和研究生日常实践活动中的行动守则。
3.3 实践教学过程实施类。实践教学过程实施类文件是根据实践教学大纲要求，针对某一特定时期或某一特定年级的研究生开展实践教学过程产生的各种记录。包括实践教学实施方案、实践教学个人计划、实践教学派遣或岗位分配证明轮岗记录和个人实践过程记录等4类。这类过程记录如果不进行前端控制设计，很容易形成前述的“黑箱”类信息，容易出现遗漏。
3.4 实践教学过程总结类。实践教学过程总结类文件是在实践教学环节全部实施之后，根据实施过程和效果进行总结评价而形成的记录，包括实践教学个人总结、社会或专业调查报告、各类实践教学业绩统计与证明、实践教学考核过程记录和结果报告等。这类记录具有内容丰富、信息全面、相互印证的链条长或角度多的特征。
3.5 实践教学质量控制类。实践教学质量控制类文件是各级教学管理部门设定并发布实践教学质量考核标准，具有实践教学过程进行监控功能，涉及质量评价体系、计划控制资料、过程记录、教学总结、巡查督导等许多方面。这类记录在内容逻辑上具有较强关联性特征。
4 保障电子记录资政功能发挥的前端控制机制
“提高档案资政服务能力是提高档案综合服务能力的重要途径”。[6]研究生实践教学记录的效用与教学质量控制是融为一体的，仅就研究生实践教学记录存档这一特定对象来看，可以发挥诊断、评价、改进等资政功能。为充分发挥存档记录的资政功能，促进教学质量全面提升、培养模式优化改进和增强就业管理应对水平，应建立风险控制、实体印证和过程控制机制。
4.1 建立记录存档风险管理机制。实践教学记录存档管理必须重点关注各个环节上可能产生的风险，包括接收记录存档资料与要求标准不符、记录内容属性或分类属性错误、记录损毁、记录流转缺失等等风险。因此需要建立科学的风险管理方法，建立风险识别、风险评估与风险应对的系列机制，针对“档案的收集、整理归档、保管、利用以及迁移等管理过程中不发生破坏性事件或事故，化解和消除管理活动中存在的安全风险和隐患”[7]，认真做好实践教学记录存档各环节上的安全保护、资料备份。
4.2 建立电子记录与实体档案的相互印证机制。实践教学过程的电子信息能够即时生成并存档，但这类信息往往是由系统加工处理的，直接用于教学质量监控与评价可能缺乏客观性，也就是说缺乏可以证明这类信息存在的事实证据或依据。因此，需要加强在生成电子文件控制的同时，要求信息提供者通过上传等方式加载事实证据的图片等证明，并且保存好相应的实物证据，形成电子信息与实体档案之间的相互印证，这样对于实践教学质量评价和监督而言，就有了可信、客观的核查依据。
4.3 建立实践教学与质量监控的过程控制机制。“提高质量、内涵发展”是新时期研究生教育的核心任务[8]。按照教育部《关于进一步加强和改进研究生思想政治教育的若干意见》的要求，引入电子记录存档与资政前端控制理念，建立前端控制机制，对确保每个环节中嵌入各项质量要求和控制措施，推进政产学研合作的“多方共赢、持续发展”目标要求[9]注入了新的控制手段和方法。
参考文献：
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[9]吴颖洁，方萍，鲁品.构建研究生社会实践长效机制之模式探索——以西南财经大学组织专业学位硕士研究生服务当地创业经济为例[J].学位与研究生教育，2015（05）：57-61.
（作者单位：郑州航空工业管理学院? ? 来稿日期：2019-08-20）
