论机要秘书如何做好印章管理

    惠亚梅

    中图分类号：C931 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）06-113-01

    摘 要 印章既是具有法律效力的重要标志，也是组织机构权力的象征，因此，印章管理工作已成为党政机关机要秘书各项工作的重中之重。现就党政机关单位印章管理工作中存在的主要问题以及如何做好印章管理工作的有效路径予以阐述。

    关键词 机要秘书 印章管理 有效策略

    机要秘书岗位是印章使用与管理的最后一道关口，如何严把关、避风险，构建一个规范化、高效化、科学化的印章审批、使用、保管流程，是机要秘书当前的第一要务。基于此，在印章管理工作当中，机要秘书应当具有敏锐的洞察力、精准的判断力、卓越的执行力，为其它部门各项工作的顺利开展保驾护航。

    一、印章管理工作存在的主要问题

    （一）管理机制不健全，工作细节不明确

    在印章管理工作中，常常出现“公章私用”的现象，领导一句话胜似千道旨，印章使用的审批流程完全被架空，机要秘书只能听从于领导指示，甚至徇私情、顾人情，随意加盖印章。这主要是由于印章管理机制出现严重漏洞，虽然规定了印章使用流程，但却忽略了违规使用印章的惩罚条款，造成印章管理人为操控大于制度约束，“有法不依、有章不循”的现象屡屡发生。

    （二）管理流程不规范，工作态度不严谨

    对于党政机关单位来说，印章的使用频率相对较高，一些机要秘书为了图方便、节约时间，简化了印章审批程序，进而出现了诸多“特事特办”的情况，今天有一个加急文件需要加盖印章，明天有一个特急文件需要加盖印章，机要秘书往往对这样的“加急”印章，一路开绿灯，导致出现印章管理漏洞，给党政机关单位造成严重损失[1]。

    （三）印章保管不保密，印章监管不严格

    印章属于党政机关的高密级办公物件，保管空间、保管方式尤为重要，但是，在实际工作当中，一些机要秘书由于主观人为失误或者为其它部门加盖印章提供便利条件，在管理印章时，只是将其作为一般的办公用品随意放置，即使存放在保险柜或者文件柜当中，也并未设置密码，甚至将文件柜钥匙随便借于他人，以至于私盖印章的情况屡见不鲜。另外，由于上级主管领导将关注焦点完全放在其他事务性工作上面，对印章使用、审批、保管缺少基本的监督流程，这也给印章管理埋下了重大的安全风险隐患。

    二、做好印章管理工作的有效路径

    （一）健全管理机制，加大执行力度

    印章管理制度需要从制印、用印、审批、保管等方面予以全面考量，针对印章使用的每一个细节问题制订管理约束机制。比如印章审批流程需要经过几级领导的审验和签批，需要哪些用印凭证等，都要细化到每一项条款，每一个表格，使印章管理工作有法可依、有章可循、有规可守。另外，制度落实与执行是印章管理工作的核心内容，空有制度行文，缺乏执行效力，只会造成混乱格局，因此，机要秘书在实际工作当中，应当做到不徇私情、不讲人情、不越制度红线，不谋一己之利，严格遵守印章管理制度的各项条款内容，使印章管理工作逐步向规范化、标准化模式迈进。

    （二）严格审批流程，夯实工作基础

    对于党政机关单位而言，需要加盖印章的公函与文件类型较多，这就需要机要秘书应当具有丰富的岗位工作经验与敏锐的洞察力，尤其是日常的基础性工作内容，必须了如指掌，才能在审验各种类型的文件与公函时，不至于犯下低级错误，规避用印风险。比如对于国家级、省级直管部门传达的文件，需要加蓋印章，机要秘书需要了解直管部门的职责权限、具体工作内容、相关政策理论等内容，以便于充分发挥印章的法律效力。此外，机要秘书需要熟知上级主管领导的字迹与字体，对模仿领导签字的用印审批单，能够慧眼识真，快速辨别出真假，以规避用印风险，避免给单位造成名誉损失。

    （三）借助信息技术，导入使用数据

    近年来，办公自动化以及信息化技术飞速发展，给印章管理工作带来了诸多便利条件，因此，机要秘书应当将信息技术导入印章管理工作当中，通过建立印章使用信息数据库，将印章的使用情况录入数据库，便于日后查阅与审核。比如对于需要加盖印章的文件，机要秘书应当利用数码照相或者录像设备将原文件以照片的格式导入数据，并通过填写印章使用表单，进一步完善印章使用流程。这样一来，在日后核对印章使用情况时，可以随时从数据库当中调取印章使用的原文件，使印章主管领导能够对印章使用信息进行快速核实[2]。

    （四）提高监管效力，做好维护工作

    在制订印章管理制度时，可以针对印章使用的监管工作，进一步细化各项条款。比如可以借助于部门间的相互监督或者监控探头的远程监督等形式，对印章使用与保管情况，进行全过程无死角监控，并将监督过程中发现的诸多问题，形成内部通报文件，对责任人进行严肃处理。另外，由于印章使用较为频繁，这就大幅缩减了印章的使用寿命，因此，机要秘书应当及时做好印章的清理与维护工作，印章每一次使用完毕后，可以借助于软毛刷、专用毛巾等用具对印章进行集中清理，在保证印章完好性的同时，使印章在使用过程中，始终保持易于辨识的清晰状态。

    三、结语

    虽然印章管理只是机要秘书的一项基础性工作，但是，这项工作事关党政机关单位的对外形象以及印章使用过程中随时可能发生的法律风险，因此，机要秘书应当始终保持清醒的头脑，将印章管理工作做到位、做精细的同时，成为上级主管领导的得力助手。

    参考文献：

    [1]李媛.创新机要工作 坚持保密原则——浅析国企机要秘书工作[J].各界，2019（4）：68.

    [2]蔡明.企事业单位用印管理系统初探[J].卷宗，2016，6（2）：243.