档案形成若干观点辨析
摘 要：关于档案形成，目前主要有档案是自然形成的、档案是有意识形成的、档案是客观形成的、档案是由文件转化而来的、档案是归档形成的、档案是“有意、无意地制作+有意地处理保存”而形成的、档案是直接形成的等学术观点。本文对这些观点进行辨析，认为档案是自然形成的、档案是客观形成的、档案是直接形成的等认识较为合理。文件的形成就决定了档案的形成，档案的收集、整理、挑选、鉴定、归档是对档案有意识的保存过程。有意识地保存档案不等于有意识地形成档案。当然，无论文件的形成还是档案的“形成”，不可能没有人的参与，人的意识不可能不起作用，但人的意识毕竟是第二性的。
关键词：档案；档案形成；自然形成；客观形成；有意识形成；直接形成
档案的形成属于档案学基础理论范畴，是档案学理论不可回避，必须予以回答的问题。但到目前为止，我国档案学界对这一问题并未形成共识，学者们提出了多种观点。本文拟对档案形成的若干观点作一些简要的辨析，以期有助于对这一问题的深入研究。
1 档案是自然形成的
档案自然形成观是曾三在1959年提出来的。曾三认为：“档案是在工作和生产过程中自然形成的，今天要谁来‘写档案，是写不出来的。”[1]王乃林也认为，“各行各业都有档案，但再多也是自然形成的，而不是主观编写的”[2]。
上世纪60年代，档案界提出了档案是自然形成的这一认识，并进而发展为档案自然形成规律。1960年10月，国家档案局在哈尔滨召开东北、华北档案工作协作区城市基本建设档案工作会议，会议指出：“以前有的地方曾一度提倡‘写档案，目前又有一些地区过早地把一些现行机关的档案集中到档案馆，也有的地方不按全宗来整理档案等等，这就是不懂得档案的自然形成规律。”[3]首次提出了档案工作者必须遵循档案的自然形成规律从事档案工作的问题。吴宝康教授曾指出：“档案是在社会实践中自然形成的，也就是说档案形成是有规律的，中国档案界习惯称之为档案自然形成的规律。”[4]
但对于档案是自然形成的认识和档案自然形成规律，档案学界也有不同的声音。黄子林认为：“档案并不是自然形成的。”[5]王荣声、王玉声认为：“所谓‘档案自然形成规律，其实都是针对文件材料而言，‘档案自然形成规律实际上就是‘文件的自然形成规律。”[6]
还有人认为：“‘自然是一个使用非常广泛的概念，它可以作‘天然理解，可以作‘當然理解，还可以作‘自然而然，不加人为作用理解。这里的‘自然二字作‘天然‘当然理解显然都不合适，只能作‘自然而然，不加人为作用理解。”[7]这对“自然”的理解显然是不合适的。朱荣基认为：“所谓‘自然形成，实质上应当理解为‘必然产物。因为档案是职能活动历史过程中直接形成的必然产物，而不是事后随意地制造出来的。”[8]这一理解较为准确。
档案是自然形成的，绝不可能是“自然而然”地形成的。档案是自然形成的这一提法是有其历史原因的，是针对当时有些档案工作人员常常按照自己的主观愿望办事，有许多地方出现了“写档案”“全民办档案”“万物档案化”“大买大卖”等做法而提出来的，因为“档案是客观产物而不是主观产物，绝不能随便编写”[9]。
2 档案是有意识形成的
霍振礼在1994年撰文，提出了档案有意识形成论。他认为：“如果‘自然形成规律中的‘自然是指科技档案在科技工作中‘自然而然，不加人为作用的那么一种形成规律，这是不正确的。实际上档案的形成不能离开人们的一定思想和社会实践，不能离开档案的形成意识。”[10]
向全福认为霍振礼提出档案有意识形成论的主要误区在于：“把人的主观能动性在客观规律面前所起的作用夸大了。马克思主义哲学告诉我们：事物发展过程中的本质联系和必然趋势，它是反复起作用的。任何事物都有自己的发展规律。规律是客观的，是事物本身所固有的，人们不能创造、改变和消灭规律，但能认识它。”“完全没有必要用‘有意识形成论去代替‘自然形成论。我们的任务是：既尊重客观规律，又充分发挥主观能动性，从而把整个档案事业推向前进。”[11]
霍振礼对向全福的质疑予以了回应：“档案是一种社会产物，而非‘自然物，凡社会产物都是人们有意识形成的。”“形成规律前加‘自然二字固然不好，加‘客观二字也不好。客观在人们的心目中是排斥意识的，容易产生误解，还是什么也不加，称‘形成规律或‘科技档案的形成规律为好。”[12]
关于向全福与霍振礼关于“自然形成论”与“有意识形成论”之争，笔者赞同向全福的认识。因为“档案的形成似乎起决定作用的不是客观规律，而是人们的意志和愿望。实际上，档案的形成和自然事物一样，也是受客观规律支配的。不是社会意识决定社会的存在，而是社会的存在决定社会意识。人们的愿望、动机，也是受社会客观规律支配的”。[13]人的意志和愿望是由客观、是由社会存在决定的。如果强调档案的有意识形成论，实质上就是颠倒了客观和主观、社会存在和社会意识之间的第一性和第二性的关系。
但档案学界依然有学者认同档案是有意识形成的。如，王新才、吕元智认为：“文件不能自然转化为档案，从文件到档案，必须有人的主观活动的参与，或者说档案的形成是人类有意识活动的结果。”[14]严永官认为：“在人类社会中，任何人类有意识形成的物质要蜕变成为另一种物质（形态或是给予另一种概念），只能是通过人的有意识行为作用的结果。档案也不能例外，所以档案也只能是有意识形成的。”[15]
3 档案是客观形成的
笔者曾在一文中认为：“档案是自然形成的，或者说是客观形成的，但档案是社会产物，在档案的形成过程中人的意识不可能不起作用。但无论如何，这种作用毕竟是第二性的。因此，正确的结论应当是：档案是自然（客观）形成的，并不是有意识形成的，但档案却是我们有意识保存下来的。”[16]
但也有学者认为：“由于目前有的论述直接将‘档案有意识形成的观点与马克思主义哲学的物质与意识的辩证关系连接在一起，并机械地认为‘档案有意识形成论是违反了马克思主义哲学的基本原理，这给深入研究档案的形成问题带来了极大的障碍。为此，我们要想把档案形成问题的研究推向深入，就必须突破这一来自政治上的桎梏。”[17]
4 档案是由文件转化而来的
我国档案学界的主流观点认为档案是由文件转化而来的。中国人民大学1962年出版的《档案管理学》最早提出了文件转化为档案的三个条件：“处理完毕的文件才有可能转化为档案。”“对日后工作和生产活动仍有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。”“集中保存起来的文件，才能最后成为档案。”[18]
文件转化为档案的三条件论，实际上涉及了三个标准。处理完毕的文件才有可能转化为档案，这是档案形成的时间标准，从时间上看，文件必须是从手续上或程序上办理完毕的；对日后工作和生产活动仍有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存，这是档案形成的价值标准，也就是说，办理完毕的文件对今后还必须具有查考利用价值；集中保存起来的文件，才能最后成为档案，这是档案形成的形式标准，即办理完毕有价值的文件还必须集中到档案部门保存起来才是档案。
很显然，如果根据文件转化为档案的三条件论加以判断，同时符合时间标准、价值标准和形式标准的文件才是档案的话，档案的范围则是大大缩小了的。这实际上是以我们已经保存在档案部门的档案为对象，再反过来去认识文件具备什么样的条件才是档案。文件转化为档案三条件论的不足也较为明显，就形式标准而言，没有集中保存起来的文件，就不能成为档案吗？按照这一说法，我们档案机构尤其是国家档案馆开展档案的征集工作，征集散存在民间和社会以及散失在国外的档案，难道此前就不是档案？这在逻辑上是说不通的。张辑哲教授认为：“是否集中保存不能作为档案的必要属性看待。实际情况是，无论是否集中保存，档案就是档案，非档案就是非档案！”“只不过集中保存的档案可以正常发挥档案的作用，而未集中的档案难以正常发挥档案的作用罢了。”[19]
对于档案是否由文件转化而来，档案学界一直是有不同认识的。张照余认为“档案未必来自文件” [20]。王荣声、王玉声认为“档案不是文件”[21]。刘东斌认为“档案不是文件的转化物”，因为“档案作为人们在社会生产活动中直接形成的原始记录，就应该是最初的，第一手的材料，也就根本不存在‘转化的问题”[22]。
5 档案是归档形成的
曾三早在1959年就指出：“没有归档制度，就没有档案。文件材料要归档，才叫档案。如果根本没有归档制度，那就无所谓档案。”[23]
归档是一个档案专业术语，《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）解释为：“办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。”归档是文书工作的最后一个环节，又是档案工作的起点。但我国文书学界和档案学界有学者将归档上升到了这样的高度：“文件材料以归档为界，归档之前是文件，归档以后是档案。”[24]“在‘归档之说的指导下，我们把文件和档案区别开来，文件不是档案，档案也不是文件，这是中国档案学最基础的理论。”[25]1986年版的《档案管理学基础》认为：“归档和保存，既是文件向档案转化的程序和条件，又是文化转化为档案的一般标志和界限。”[26]
根据档案是归档而形成的认识，归档不但承担着将文件与档案区分开来的重任，还是档案形成的标志。“如果文件不 （立卷） 归档，它就始终只是文件。”“文件必经 （立卷） 归档而后成为档案，或者说，档案形成決定于归档工作制度。”“总之，不管是哪种归档转化形式，都需要人的主观参与。”[27]
问题是，归档是机关、团体、企事业单位档案机构获得档案的主要途径，但绝不是唯一途径，捐赠、寄存、代管、征集也是档案的来源。另外，个人所有的档案是经过归档而保存下来的吗？可见，归档的文件才是档案的认识显然是没有说服力的。
曾三在1959年说过：“没有归档制度，就没有档案。文件材料要归档，才叫档案。”但在1961年，曾三又指出：“过去我讲过这样一句话：‘没有归档制度，就没有完整的档案，也就没有健全的档案工作。现在研究起来，中间还应加上一句，即：没有归档制度，或者归档制度不健全，就没有完整的档案，就没有健全的档案工作。”[28]
值得思考的是，2005年版的《档案管理学基础》关于归档的表述已有了明显的变化：“归档和保存，是人们自觉地积累和留存档案的重要程序和条件。” [29]将原来的“文件向档案转化的程序和条件”改为现在的“积累和留存档案的程序和条件”，实际上是否定了以前的档案是经过归档而形成的认识。2018年10月11日国家档案局发布的自2019年1月1日起施行的第13号令《机关档案管理规定》第三十五条规定：“机关档案经文书或业务部门整理完毕后，应当在第二年6月底前向机关档案部门归档；采用办公自动化或其他业务系统的，应当随办随归。归档时间有特殊规定的，从其规定。”很显然，机关档案在向机关档案部门归档之前其实已经是档案了。未归档不是档案或未归档档案未形成之说，是难以成立的。
6 档案是有意、无意地制作+有意地处理保存而形成的
张辑哲教授在1995年出版的专著中认为：“档案的形成过程虽有一定程度的复杂性——即各具体档案个体或群体的形成过程不尽一致。但从总体上可将其归纳为‘无意、有意+时间这样一个简单的公式。具体说来，就是档案被人们或‘无意或‘有意地制作出来之后，经过一段时间，在这段时间中加上人们‘有意或‘无意的保存、保管，就在日后的某一时刻，成为正式意义上的档案了。”[30]
冯惠玲、张辑哲教授在2006年版的《档案学概论》中指出：档案的形成过程“可简化并归结为‘有意、无意地制作+有意地处理保存这样一个公式。这其中的‘意，即档案制作者和保存管理者的档案意识”[31]。
张辑哲与冯惠玲、张辑哲提出的认识并没有本质区别，都是认为“这其中的‘意，即档案制作者和保存管理者的档案意识”[32]。很显然，“有意”或“无意”中的“意”指的是档案在制作（确切地应为文件被制作）时有没有明确的档案意识。
刘东斌认为：“这一观点，看似要调和‘有意识形成说与‘自然形成说的矛盾，解决二者存在的缺陷，但是这个目的并没有达到，且存在问题。”“‘有意、无意地制作+有意地处理保存这一档案形成的公式，其落脚点在‘+有意地处理保存。……这就明白地告诉我们档案是经过‘有意地处理保存形成的，这与‘有意识形成论没有多少区别。”[33]
但他们提出的“如人事档案、会计凭证、日记、照片、录音、墓碑等等”“在其被制作时就是档案”[34]的认识具有极大的启示意义。刘东斌认为：“这里已经有档案是直接形成的而不是‘转化的含义。”[35]冯惠玲、张辑哲列举的人事档案等等在其被制作时就是档案，印证了档案是人们在社会活动中直接形成的，是社会实践的必然产物、客观产物，不是由文件转化而来的，也不是经过归档才能形成档案。
7 档案是直接形成的
档案直接形成论是刘东斌的理论贡献。2016年，刘东斌出版了专著《档案直接形成论》。2018年，刘东斌撰文对档案直接形成论的演变过程进行了解释说明：“‘档案直接形成论的观点是由‘档案形成在前论演变而来的。‘档案形成在前论的提出是针对‘文件是档案的前身，档案是由文件转化而来的传统经典观点来说的，从内涵上说不能完全代表‘档案直接形成论，就文件来说，它只是档案复制件诸多形式之一，而不是全部。所以在成书出版时改用了‘档案直接形成论。”[36]
刘东斌在2007年第2期《档案管理》杂志发表了《论档案形成在前》一文，对“文件是档案的前身，档案是由文件转化而来的”观点进行了质疑和反思，大胆地提出了“档案形成在前”这一颠覆性的全新学术观点。
7.1 档案直接形成论的合理性。1985年的《档案著录规则》、2000年的《档案工作基本术语》、1996年修订的《中华人民共和国档案法》都认为：档案是……直接形成的……历史记录。吴宝康教授认为，档案“是特定的形成者当时当事直接使用的原始文件的转化物，不是事后编写和另外收集的材料，它具有很强的原始性”[37]。李培清、张锡田将档案的形成概括为自然转化阶段和“智能”转化阶段。“自然转化阶段。处在运转办理过程中的文件，实际上从形式到内容都已经取得了档案的预备资格。”[38]“‘智能转化阶段。主要表现为对办理完毕文件的鉴别筛选，系统整理（通常说为立卷归档），从而使那些对日后实际工作和科学、历史研究具有查考利用价值的文件，完成向档案的最终转化，成为完全意义上的档案。”[39]由此可见，文件一经形成就获得了档案的预备资格，因为“文件与档案在其物质形态和社会本质属性上，在其所含信息的本源性上，都是完全同一的”[40]。至于“智能”转化阶段的筛选、整理过程，实际上就是对档案身份予以确认的过程。没有自然转化阶段，也就没有“智能”转化阶段，也就没有档案。自然转化阶段就是档案的形成阶段，“智能”转化阶段不宜再称之为档案的形成，确切地说，是对档案形成之后的身份确认和认可。用刘智勇的话说：“文件也是档案，只不过在现行机关运转处理阶段，习惯上不叫档案而已。”“如果文件本身不是档案，也就没有文件转化为档案之可能。”[41]
7.2 档案形成在前论的缺陷。档案直接形成论无疑是合理的，但档案形成在前论则存有不足。
刘东斌认为：“档案是唯一的，而文件则有众多的复制件。档案是原始记录的原稿，不管是文件的定稿，還是底稿、原稿、原本、原件，它只有一件，而文件则有众多的复制件。”[42]“文件的实体——文件正本，则是依据定稿制作的复制件，形成在后。”“档案实质上是文件的前身，文件不过是档案的副本——复制件。”[43]
档案的确是原始记录，但原始记录不是绝对的就只有一份，就是文件的定稿。刘东斌曾举这样一例：“《物权法》从起草到公布经过了八审才通过，而正式印制的《物权法》文件，必定是根据最后的定稿复制的，但此文件不可能记录其八审直到通过的全过程。记录《物权法》这八审的原稿或修改意见都在档案里，只有档案能再现其形成全过程。”[44]尽管如此，我们依然不能说只有《物权法》原稿是档案，正式印制的《物权法》文件是档案的复制件。
首先，《物权法》有八审原稿或修改意见，不可能最终仅仅保存最后的定稿，重要文件草稿的历次修改稿都需要作为档案保存，可见《物权法》原稿不具有唯一性。
其次，依据《物权法》定稿正式印制的《物权法》文件，不宜理解为《物权法》定稿的复制件。复制件是相对于原件的一个概念。《档案工作基本术语》的解释是：“原件：最初产生的区别于复制件的原始文件。”“复制件：与原件内容相同的复制品。”对照原件和复制件概念，我们说正式印制的《物权法》文件是《物权法》定稿的复制件就非常勉强。刘东斌说“正式印制的《物权法》文件，必定是根据最后的定稿复制的”，这一说法有明显问题。根据最后的定稿不是复制《物权法》文件，应是印制《物权法》文件，不能将“印制”与“复制”概念相混淆。
可见，从时间上看，文件的原稿形成在前，正式文件形成在后，这是没有问题的。但要是说只有文件的原稿是档案，正式文件是文件的原稿的“副本——复制件”，这一认识是不合理的。因为档案是人们在社会活动中直接形成的原始的历史记录，文件的原稿形成之初不是档案，是为了印制正式文件对内对外发出。正式文件是收文机关办事的依据。很显然，文件的原稿、正式文件，也包括收文处理单都是直接形成的原始记录。邓绍兴教授认为，“在形式上，机关的发文，底稿上有主管者、作者的笔迹，有机关的大印，说明它是第一手的原始材料”[45]。陈兆祦教授特别强调，“必须指出，档案这种原始历史记录，当然包括作为档案保存的收文、发文底稿和印发件以及其他各种原始材料”[46]。
其实，刘东斌也曾认为档案复制件也是档案。他指出：“如果将原件、原稿、原作所具有的原始记录性，称为档案的绝对原始记录性的话，那么，相对于时空条件改变而言的档案复制件所具有的原始记录性，则是档案的相对原始记录性。由档案的绝对原始记录性和档案的相对原始记录性共同构成档案的本质属性——原始记录性。”[47]
文件的原稿、正式文件，也包括收文处理单成为历史记录以后都是档案。当然，历史也可以相对理解，文件原稿一经形成就是档案，档案是直接形成的。但无论如何，我们都不能也不宜得出档案形成在前、文件形成在后、文件是档案复制件的结论。
“档案是直接形成的”的确有其合理性。对文件来说，存在文件原稿和正式文件的关系，但都是直接形成的，“文件的形成同时也意味着档案物质形体的形成”[48]。但对“人事档案、会计凭证、日记、照片、录音、墓碑等等”来说，它们一经形成就是档案，档案依然是直接形成的。
8 结语
档案是自然形成的，是客观形成的，是直接形成的。文件的形成也就决定了档案的形成。国内外有不同的档案观，如，法国认为文件从形成或收到之日起就是档案，我国传统观点认为文件转化为档案要同时具备三个条件，美国认为具有永久保存价值的历史文件才是档案。不同的档案观表明，由于文件是直接形成的，那么也就决定了从文件到档案不可能再有一个档案的形成过程，有的只能是对文件在何时称为档案或认定为档案的问题，不存在重新形成的问题。因为“‘档案是原始的历史记录，它一形成就是档案”[49]。任汉中教授的认识就更加到位：“所谓档案的形成，是人们对社会实践活动中产生和形成的原始记录材料进行价值判定和挑选，并集中收藏起来以备查考的过程。”[50]“我们之所以称‘形成，是因为档案确实不是人们重新制造出来的，而是‘转化出来的。”[51]可见，我国档案界耳熟能详的档案形成并不是真正意义上的档案“形成”，只是一种习惯表达罢了。这就印证了档案自然形成论、档案客观形成论、档案直接形成论的合理性。当然，无论文件的形成还是档案的“形成”，不可能没有人的参与，人的意识不可能不起作用，但人的意识毕竟是第二性的。
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（作者单位：安徽师范大学文学院 来稿日期：2019-02-20）
