浅谈档案管理信息化

    何巍

    【摘要】当前我国社会信息化发展迅速，档案管理信息化也已是必然趋势，深入研究如何推进档案管理信息化，分析工作中所面临的困难和问题，探索解决问题的方法和对策，对提高档案管理工作效率和服务水平、充分发挥档案的作用和价值，促进档案事业发展，具有重要意义。

    【关键词】档案；管理；信息化

    一、引言

    当前我国社会已进入信息时代，对信息资源的需求日益增长，档案作为一种原始记录、基础信息资源，具有巨大价值。推进档案信息化发展，对于提高档案管理工作效率和质量、整合档案信息资源、挖掘档案潜在价值、充分发挥档案的作用，进而促进档案工作创新发展等具有重要意义，有助于提高政府社会管理和公共服务水平。我国在“十一五”和“十二五”规划中都把政务信息化列为工作重点，档案领域也着力推进信息化建设。2014年5月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，强调要加快推进档案数字化和利用网络化。2016年4月，国家档案局发布《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，提出要加快档案管理信息化进程。档案管理信息化已是大势所趋，作为档案工作者，需要正确认识档案管理信息化的重要意义，结合实践，研究如何做好档案管理信息化。

    二、档案管理信息化概述

    档案管理是由档案管理部门（档案馆、室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的工作，具体包括：收集、整理、鉴定、保管、档案编目和检索、档案统计、档案编辑和研究、档案利用等。档案管理信息化，是应用现代化信息技术，来进行档案管理。目的是提高档案管理的现代化水平，充分发挥档案的作用和价值，提供更为优质高效的档案信息服务。与传统的手工操作纸质档案管理相比，档案管理信息化，可使档案的收集、分类、存储、统计、检索和查阅更为便捷，使档案管理工作的效率和质量大幅提高，便于档案信息传递和共享，促进档案信息资源的综合开发和利用。推进档案管理信息化，是顺应时代发展的必然选择，也是提高档案管理工作和服务水平的客观要求。现代信息技术发展日新月异，档案管理工作要能及时跟上步伐，如在扫描识别原始档案、处理文字或图像音频资料、数字档案存储、档案信息分类检索、信息安全、档案信息数据统计、信息开发利用、交换和共享等方面积极应用新型技术，建立电子档案数据库、档案管理信息系统、网络平台等。信息化大大提高了档案管理工作水平，同时也对档案管理工作提出了更高要求。我们必须认识到，信息化是档案事业发展的必经之路，传统的工作模式已必须变革，需要在实践中分析所面临的困难和问题，探索解决的方法和措施，使档案管理工作能够适应时代发展的需要。

    三、推进档案管理信息化面临的困难和问题

    档案管理信息化是对传统工作模式的变革，在推进的过程中，也面临着困难和问题。

    （一）制度体系尚需完善。目前我国档案管理工作制度体系主要依据《中华人民共和国档案法》及《档案法实施办法》。《档案法》于1987年发布，1996年修正，《档案法实施办法》于1990年发布，1999年修订，从法律层面上为档案工作提供制度支撑，对档案管理相关工作做了规范，但其中未体现档案管理信息化的内容。当前社会信息化发展迅速，缺乏完善的制度体系来规范管理，档案管理信息化的推进水平参差不齐。

    （二）缺乏顶层设计。档案管理信息化是应用信息技术来提高档案管理水平。如果没有顶层设计来形成统一的技术标准体系，应用技术指标和数据标准不统一、业务流程不规范，各自发展的信息系统难以互联和共享，存在重复建设和信息孤岛。

    （三）资金投入不足。档案管理信息化需要应用现代化技术，配置网络、设备等，需要大量的资金。而档案工作长期处于社会管理领域的边缘，与加快改革、促进经济发展等中心工作相比，对档案工作的重视程度不够高，对档案管理信息化的资金投入不足，制约了信息化的推进。

    （四）人才队伍匮乏。发展档案管理信息化，需要把档案管理业务和信息技术相结合。档案管理信息化是一项创新的工作，原有的档案工作人员掌握信息技术的较少，适应档案管理信息化工作所需要的复合型管理人才更少。

    四、推进档案管理信息化的措施建议

    （一）提高对档案管理信息化的重视，加快制度体系建设，加大资金投入。一是要充分认识到档案资源的价值和作用、发展档案管理信息化的必要性，提高重视程度。二是政府主管部门要加快完善制度体系建设，使档案管理信息化发展更加规范。三是加大资金投入，加快档案管理信息化的进程。

    （二）强化顶层设计，统一档案管理信息化相关技术标准。档案管理信息化建设的顶层设计，需要国家档案主管部门来主导，制定有关技术指标的统一标准和规范。一是对推进档案管理信息化制定合理规划。二是在业务工作流程、信息系统研发、网络化管理平台建设等多方面制定统一的标准体系。二是对已经发布的配套技术标准和规范，进行梳理和完善，使其形成统一体系，便于实际工作应用。

    （三）加强队伍建设，提高工作人员专业素质。一方面加强现有档案管理工作人员的信息化培训，提高专业技术素质；一方面引进信息专业技术人才，并对其进行档案管理业务培训，促进其提高业务管理素质。培养既懂业务又懂技术的复合型专业人才，整体提高档案管理信息化工作队伍素质。

    （四）注重信息安全，加强安全保障。档案作为原始记录凭证，具有其特殊性，一些档案记录有涉密信息，在推进档案管理信息化的进程时，要明确界定信息密级，严格遵守保密规定，同时在技术手段上加强安全保障措施，确保信息安全。

    五、结语

    推进档案管理信息化是必然趋势，但也不能盲目冒进，需要合理规划、统一规范、稳步推进，需要我们正确认识，处理好可能面对的困难和问题，使档案管理在信息化的支撑下，提高工作效率和服务水平，推进档案事业的健康、可持续发展。

    参考文献

    [1]屠跃明，钱毅，黄建峰，韩李敏，李培力，陈伟，邱晓威，郝晨辉，朱九兰，任旭钧.档案信息化发展现状、趋势的研究报告. 回顾与展望——中国档案事业发展研究报告，2010.

    [2]马菲.新时期档案管理信息化建设研究[J].科技展望，2015（19）.