档案人员队伍建设研究
王新才 王尔莎
摘 要：本文阐述了美、英、澳国家档案馆人员队伍建设方面的举措，重点分析档案人员队伍建设的实践特点，包括制定战略目标，规划顶层设计；把握技术变革机遇，提升档案人员角色；树立多元、平等理念，彰显人文关怀；立足社会，具有强烈职业使命感。对我国档案人员队伍建设的启示包括：开展档案人员现状调查，制定针对性战略规划；优化档案高等教育培养模式，重视继续专业发展；树立以人为本理念，提升员工职业发展机会。
关键词：档案人员队伍建设；美、英、澳国家档案馆；战略规划；职业发展
Abstract： This article describes the important measures in the construction of the archives of the US， British and Australian national archives， focusing on the practical characteristics of the construction of archivists， including the formulation of strategic objectives， planning the top-level design； grasping the opportunities of technological change， enhancing the role of archivists； Establish the concept of pluralism and equality， and highlight humanistic care； Based on society， have a strong sense of vocation. The enlightenment to the construction of archivists in China includes： investigating the current situation of archivists and formulating targeted strategic plans； Optimize the training mode of higher education of archives， and pay attention to continuing professional development； Establish the people-oriented concept and improve the career development opportunities of employees.
Keywords： Construction of archivists； National Archives of the United States， Britain and Australia； Strategic Planning； Career Development
中央檔案馆馆长李明华曾表示：“事业发展需要人才的支撑。”“档案专业人员是推动档案事业发展的基本依靠，也是专业技术人才队伍的重要力量。”显然，关注档案工作者发展现状，提高档案工作者职业素质，建设一批高水平档案人员队伍十分必要。美、英、澳等发达国家档案馆在先进技术支持下，实施了一系列颇有特点的档案人员队伍建设举措，对其分析和研究，具有重要借鉴意义。
1 档案人员队伍建设概述
1.1 档案人员概念界定。档案人员，也称“档案工作者”，是从事档案工作人员的统称。国际档案理事会最新修订的《档案术语词典》把档案工作者（archivist）含义规定为“专门从事档案管理和档案馆管理工作的人员”。美国档案工作者协会主持编纂的《档案人员、文件管理人员和书稿管理人员术语手册》规定，“档案人员”指的是“受过专业教育和培训，具有专业经验，从事档案管理包括鉴定、处置、收集、保存、整理、著录、提供利用、展示等环节的人员”[1]。欧洲档案工作者联盟把档案工作者定义为[2]：档案工作者是真实信息的提供者，能为人类保存社会记忆。2015年公布的《中华人民共和国职业分类大典》中，首次将“档案专业人员”独立成为小类，将原“档案业务人员”的提法改为“档案专业人员”，将其定义为“从事档案接收、征集、整理、编目、鉴定、保管、保护、利用、编研的专业人员”[3]。由此看来，档案工作者是一个群体概念，重要性日益凸显，具有很强的专业性、资历性、社会性特点。
1.2 档案人员队伍建设依据。
1.2.1 理论依据。生态系统理论（ecological systems theory）是发展心理学中，由布朗芬布伦纳（U Bronfenbrenner）提出的个体发展模型，强调发展个体嵌套于相互影响的一系列环境系统之中，在这些系统中，系统与个体相互作用并影响着个体发展[4]。档案人员作为档案生态中的个体，与档案生态相互作用并受其影响。完整的档案生态系统是由生态系统相关理论与档案管理相结合构成的，档案生态系统主体要素指参与档案生态系统中所有与档案有关活动的个人或组织[5]。显然，作为主体要素的档案人员在整个档案生态系统中扮演着重要角色，重视档案人员队伍建设有助于推动档案生态系统的良性发展。
1.2.2 现实意义。档案人员队伍建设是档案事业发展的需要，是适应数字化时代的需求，更是提升个人专业知识和技能的需要。全国档案事业“十三五”规划将档案队伍专业化作为其发展目标之一，并提出扩大档案专业技术人才队伍培养规模，培养和造就高层次人才和特殊人才，建设全国档案专家信息库，拓展档案人才发展空间的具体举措。
2 美、英、澳档案人员队伍建设的实践
2.1 美、英、澳国家档案馆推动档案人员队伍建设的进程。
2.1.1 美国。美国国家档案馆与文件署（以下简称NARA）在2012年制定《多元化和包容性战略计划》（Diversity and Inclusion Strategic Plan） [6]，该计划在美国人事管理办公室（OPM）的指导下，建立了国家档案馆劳动力多样性和包容性联邦政府战略目标，包括劳动力多样性、工作场所包容性和可持续性三个目标。 NARA《2018-2022 战略规划》（2018-2022 Strategic Plan）[7]战略目标之一是通过档案员工建设未来，NARA致力于到2022年为所有员工提供成功过渡到数字环境所需要的学习和领导机会，使NARA员工能够参与他们的工作，创新以改进工作流程和产品，并成为下一代领导者，建立一个包容的、赋权的工作场所文化，将员工与代理机构的使命联系起来，培养多元化的员工队伍，使他们具备完成使命所需的技能。
2.1.2 英国。英国政府自2007年启动数字连续性项目以来十分重视数字化建设，各主要档案馆作为其中重要一环，也一直致力于档案数字化建设。英国国家档案馆（以下简称NAUK）2017年公布的政府愿景《档案解锁——释放潜力》（Archives Unlocked –Releasing the Potential），规划三个目标是信任、丰富、开放，三个主题是提升数字能力、增强适应力、扩大影响力。实现这些成果的关键是开发档案工作人员的能力，以便管理人员和工作人员具备充分和适当的知识和技能；明确员工工作职责、进入行业和发展的路线；获得适当形式的培训和专业发展。此外，NAUK在2018年8月29日又推出第一个专门针对档案部门的《档案部门劳动力发展战略》（Archives Sector Workforce Development Strategy）[8]，委托研究伙伴Pye Tait 咨詢公司开展相关调查工作，在整合全英国主要档案部门观点基础上制定战略目标，招募新的人才，支持员工专业发展，为档案行业发展开辟创造性途径。
2.1.3 澳大利亚。随着澳大利亚政府向数字化连续性迈进，澳大利亚国家档案馆（以下简称NAA）强调信息管理专业人员的各种能力对于创建、传输、管理和访问系统信息和数据的重要性。在数字连续性2020政策专业化目标中（Digital Continuity 2020 Policy professionalism targets）[9]，为强化对合格和熟练的信息专业人员的需求，发布了一个临时目标，即到2018年12月31日，机构建立并实施信息管理人员继续专业发展计划，以实现档案专业认可。2017年11月发布的《2017-2020工作场所多元化计划》（Workplace Diversity Program 2017-2020）[10]目标是反映NAA所服务的多元化社区，并通过多样性员工为工作场所带来个人技能、观点和经验，继续为每个人创造理想的工作场所。2018年6月19日发布的《档案馆2020战略计划》（Archives 2020 Strategic Plan）[11]目标之一是培养NAA在数字时代领导和创新能力，实现成为数字存档的领先者，包括数字存档标准和政策制定以及流程和系统设计。
2.2 美、英、澳国家档案馆档案人员队伍建设的关键举措。
2.2.1 丰富档案人员多样性举措。多样性包括文化背景和种族，年龄，性别，性别认同，残疾，宗教信仰，语言和教育、专业技能，工作方式，地点和生活经历等特征。NARA认为劳动力多样性是形成新想法和创新的催化剂，有助于档案部门解决当前及未来面临的挑战，为此NARA实施多项相关计划，包括多元化和包容性计划、联邦机会均等招聘计划（FEORP）、退伍军人运营计划（VOP）以及残疾人招募、雇佣和保留战略计划。在这些计划的指导下，通过招聘、培养、晋升和留住多样性员工，以确保从美国社会各个阶层选拔出一支高效劳动力队伍。NAUK在平等和多元化政策指导下，不断提高对劳动力多样性和社会流动性的认识，招聘来自不同背景的员工，培养员工平等无偏见意识；定期统计招聘数据，分析部门劳动力多样性发展状况，从而提出建设性意见；成立专家组或工作组，与国家档案馆等机构合作，制定政策和开展广泛活动来支持员工多样化发展；考虑增加来自亚裔和少数族裔背景的人的工作机会，通过招收学徒、实习生或志愿者的方式，利用当地合作网络借调其他职务的员工，设置专业奖学金计划等措施丰富档案人员多样性。
2.2.2 顺应数字技术变革举措。各国档案馆积极应对数字时代对档案工作者的影响和挑战，如NAUK在其《档案部门劳动力发展战略》中提出支持跨部门文化变革，建立新的合作伙伴关系，积极响应数字技术，努力打造强大的数字技术团队，负责设计、构建和支持国家档案馆数字服务，同时不断招募高级系统工程师、用户界面设计师、数据分析师、软件开发者等技术人员，提高档案人员队伍数字化技能；支持管理者开发在数字领域成为可靠委托人所需的技能。NAA为培养数字时代领导和创新能力，从2018年7月1日起建立数字档案工作组并实施数字档案计划，实施数字扫盲能力战略，管理网络安全风险。
2.2.3 档案人员教育和培训举措。档案人员教育和培训，包括档案专业高等教育和员工在职继续专业发展（CPD，continuing professional development）。NARA网站提供丰富的在线教育培训资源，如美国原住民专业发展系列网络研讨会、夏日专业发展计划、YouTube有关存档的在线讲座等，档案人员可以免费参与在线学习和远程教育培训。西华盛顿大学档案学专业课程设置了六个关键方面：把历史与档案连接起来；整合档案与文件管理；强调信息技术；纳入管理原则；包含实践经验；要求硕士研究论文等[12]，重视档案人员实践能力的培养。NAA在其网站上张贴有关信息利用的建议，推出文件管理在线学习课程“The Keep the Knowledge—Make a Record eLearning”，新南威尔士州文件管理局还发放免费的电子文件管理在线训练包等[13]，寻求与澳大利亚档案协会（ASA）、澳大利亚图书馆和信息协会（ALIA）、数据管理协会（DAMA）、澳大利亚计算机协会（ACS）等组织咨询合作，为会员提供培训课程、研讨会等继续专业发展的机会。NAUK重视与高等教育机构合作，确保课程内容与雇主所需技能相匹配，如阿伯里斯特威斯大学与当地文化事业机构和企业文献中心达成协议，定期招收相关机构的文件与档案管理的在职人员并给予学历与在职教育的优惠，同时当地文件与档案管理机构也鼓励档案从业人员攻读硕士学位或参加从业人员在职培训[14]，提高档案部门对学徒制的认识和理解，为符合要求的档案相关工作者制定合适的学徒制标准，并扩大学徒制的适用范围。
2.2.4 管理层（领导层）能力提升举措。NARA为有效过渡到完全电子化环境，大力投资领导能力发展活动，扩大和加强领导能力发展计划，以确保机构拥有具备适当的技能和经验的多元化领导者。NAUK注重培养档案领导人竞争高级职位的信息和能力，如高级档案管理人员培养宣传技能，使高级业务经理意识到档案的价值和真正潜力，以获得更多的帮助和认可；档案领导者除了领导和鼓励员工学习和利用数字技术、招聘技术人才、培养档案高级管理人员领导技能外，自身也要具备在数字领域的技能和信心，能有效地运行数字服务，当供应商和合作伙伴有数字需求时提出权威意见，成为可靠的智能委托人。伦敦大学开发和设计了档案管理高级讲习班的培训项目，对象针对当地从事文件与档案管理的职业人员，每次仅招收10个人，宗旨是培养档案管理专家或档案主管层次的人才，使其在档案管理活动中能科学地作出重大专业决策[15]。澳大利亚多元文化委员会（DCA）将包容性作为领导能力，制作包容性领导模型，确定一个人成为有效包容性领导者所必需的五种思维方式，包括身份意识、关系、开放和好奇心、灵活和敏捷、成长为重点。
2.2.5 档案人员职业发展举措。档案人员未来职业发展的情况是各国档案馆都十分关心的内容。NARA《2018-2022 战略规划》致力于到2020财年解决组织结构、工作分配和绩效管理标准不平衡的问题，为员工建立透明和有意义的职业道路，提高员工积极性和参与度。为减少长期职位空缺，规定85%的职位必须在80天内填补，为95%职位提供明确且可实现的职业发展道路，重新设计核心工作、减少管理控制范围，以提高员工积极性和生产力，确保更公平有效的绩效管理系统；为员工发展成为领导提供机会，建立一个包容的、赋权的工作场所文化。NAUK为应对档案部门职业发展和晋升机会有限的问题，提高年轻人（尤其是16岁以上在校学生）、转业者和职业榜样们对档案工作者角色和职业机会的认识和理解，为档案工作者制定职业流程图，阐明优秀职业榜样的力量，并提高整个部门对档案角色解释的准确性和一致性，创建在线职业中心，提供支持工具，以帮助职业生涯发展，扩大宣传范围，提供更多工作机会，并为职业中期档案人员开发针对性的支持工具，提高其业务能力和领导技能。
2.3 美、英、澳国家档案馆档案人员队伍建设特点分析。
2.3.1 制定战略目标，规划顶层设计。美、英、澳发达国家档案馆十分注重相关战略规划的制定和更新，根据本国档案部门实际情况从面临挑战、愿景、战略目标、具体策略多方面规划人员队伍建设目标方向和主要任务，定期审查，以评估进展情况并在必要时纳入修订。从国外实践看，档案馆战略规划主要有两种形式：一种是单一的独立完整的战略规划，如NARA制定的战略规划；另一种以配套文件形式出现，通常是在一个总的指导纲要下，再制定特定时段的具体行动计划文件，如NAUK战略规划[16]。顶层设计帮助档案部门明确档案人员队伍建设的方式方法、建设目标。
2.3.2 把握技术变革机遇，提升档案人员角色。数字技术快速发展的今天，人工智能、大数据等数字技术正在改变着信息收集和处理方式，数字化档案内容、原生数字档案和数字化材料的收集、保存、提供利用等方式发生深刻变化，档案服务已从单纯管理馆藏向更开放的服务方式转变，用户希望通过电子渠道更加方便快捷地访问和利用档案集合。所有这些因素驱使档案人员必须适应变革，积极响应数字技术和用户需求。各国国家档案馆始终关注技术环境变化下档案人员职业角色与责任，充分借助技术力量实现档案价值，提升职业素养与技能。如NARA《社交媒体战略2017-2020》把档案工作者应用社交媒体的能力建设作为一个重要方面，在目标一的实现策略中提出要建立专门的社交媒体战略团队负责提升档案工作者应用社交媒体的技能，结合实际情况制定了全面而具体的能力培养方案，明确在社交媒体管理方面档案工作者的发展方向、必备技能及可用到的平台或工具，从而提升档案工作者内容编辑和传播效果分析总结能力[17]。把握技术变革机遇，提升档案人员在技术变化的时代扮演好确保历史记录可信的角色，守护并还原历史真相。
2.3.3 树立多元、平等理念，彰显人文关怀。NARA政策提到开发和维护一个重视个体差异的工作场所，给予每个人平等就业的机会（EEO），确保所有员工都能获得扩展多学科知识、必备技能，培训和发展所需的工具；创造多元化和包容性工作环境和文化，NARA网站为符合条件的不同层次人群提供从日常运营到保护国家历史等各种各样的就业机会，如学生实习机会、志愿者机会等信息，还为求职者提供申请表格和联邦简历指南。NAUK在培养档案工作者能力方面明确档案工作者、档案高级管理人员及档案领导人各自需要具备的技能，对档案人员建设对象进行细分，针对不同职务员工制定针对性能力提升计划，体现了以人为本的理念。NAA《2017-2020工作场所多元化计划》希望员工感受到包容、重视、尊重的文化氛围，机会均等地发挥作用，为档案馆贡献个人观点和技能。
2.3.4 立足社会，具有强烈职业使命感。美、英、澳国家档案馆重视档案人员队伍建设对社会发展的意义，体现在通过档案人员队伍建设服务于社会、服务于政府的强烈的职业使命感。2009年奥巴马政府公布了《开放政府指令》，要求政府各部门据此制定相应的计划，实现“政府政策信息透明性”“公众参与”“政府间以及官民合作”的目标[18]，NARA积极响应国家政策，明确关注政府社区，把改善美国公众与政府的关系，与其他联邦机构、私营部门和公众合作提供所需档案信息资源作为其愿景之一。美国档案学会（SAA）《2010-2014 战略优先目标与活动规划》（Strategic Priority Outcomes and Activities FY 2010–FY 2014）描述档案人员必须明确档案及其职业的重要社会价值，增加公众支持、塑造公共政策、获取各種资源，以确保档案记录的可获性、保障公民的文化权利并承担相应的社会责任[19]。
3 对我国档案人员队伍建设的借鉴意义
3.1 开展档案人员现状调查，制定针对性战略规划。制定并定期更新战略规划逐渐成为美、英、澳等发达国家国家档案馆普遍开展的前瞻性工作。档案馆战略规划不仅可以引导档案部门应对变化，把握未来；规范档案人员行为，增强机构活力；也是自我宣传和展示档案价值的重要工具。我国也十分重视档案规划制定，如档案工作专项规划与行业档案工作规划、档案事业五年规划等。但整体上看，我国档案规划较笼统宽泛，规划的实施进程和结果缺乏监督和审查。NAUK通过与咨询机构合作调查档案工作者面临的问题及需求，并根据调查结果制定具体战略目标进行整改。NAA一贯重视规划实施的审查，如《2017-2020工作场所多元化计划》到2020年6月30日之前进行审查，在此期间规划的进展情况应向工作场所委员会（WRC）会议每年报告三次，不断改进关键指标，保证规划目标最终实现。鉴于此，首先，我国档案部门需要开展档案人员基本情况调查，了解现有档案工作者状况，对调查结果进行科学分析，并根据档案部门实际情况制定有针对性的战略规划；其次，对规划的具体实施进行定期审查，衡量、监控和报告员工队伍情况，对规划的关键绩效指标进行评估并确定改进的领域。
3.2 优化档案高等教育培养模式，重视继续专业发展。在我国各级档案行政管理部门和综合档案馆现有专职人员中，具有研究生教育经历的仅占档案专职人员的5.8%，具有博士学历的仅有78人；具有博士研究生档案专业程度的11人，占总人数的0.02%；具有硕士研究生档案专业程度的181人，占总人数的0.37%；具有大学本科档案专业程度的占总人数的5.98%[20]。说明我国档案工作人员以本科学历为主，高学历人员匮乏，档案人员的整体专业程度偏低。NAUK提出整个档案部门应大力支持并继续推动以大学为基础的高质量档案工作教育途径，在大学课程中更多关注数字档案、领导力发展、社区参与和项目管理等。NAUK在其战略中提供了许多继续专业发展的培训方式，包括在线培训课程、面对面培训、自主阅读、参加会议或研讨会、网络研讨会、工作实习等培训方式。鉴于此，我国应发挥高校培养档案人才的优势，从招生、教学方式、教学内容等各个方面以市场人才需求为导向，在人才数量和质量上保持供需生态平衡。考虑优化教育内容，除了理论知识外，更多地向应用型、实用型技能靠拢；在教学形式上应加大档案学远程教学建设力度，开设档案学网络教学课程，通过面授教育和远程教育的结合，提升学生和档案从业人员专业发展。自行培训时应结合课程费用、时间长短和地理可达性，选择适用的，考虑不同职业生涯阶段档案工作者所在部门、职务、业务能力和职业规划等实际情况，提供相对应的培训方式。
3.3 树立以人为本理念，提升员工职业发展机会。美、英、澳国家档案馆尤其重视工作场所多元化、包容性文化及人员多样性建设，坚持以人为本理念，致力于提高员工敬业度、改善绩效、扩大创新、留住人才、改善员工福利及降低骚扰和歧视。NARA人力资源部计划提供强大的职业发展计划，包括培训和体验式学习，扩展交叉培训计划，利用技术改善人力资源业务流程，开发新职位等。NAUK《档案部门劳动力发展战略》调查显示，四分之三（228人中的75%）受访者强烈或倾向于同意年轻人需要关于档案工作的更多更有效的职业信息、指导和建议，并提出利用社交媒体宣传和提高年轻人对档案及档案工作者的认识，发挥年轻人职业潜力。在我国，由于受行政级别和管理模式的限制，档案部门同其他业务要害部门相比，受重视程度欠缺，档案岗位数量有限，加上档案工作内容较单一，职业生涯高峰现象明显。鉴于此，作为组织管理者，档案部门或政府有必要对档案人员制定灵活的职业发展政策计划。①针对应聘者、初入职场员工及职业生涯中期人员制定多元化职业发展规划，明确各类员工职业发展需求；②制定领导层能力提升计划，重视绩效考核，提高各层次员工绩效水平；③利用大数据、升级档案管理系统等措施优化档案业务流程；④加强宣传和交流，扩大社会档案需求，增加就业机会，如增加轮岗或岗位交叉合作交流的机会，缩短岗位空缺的时长；⑤档案人员应提高自主学习专业知识的能力，明确岗位职责和未来职业发展预期。
此外，美、英、澳国家档案馆努力培养多元化员工队伍，塑造包容性工作场所以及对自身职业重要性的高度意识及强烈的职业使命感对我国档案人员队伍建设也具有十分重要的参考价值。
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（作者单位：武汉大学信息管理学院 来稿日期：2018-10-19）
