“双创”环境下高校档案馆工作新变革研究
轩红
摘 要：“双创”档案作为新出现的档案类型，高校档案馆应积极地提供“双创”档案服务。本文从“双创”档案搜集模式，到档案馆应该提供的档案服务模式进行详细论证，最后从六个方面讨论了档案馆为“双创”团队提供档案服务的注意事项和策略。
关键字：双创；高校档案馆；业务革新
万众创新和大众创业是国务院在2015年印发的《关于深化高等学校创新创业教育改革的实施意见》中提出的，并对高等教育未来5年创新和创业提出了明确目标，要求高校为学生的“双创”指引方向，并优先提供办公场所。在这样的模式下，各个学校一大批大学生创新基地应运而生。高校档案馆对其服务模式进行扩充，对“双创”档案整理和搜集，为创新和创业者服务。
1 高校档案部门搜集“双创”档案的方案
1.1 “双创”档案集中式搜集。高校档案的搜集具有一定的时间周期性，主要集中在学期初和学期末两个时间段进行。高校教学和科研都是按照学期计算的，因此档案管理部门对档案的搜集可以采取集中式进行，但“双创”档案的产生是按照创业进度来进行的，不一定会按照学校工作的周期来进行。因此为了方便档案部门工作，档案部门对“双创”档案的搜集也可以采取集中式来进行，可以要求在校创业的公司将档案集中在学期初和学期末进行收缴。
1.2 档案资源搜集的针对性。为了确保档案资料的及时与全面，针对性搜集主要体现在跟踪搜集和重点搜集两部分。重点搜集主要指对学校举办的重点活动、重大项目、重要事件和知名教授等产生的档案进行及时的搜集和整理。新出现的“双创”档案也适合这种模式，如创业过程中签署的重大协议、公司的重大决策等档案要及时整理和归档，创新过程中出现的专利、专利转让等也要重点跟踪并及时归档。
1.3 档案的移交。（1）电子档案的移交。电子档案的范畴比较大，包含实验数据、图片资料、音频资料、聊天记录、电子邮件、数字广告等。目前的机构属于新兴事物，多借助于计算机和网络设备，因此其档案多为电子文档。创新团队应该积极地整理，按照档案馆的要求进行归档。“双创”机构要协助档案馆对数字档案的密级进行界定，一些重要的文件完成加密工作，同时还应从长远考虑，尽量采用易于保存和使用的数字资源格式，并对数字档案的数据格式信息尽可能地进行标注。保证在使用的时候能恢复数据原貌。（2）历史档案的移交。部分“双创”单位在档案馆进行档案集中搜集前就存在一部分文档，这部分文件也要按照档案馆的要求进行档案移交，这样可以保证档案的连续性和完整性。如创业公司和创新团队成立之前和成立过程中形成的档案资源，前期进行的实验和创新数据档案等，也应该及时地交付档案馆进行保管。
2 档案馆为创客提供档案服务的模式
2.1 档案资源保管。（1）光盘档案。光盘介质的保存主要预防划伤、挤压和高温等，在使用过程中要使用专门的读取设备，并避免手触碰，要保存在光盘柜中，对于使用次数多的光盘档案，可以收藏两份或者将其电子化进行使用，减少本体的伤害。（2）磁盘档案。这类文档包括电子文档、音频、视频、图画等，主要的保存载体是磁盘、磁带，这种载体保存过程中要防止外来磁场的干扰，要调控好室内的温度和湿度，同时还要做到防尘，并且要防止保存场所有剧烈的机械震动。（3）胶片影像档案。主要类型有缩微胶片和照片，这类档案载体主要包含有明胶等化学成分，这种物质在温度21℃、湿度50 %下可以至少保存500年，因此在保存时需要控制水分、温度和湿度，在恒温的密闭空间进行保存。
2.2 档案资源查阅。（1）为该单位提供上下游以及相关产业的档案资源查询和使用，包含本校院系和实验室的生产档案。为双创单位创新提供决策支持，同时也提高档案资源的利用效率。（2）优化检索系统。通过优化检索系统，可以帮助档案使用者快速找到所需的档案资源，尤其是电子档案。档案工作者可以根据自身专业优势，进行档案互借，来帮助双创团队获取一些不易获取的资源，如部分相关部门和企业的数据、内参等。
2.3 嵌入式档案资源服务。（1）嵌入研发阶段。在项目团队进行“头脑风暴”时期，要积极地进行搜集，并对项目实施可行性进行论证。（2）嵌入项目的实施阶段。档案工作人员应对项目研发阶段及时跟进，一方面对生产过程中形成的档案搜集和归档，另一方面也可以对研发中出现的困难进行档案资源的智力支持。（3）项目完结投放市场阶段。一方面对项目的研究成果进行归档，并继续跟踪市场反馈数据信息、产品使用档案等资料的搜集和整理，并对整个项目的档案资源进行立卷、索引和标注，以供后期检索使用。
3 档案馆提供档案服务的注意事项和策略
3.1 积极宣传。（1）逐一宣传。档案工作人员进入产业园、工作室，开展逐一的档案管理宣讲工作，并积极地指导“双创”单位后期的档案搜集、移交和利用工作。例如在“双创”单位注册初期就进行逐一的定点宣传。（2）集中宣传。与创业中心联合定期召开部门会议，强调档案工作的重要性。如在学校招聘会、学期初、学期末进行针对性的集中宣传。
3.2 控制档案资源的保密性。（1）档案资源使用范围的界定。高校档案资源的使用者主要有教师、学生、其他“双创”团队和非校内同行从业人员，“双创”单位需要在档案缴存时同档案人员进行使用范围的界定，保护档案缴存者的知识产权。（2）与团队商议确定档案密级。档案密级的确定涉及档案利用范围和公开查询时间节点，一方面在不能损害团队利益的情况下，尽量发挥档案资源的社会效应，同时也可以为其他“双创”团队提供决策支持。
3.3 档案使用的安全性。为了方便使用高校档案，档案馆一般都建设有网站和档案信息管理系统。一方面保证档案利用者利用效率的同时，也要保证双创档案信息安全。档案馆可以积极地与网络中心、创业孵化园进行合作，将计算机安全和网络新媒体更好地融为一体，在改进硬件设施的同时，也要做好软件设施的保障工作。
3.4 科技档案服务的有偿性。高校档案馆在进行“双创”档案服务的时候，可以考虑收取一定的服务费用。高校档案馆作为档案的管理者，既不是档案的形成者，也不是使用者。对服务费用的收取和收费模式要符合三方利益。档案形成者应该是档案資源社会收益的第一获取者，这样符合经济学原则。同样，对于档案使用者来说，档案资源属于社会资源，有权利使用，但是也应该给创造者和管理者提供一定的报酬。
3.5运用新技术推荐档案资源。（1）构建档案资源数据库。将电子资源类档案和纸质档案的电子版建设成数字档案资源库，并提供检索客户端，方便用户进行资源查找，进一步地提升档案资源的使用效率，同时可以记录用户使用档案的记录，主动为用户推送相关档案资源。真正地将档案工作嵌入到用户的生产过程中。（2）开发档案查询系统。通过抽取档案资源的元数据，如档案名称、生产者、密级、访问权费用等数据字段，形成索引库，方便读者对档案资源进行查询和检索。检索系统的数据源应该包括档案馆的数字资源和纸质档案目录。（3）提供交互系统。档案管理部门可以通过建立QQ群、微信群、公众号等实时交互工具，加强与读者的实时交互，及时搜集和解决用户在缴存、查询和使用中遇到的问题，并及时地搜集档案利用者的反馈信息，对服务模式和手段进行改进。进一步加强双创档案提供者和使用者与档案管理部门的交互性。（4）制作档案专题进行推送。高校档案馆可以根据教学、科研和双创单位的实际需要，对在馆资源进行整合加工，以制作成果统计、档案专题和视频剪辑的模式进行推送，从而更好地总结和提炼有价值的信息。
3.6 开展个性化档案服务。“双创”单位的创新性决定了其产业模式可能与传统行业有较大的区别，因此对这类单位可以提供个性化档案服务。可以通过档案网站、公众号等软件建设一个互动板块，通过问卷调查来掌握档案用户的信息需求，也可以通过这个板块进行交互和沟通，增强互动性的同时也可以了解用户的真实感受。利用大数据通过分析用户电脑、手机等浏览信息的痕迹，来推送用户可能感兴趣的内容，提供个性化档案服务。
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（作者單位：河南牧业经济学院图书馆 来稿日期：2018-07-20）
