基于用户需求的咨询设计企业人员证书档案管理系统设计
袁卫平
摘 要：人员证书档案因其在企业生产经营活动中的重要性，已成为咨询设计企业档案资源的重要构成部分和无形资产，也逐渐成为咨询设计企业参与市场竞争的重要手段。本文以某咨询设计企业为例，在对用户需求进行调研分析的基础上，阐述了人员资质证书档案管理系统设计的原则、功能模块和操作流程，并分析了该系统设计的优点和存在的不足，进而提出了系统改进的一些建议，以为类似实践提供参考。
关键词：用户需求；咨询设计企业；人员证书档案；管理系统；设计
咨询设计企业人员证书是指咨询设计企业人员为从事咨询设计行业通过考试、评审等方式所获取的相关证书，主要包括员工岗位资格证书、职业技能等级证书、专业技术资格证书及其他执业资格证书等。由于这些证书是相关人员在实践活动中形成的能够证明自身专业能力、从业资格和资质等方面的原始记录，也是咨询设计企业进行招投标、人员备案等经营生产活动频繁利用的文件，因此，人员证书往往被咨询设计企业视为人员证书档案保存在档案部门进行集中统一管理和利用。当前，人员证书档案因其在企业生产经营活动中的重要性，已成为咨询设计企业档案资源的重要构成部分和无形资产，也逐渐成为咨询设计企业开展市场竞争的重要手段。
1 人员证书档案管理系统设计的必要性
1.1 企业信息化发展的客观要求。当前，咨询设计企业的信息化建设得到快速推进，“线上办事”已成为该类企业日常工作开展的新常态，传统的人员证书档案手工管理不仅效率低，且很难融入整个企业的信息化建设，不加以改变很可能成为企业发展的阻碍之一。
1.2传统管理方式和模式存在诸多弊端。（1）从申请角度而言，目前很多企业都在各地设立子公司和分部，而人员证书档案一般集中统一保存在总部的档案部门，相关人员如需借用，则要到档案部门实地查询和办理借用手续，借用人员的时间和精力消耗较大，易影响正常生产经营工作。
（2）从审批角度而言，因人员证书档案借用申请需相关部门领导审批，线下申请需借用人员当面找领导进行审批签字，而一旦领导出差在外，将无法完成审批签字。
（3）从管理角度而言，对于大中型咨询设计企业而言，档案部门需管理的人员证书档案数量多，工作量大，而手工管理在编目、检索、查询等方面的效率低，且容易出错，给相关工作带来较大影响。此外，人员证书档案手工管理不利于利用数据的统计和分析，档案部门难以掌握利用的特点和规律，对企业工作的支撑力度有限。
随着咨询设计企业信息化建设的不断推进和企业经营生产环境的变化，传统的人员证书档案手工管理方式和线下借用模式已难以满足企业的需求，其各种弊端开始显现。基于此，在当前信息网络技术快速发展的背景下，某咨询设计企业档案部门为了更好服务于企业生产经营活动，已开始探索利用信息网络技术构建人员证书档案管理系统，以促进人员证书档案的管理效率和服务水平的提升。
2 用户需求调研分析
人员证书档案管理系统的设计需建立在对用户需求调研分析的基础上，因此，某咨询设计企业对用户进行了调研和分析，并从三个维度来分析总结了用户需求及其特点。
2.1 证书借用申请角度——企业经营、人力资源管理等部门人员。（1）可在系统中简单快速地检索到所需人员证书档案的信息：证书档案的状态（是否在库）、名称、类型、所属人、有效期等。
（2）可浏览、下载所需人员证书档案的电子扫描件。
（3）可在线申请借用人员证书档案的原件，并可以跟踪申请流程和办理情况。
（4）在分部的借用申请人员，无需奔赴总部的档案部门去取证书档案的原件，希望档案部门能以最快的速度送达所需证书档案。
2.2 证书借用审批角度——相关部门领导人员。（1）出差在外也可以通过网络和移动端进行在线审批。
（2）查阅审批记录，掌握相关的经营生产动态。
2.3 证书管理角度——档案管理人员。（1）可在线管理人员证书档案：将归档接收的人员证书档案的相关信息录入到系统中，并可以进行“添加”“删除”“修改”“审批”等操作，对系统中的信息进行动态管理。
（2）在线办理借还。
（3）在线查询以往的借用记录信息，并可对记录信息进行统计分析，为企业决策提供数据支撑。
3 人员资质证书档案管理系统设计——以某咨询设计企业为例
3.1 系统设计的原则。（1）全程在线：将人员证书档案的申请、审核审批和借用管理等全部流程进行线上办理，是人员证书档案系统设计的初衷，也是人员证书档案管理未来的发展趋势。
（2）简单易用：由于人员证书档案的借用需求具有紧迫性和时效性，而经营等部门的借用人员又没有过多时间和精力去学习掌握较为复杂的系统及流程，因此，系统的设计在操作方面要简单易用，尽可能节约学习的时间。
（3）响应快速：如上所述，人员证书档案的借用需求具有急迫性和时效性，因此系统响应要尽可能及时，避免因系统响应过慢而影响借用工作，进而对咨询设计企业的经营等工作产生不良影响。
（4）安全性：人员证书档案对企业和证书所有人来说至关重要，它不仅体现了企业和证书所有人的专业水准，还包含了企业的商业机密，因此，该系统的设计要在安全上有所保障，避免人员证书档案信息被非法攻击和泄露。
3.2系统设计的模型和操作流程
3.2.1 系统模块及功能。某咨詢设计企业档案部门根据用户需求调研和分析的结果，并依据系统设计的原则，设计了涵盖申请、审批和管理等功能模块的咨询设计企业人员证书档案管理系统。
（1）申请模块。申请模块是指可供相关人员根据工作需求在系统中填写所借用申请的功能模块。一般由相关人员根据生产经营任务，借用所要参与项目咨询设计人员的相关证书档案。申请模块作为该系统的第一个模块，是审批模块和管理模块的前提和基础。该模块主要包含申请人及申请借用信息的填写功能、选择所需人员证书档案添加到借用申请单的功能、将申请单发送至相关部门进行审批的功能。此外，申请人员在填写申请的时候，还应选借用类型是“原件”还是“电子扫描件”。
（2）审批模块。审批模块能够满足相关部门领导对人员证书档案借用申请信息进行审核审批的需求，主要是一种对申请信息进行审批的功能，审批意见主要包括同意借用（点击“执行下一步”，流转到档案部门办理）和不同意借用（将申请连同意见一起返回给申请人员）两种。
（3）管理模块。管理模块主要有以下功能：
一是人员证书档案管理的功能。档案部门能够对人员证书档案系统的相关信息进行添加、上传、修改、删除等管理操作。一般而言，企业人力资源部每年会将相关人员证书归档到档案部门，由档案部门集中统一管理和提供利用。档案部门接收到人员证书档案后，会将证书信息（证书名称、类别、归档时间、所属人等）录入到系统中，同时对证书档案原件进行高清扫描，将电子扫描件上传至系统，可供企业相关人员浏览和下载。
二是人员证书档案借用申请办理功能。档案人员还可以对人员证书档案的借用申请进行借还办理。档案部门在线接收借用申请任务，并根据相关申请调出原件或下载电子扫描件，送至申请人员处。人员证书档案归还后，消除记录登记，将人员证书档案归还入库。
三是查询统计的功能。档案人员通过系统的检索功能，随时查询系统中的数据，并可对以往借用申请记录和利用情况进行统计。
3.2.2系统操作流程。图1是某咨询设计企业人员证书档案管理系统的操作流程，具体步骤如下：
（1）人员证书档案借用申请。申请人员进入申请模块后，系统会自动显示申请人的基本信息（如姓名、所在部门、借用日期等）。申请人只需填写“预计归还日期”“审批部门”“用途”等申请。申请信息填写完整后，申请人点击“添加”按钮，可从系统中的人员证书档案库中依次检索和调取所需人员的证书信息，并可进行多次添加，如果操作错误，可以随时点击“移除”按钮，将选择的人员证书档案从申请单中移除。添加完毕后，申请人可点击“送审批部门”，此时，电子申请单便流转到相关审批部门，由部门领导进行审批。
（2）人员证书档案借用审批。在审批模块中，相关部门领导能够对人员证书档案借用申请信息进行审核审批。相关部门领导接到申请后，判断申请是否符合相关要求和工作任务需求，从而做出“同意”或“不同意”的批示和操作。相关部门领导如果认为申请信息有问题，则会填写审批意见，返回给申请人，由申请人重新申请。如果同意申请，则会点击“执行下一步”，该申请信息则会流轉到档案部门，由档案部门进行借用办理。
（3）人员证书档案借用办理。档案部门接收到经相关部门领导审批的借用申请后，会对相关信息进行核对，经核对无误后，则会点击“接受申请”。如果申请人借用的是电子扫描件，则由档案人员下载后发送给申请人；如果申请人借用的是原件，档案人员将会按照申请单从库中调出原件，送至申请人处，若是子公司或分部工作人员借用的，档案部门则会安排公司班车送达。人员证书档案借出后，档案人员会将库中的人员证书档案的状态由“在库”改为“不在库”，同时登记借用申请人、借用时间、审批部门（人员）等信息。最后，当申请人将证书原件归还至档案部门，档案人员会随之将相关人员证书档案的信息进行登记修改，并将原件按照固定顺序放回库中。至此，整个借用流程完全闭合。
4 系统设计的优点、应用效果和不足
4.1 系统设计的优点和应用效果。该系统一期项目自2016年2月开始筹建，于2017年2月基本建设完成，已在全企业范围内运行将近一年的时间。在系统运行和应用中，该系统体现了以下设计优点和效果。
（1）全流程在线办理，打破时空限制，提高服务效率。从系统设计和操作流程可以看出，该系统可满足人员证书档案的在线借阅、在线审批和在线借用处理等，可谓是全程在线办理。与传统的人员证书档案借用办理模式相比，打破了时间和空间上的限制，避免了异地借用、审批等带来的不便，不仅降低了借用人员、审批部门领导的时间和精力成本，还大大提高了办事效率，最大限度地保障了企业经营等业务的顺利完成。例如，按照传统的方式，从相关人员申请借用到最终获取证书，一般需要几个小时甚至几天的时间，而通过该系统办理，总部人员完成整个流程一般只需十几分钟，子公司和分部也只需1-3个小时。
（2）实现了数字化和网络化管理，提高了人员证书档案的管理水平。人员证书档案具有数量大、种类多和利用频繁等特点，传统手工管理方式和线下管理模式，不仅管理效率低，且容易出错。该系统的设计和运用，实现了人员证书档案的数字化和网络化管理，不仅降低了管理的复杂性，而且给人员证书档案的归档、编目、检索和统计等工作带来了极大的便利，提升了人员证书档案的管理水平。
（3）便于档案部门掌握人员证书档案的利用规律，助力企业市场竞争力的提升。该系统具有查询和统计借用记录的功能，可供档案部门查询和统计以往的借用记录，包括借用的人员、部门、证书、证书类型和借用的用途。通过对这些数据的统计分析，档案部门可以掌握哪些部门和人员经常借用人员证书档案，哪些人员证书档案以及哪些类型的人员证书档案会被经常借用，借用的人员证书档案经常用于什么事项。通过对这些数据的查询和统计，可以帮助档案部门了解和掌握人员证书档案的利用特点和规律，从而为企业的经营和生产提供决策支撑，最终有助于提升档案部门的影响力和咨询设计企业的市场竞争力。2018年3月份，该企业档案部门利用该系统的查询统计功能，快速调取了2017年的借用记录和数据，形成了《某咨询设计企业2017年人员证书档案利用统计报告》，并上报至企业生产经营领导班子，为领导决策提供档案服务。
（4）在一定程度上保障了人员证书档案原件的安全。人员证书档案具有唯一性，一旦丢失和损坏，难以补办。人员证书档案企业经营的基础资源，经营人员外出投标要经常借用，借用频率高，原件一旦保护不善，容易丢失和损坏。而人员证书档案管理系统的设计，可以满足电子扫描件的上传，在招标单位不要求原件的前提下，借用人员可申请借用电子扫描件，既方便携带和展示，又较大程度上保护了原件的安全。据统计，2017年某咨询设计企业的人员证书档案原件被借用了311人次总计756件，较2016年下降了约38%，而人员证书档案电子扫描件被下载借用了107人次总计322件，而2016年未提供电子扫描件的借用服务。原件借用频率的降低和电子扫描件借用的激增，确保了人员证书档案原件的安全。
4.2 系统设计存在的不足和改进。由于该系统尚处于初步运行阶段，人员证书档案尚未全部录入到系统中，所以系统的人员证书档案信息还不够全面。目前，为了满足企业对人员证书档案的需求，该咨询设计企业的档案部门正抓紧时间进行录入，相信在不久的将来即可确保人员证书档案信息的完整齐全。
此外，随着当前手机移动媒体的快速发展，该咨询设计企业相关人员提出了利用手机客户端实现人员证书档案的在线申请、审批和办理等需求。稍显遗憾的是，由于条件的限制，目前该系统还只能在PC客户端运行。不过，当前该咨询设计企业已着手系统的二期建设，重点开发手机移动客户端，满足手机在线办理的需求。一旦实现该项功能，无论是借用申请人员、审批领导，还是档案人员，都可随时随地在手机移动客户端开展相关工作，工作效率也将得到进一步提升。
（作者单位：郑州市水利建筑勘测设计院 来稿日期：2018-06-01）
