疫情背景下企业实现无接触式人力资源服务的数字化解决方案
延峰
中图分类号：F272.92 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）05-156-02
摘 要 新冠病毒是通过近距离的飞沫或者接触进行传播，具有很强的传染性。企业人力资源部门应尽量使用信息技术手段，转变管理模式，尽力打造数字化的工作场所，利用新技术推广无接触式人力资源管理和服务。本文介绍了在线学习、远程招聘、电子劳动合同、员工自助服务终端机等多种通过互联网技术实现无接触式人力资源服务的新手段。
关键词 无接触 人力资源服务 在线学习 远程面试 电子劳动合同 员工自助服务终端机
新冠病毒是通过近距离的飞沫或者接触进行传播，具有很强的传染性，目前有效防止交叉感染的方法，就是减少人与人之间的接触。由此，一种新型的服务方式被大力推荐使用，那就是“无接触”服务。在企业全面复工复产的情况下，作为人力资源管理工作者，在招聘入职、合同签订、员工培训、干部考核、档案调阅、开具证明等多个环节需要与员工接触，在这种情况下，企业人力资源部门应尽量使用信息技术手段，转变管理模式，尽力打造数字化的工作场所，利用新技术推广无接触式人力资源管理和服务，同时提高协同效率、业务透明度和员工敬业度。
一、无接触式人力资源服务解决方案
企业为实现无接触式人力资源服务，应在人事管理、薪酬管理、招聘管理、绩效考核、培训管理等各个管理领域推动流程的全面线上化运行，通过“制度流程化、流程表单化、表单信息化”的方式将人力资源运营管理的方方面面落实到数字化系统平台中，实现业务集成化、流程自动化和智能化的高效运作。通过网络会议、视频直播，把线下会议直接转成随时发起的网络会议，提高沟通效率。通过智能化的员工服务，提升员工整体体验，让员工可以随时自助式的完成跑流程、办证明、查薪酬等人事服务，徹底的改变原来传统的人工操作方式。本文介绍了在线学习、远程面试、电子劳动合同、员工自助服务终端机等多种通过互联网技术实现无接触式人力资源服务的新手段[1]。
（一）在线学习
在线学习（E- Learning）是指通过互联网技术进行内容传播和快速学习的方法。企业的在线学习是通过网络为企业员工提供个性化、没有时间与地域限制的持续教育培训方式，其教学内容是根据企业发展和岗位需要所确定的体系化教程。
在线学习与传统的培训方式相比，具有特殊的优势。在线学习的课件可以反复学习，能够强化学员的记忆，同时打破了时间和空间的限制，学员可以利用碎片化时间进行随时学习。在线学习不需要集中在固定的地点，所以不需要出差，可以节省差旅费、住宿费，培训组织成本大幅降低。培训人数不受限制，更多的员工可以参与到培训课程中来。可以组织广大员工参与微课制作和线上培训，激发员工参与培训工作的热情，营造人人制作微课、人人都是讲师的氛围。对于培训效果的评估方面，在线学习系统可以将学习、作业、考试、反馈等环节整合起来，综合保障学习的效果。在疫情期间，企业应充分利用在线学习的优势，通过课件学习、在线直播等形式，在有效减少人群聚集的情况下，达到较好的培训效果，实现培训工作的转型。
（二）远程面试
传统的招聘是求职者到达用人单位与用人单位进行面对面沟通。远程面试系统主要通过视频面试来完成招聘的过程。远程面试能够快速了解对方，节约求职者和企业招聘成本，实现跨地区的招聘工作，节省大量的差旅费用[2]。
远程面试可以轻易延伸到世界的每一个角落。无论求职者在哪个地方或哪个国家，通过视频就可以快速进行沟通。随着互联网的日益发展，远程面试迅猛发展，已经成为招聘行业不可缺少的招聘方式，而新冠疫情的发生将加速远程面试的普及，视频面试必将逐渐取代传统的现场招聘形式并成为主流。
（三）电子劳动合同
传统劳动合同管理需要大量的纸张，管理成本高，效率低下。劳动合同动辄几十上百页，而且大多数公司都规定劳动合同上不能出现涂改的情况，因此员工填写劳动合同时一旦失误就要重新填写，劳动合同成本较高；劳动合同签署完成后公司需要将合同存档，日后的查询和管理都需要从档案库中调取，十分不便。劳动合同到期后，工作人员一旦忘记与其续签劳动合同，则面临法律风险。
电子合同是一个电子数据，主要利用密码学技术的电子签名，通过网络采用电子数据交换等形式订立的合同。电子合同是通过电子形式签署的，不需要打印纸质合同，降低了使用成本，在电子合同上填写信息时就算填写失误也可以很方便地修改，使用更加方便。合同签署完成后人力资源部门可以直接将电子数据保存在系统中，不需要将合同存储在实体房间，也不需要额外的管理人员，降低了管理成本。由于是电子数据，合同签署完成之后，企业对合同的查询和管理也比传统合同要方便很多。
新冠疫情发生后，国家相关政府部门加快推动电子劳动合同的普及。人力资源社会保障部办公厅印发《人力资源社会保障部办公厅关于订立电子劳动合同有关问题的函》（人社厅函〔2020〕33号），对电子劳动合同的法律效力做出官方认可，这无疑会加速电子劳动合同的推广和普及。
（四）员工自助服务终端机
员工自助服务终端机是由显示器、打印机、印章机、二维码扫描器、摄像头等硬件组成的为员工提供自助服务的多功能设备。员工可以通过该设备进行个人信息查询、工资查询、休假申请、培训报名等功能，同时可以实现劳动合同、收入证明、在职证明等各类材料的打印。
员工自助服务终端机可以有效提升员工的满意度，把原来需要跑人力资源部的工作或者需要层层审批的工作变为“立等可取”的极致使用体验，员工对人力资源服务的满意度会明显提升[3]。同时，人力资源部门的工作量也会明显降低，特别是对于员工遍布全国甚至全球的大型企业来说，在一些员工数量较少的地区甚至可以不再设置人力资源管理人员，而是通过手机APP结合员工自助服务终端机提供必要的人力资源服务，大幅降低人力资源管理成本。在疫情条件下，员工自助服务终端机也成为减少员工流动，提供无接触式人力资源服务的有效手段。
二、总结
企业应该把新冠疫情带来的危机转变为推动数字化转型的契机，全面提升人力资源系统的数字化、智能化水平。我们已经从信息化时代进入数字化时代和智能化时代，与信息化时代相比，数字化时代的最大特点是通过信息系统的建设，实现业务的提升甚至转型。因此，企业要以新冠疫情为契机，把数字化与业务流程标准化结合起来，把数字化与打破部门壁垒加强协作结合起来，把数字化与管理变革创新结合起来，最终实现提升数字化能力和企业竞争力的目标。
参考文献：
[1]韩杰.员工自助服务终端系统的研究及应用[J].山东煤炭科技，2015（2）：196-197.
[2]田圣海.人力资源数字化革命[J].管理经纬，2018（6）：19.
[3]法豸.劳动合同电子化将如何影响HR[J].中国人力资源社会保障，2019（7）：30.
