关于医院基建档案管理工作的思考

    陈雷

    【摘要】基建档案是医院档案中的重要组成部分。它记录了整个工程建设的全过程,也是工程建设、竣工验收、交付使用的必要条件。近年来,我国经济飞速发展,国家加大了对医疗卫生事业的投入。因此,医院基建档案这一特殊的信息资源也十分重要起来。本文先分析了医院基建档案的重要性,又着重阐述了医院基建档案管理工作中存在的问题,并进行了措施分析,希望能够为医院基建档案的管理及医院的长远发展打下坚实的基础。

    【关键词】医院;基建档案;作用;管理;措施

    医院基建档案是医院在建设活动过程中形成的第一手材料,是对医院基建在建设、改建、维修及使用过程中的真实记载。医院基建档案不仅投资较大,而且周期较长,环节较多,内外协作关系十分复杂,这就对医院基建档案管理工作提出了更高的要求。如何加强医院基建档案的管理工作,提高基建档案的完整率,使其为医院经济建设和医疗事业的发展更好的服务,是值得我们深思和探讨的问题。

    一、当前我国医院基建档案管理中存在的问题

    (一)缺乏基建档案管理的复合型人才。基建档案是工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸和声像等各种历史记录,对于后期的维护管理具有重要的意义,因此,需要对建设过程中的各项技术资料进行收集、整理,进而形成完整的档案。基建档案管理对档案管理人员的要求较高,不仅需要具有档案管理方面的专业知识,同时还要了解基建过程中的各项技术资料,才能够确保基建档案的高效管理。但是在实际操作过程中,部分医院的档案管理部门缺乏这种复合型人才,要么是熟悉档案管理知识,但是对基建过程中技术资料知之甚少,所以在收集资料的过程中,容易造成技术资料的缺失;要么是从事基建工程的管理人员,负责档案资料的整理,但是由于缺乏档案管理专业知识,所以在分类以及整理过程中比较混乱,不利于基建档案管理工作的高效开展。

    (二)保障制度有待完善。虽然我国《档案管理办法》颁布实施了多年,但是部分医院没有制定相关基建设备档案的收集、管理制度;有些医院所制定的基建设备档案规范因政策水平的差异而大相径庭,所以不利于医院基建档案管理工作的有序开展。

    (三)基建归档质量有待提高。医院主体建设工程从立项到竣工需要较长的周期,而在此过程中会不断的产生新的材料,而有些医院的基建档案却没有将各个时间段的资料收集齐全,致使基建档案资料不完整,对以后基建档案管理工作的开展产生一定的影响。

    (四)档案资料载体缺失。按规定,基础建设施工过程每个阶段均要留下照片或是其它电子文件,但在实际操作过程中,由于种种原因导致声像档案的收集效率不高,进而缺失很多珍贵的资料,从而影响到基建档案的管理质量。

    二、如何加强医院基建档案管理的措施分析

    (一)加强基建档案管理队伍建设。基建工作是医院经营发展过程中的重要组成部分,是医院开展各项业务的基础保障,所以医院档案管理部门应该高度重视基建档案管理,并且设置专业人员进行基建档案管理工作,从而提高基建档案管理的效率,为医院的正常运转创造有利的条件。由于基建档案管理不同于其他档案的管理,其中涉及到很多技术性的资料,所以对档案管理人员有较高的要求,不仅要具有专业的档案管理知识,同时还要熟悉基础建设流程,了解各项技术资料之间的关联,从而确保基建档案管理工作的有序开展。所以医院档案管理部门应该注重对这种复合型人才的培养,为基建档案管理工作的高效开展奠定坚实的基础。

    (二)完善保障制度。基建档案和别的档案不同,比较大型或重点的建设项目,在基建档案馆是一定有一份备案的。因此,医院档案馆可以对大型、重点基建项目和本医院的一般基建项目档案管理分别对待,只需保存医院经常利用的基建档案。这样可以在减少人力、物力、财力的同时达到基建档案归档和可利用的效果。

    (三)提高基建档案归档质量。进行部门立卷之后,医院的基建档案最终还是要由基建部门移交到档案馆,这就要求档案部门制定一个可行的接收、移交制度。切实可行的基建档案接收、移交制度,可以改变档案馆对基建档案管理的被动性,从而能够主动有效地进行指导、监督,使基建档案及时的、规范的归档。医院主体建设工程从立项到竣工验收要经过一年甚至几年的时间,有的建设工程虽已完工,但因工程款结算或其他问题仍未验收完毕,每年都有新的文件材料形成,这些文件材料与该工程相联系,是反映该建筑实际建设过程的真实记录,都应按该工程项目立卷归档,这样才能保证案卷的成套性不受影响,有利于今后的档案管理利用工作的顺利进行。

    (四)创新管理。从基建档案形成情况看,多数医院虽有悠久的建院史,但又非专门建筑单位,所以基建档案跨越历史时间较长,绝对数量较大,每年新增档案数量相对有限。因此,如果购置专用扫描设备,在将现有竣工图纸材料集中扫描完成后,未来每年的工作量是不充分的。考虑到投入-产出相比关系,医院档案部门专为基建图纸扫描而购置大型、高效扫描仪,经费投入过高,且相对于专业建筑设计单位工作量,投入与产出不成比例。为此,可采用社会化服务方式,由建筑设计专业图文公司负责将基建图纸进行扫描,完成图形文本及光盘刻录工作。

    三、结束语

    实施基础建设是医院能够正常运转的重要基础,及时准确地对基础设施建设过程中的各项资料进行收集、整理,并以档案的形式进行系统化管理,是为后期的维护、管理以及扩建、翻修等工作提供有利的参考依据。因此,医院应该加强对基建档案管理工作的建设,加强基建档案管理人员队伍的建设,建立完善的基建档案管理体系,提高管理质量,并随着时代的发展,不断创新管理模式,进而确保医院基建档案管理工作有效顺利的进行。

    参考文献

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    [2]高攀,张英,洪海鸥.医院基建档案的重要性及有效管理[J].中国农村卫生事业管理,2011-01-20.

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