浅谈会计档案的管理

    李春星

    会计档案是在财务活动中形成的,是一种重要的专业档案。如何管理,使其达到规范化和标准化的程度,是目前急需解决的问题。

    一、会计档案的特点

    1.专业性:会计档案是由会计部门形成的,反映的是资金往来情况,具有很强的专业性。

    2.数字反映性:会计档案的记录形式,是通过表格加数字来反映资金活动状况的,而不是文字叙述的形式,这是会计档案最突出的特点。

    3.准确的时间性:每一笔账、每一张凭证都要有准确的年、月、日记载,具有明显的时间凭证作用。

    4.账簿与凭证相关性:虽然会计档案中账簿与凭证分别立卷,但是两种形式的记录数字是相互关联的,起着彼此制约的作用,因此,必须保持账簿与凭证的统一。

    5.页码固定性:会计档案一旦形成,无论是账簿还是凭证,编好页码后,既不能窜动,更不准随意去掉或撤换,一定要保持原貌,否则就会混乱,账簿与凭证就不能相吻合。

    二、会计档案的构成及其整理要求

    会计凭证:它分为原始凭证和记账凭证两种。会计凭证是记录经济业务、明确经济责任的书面证明,也是登记会计账簿的依据。在整理会计凭证时,对一些破损的原始凭证要修复裱糊,原始凭证的折叠要小于或等于记账凭证的规格;在立卷中,要清理记账凭证上所有的附属物,如大头针、曲别针等。立卷后应在卷皮上详细填写日期、类别、页数、顺序号及保管期限等。凭证的排列一般采用按年度流水编号的方法排列。

    对于会计账簿也应在其封面注明名称、年代及顺序编号。每到年终,应把年报、季报和月报三种报表分别按时间顺序排列整理立卷。

    三、会计档案的规范管理

    首先,要提高对会计案工作的认识。无论是领导,还是档案专职人员,都要学习好《档案法》和《会计档案管理办法》,只有在提高认识的基础上,才能做好这项工作。档案人员要加强专业学习,掌握会计档案管理方面的知识,不断提高管理水平。

    其次,建立健全会计档案管理制度,实行科学管理。会计档案的收集、整理、立卷、归档、鉴定、保管、利用及销毁等一系列环节和程序,都要严格执行《会计档案管理办法》中的规定和要求。

    第三,会计档案要按凭证、账簿和报表三种类型分别排列,系统编号,并按规定分别划分不同保管期限。各种保管期限的档案分别编制目录。会计档案一般可以在会计部门保管二年,然后如期向档案室移交。档案室应按不同保管期限分别排列上架,做到方便保管和利用。

    第四,配备专业人员,提高综合素质。会计系统是由人来操作的,一个系统是否安全,不但取决于系统本身,更应该注意操作使用人员的素质,未经有效的业务训练和不具备良好职业道德的员工本身,对系统的安全是一种威胁。要提高会计人员计算机业务素质,必须大力加强人才培训的力度。企业应立足于国际水准,培养或聘用一批高级技术人才,推动企业电算化事业由“核算型”向“管理型”、“智能型”转变。各基层单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识,培养复合型人才,为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。同时,要加强并制定实事求是的会计电算化人员培训计划,要注重实效,不搞一刀切。对会计人员、系统维护人员、系统管理人员,应按不同内容、不同要求进行培训。对系统维护人员,应尽量聘用社会上的计算机专业人员,毕竟,计算机系统维护是一项专业性很强的工作,对这些计算机专业人员只要简单的会计培训,就可以收到良好的效果。

    四、适应信息技术的发展,进一步加强会计电子档案管理

    随着经济的飞速发展和现代信息技术的广泛应用,会计档案的载体也发生了质的变化,由原来单纯的纸质载体,变为纸质载体和磁性介质载体共存的局面。因两种载体无论材质、性能还是保管、利用方式都迥然不同,所以会计档案的管理也面临新的挑战。在传统会计档案管理的基础上,建立健全电子档案管理制度,保证从电子文件形成、使用、维护、收集整理、归档,到保管、开发利用、鉴定等各个环节都有完善的管理制度并严格执行,实现会计电子档案管理制度化和规范化。

    1.建立完善的内部控制制度,严格实行岗位责任制。各岗位之间职责分明,相互间有一定的制约、监督作用,采取不相容职责相分离的措施。

    2.采用多种技术,通过权限设置、加密、防写处理等措施,防止随意进行数据恢复和拷贝,确保电子档案的安全。

    3.会计电子档案备份和恢复是保证会计数据安全、准确、真实的重要措施。管理人员应对会计电子档案进行双备份或多备份,并分地点保管。

    4.定期对归档电子文件进行检测(包括外观检测和逻辑检测),是保障其数据安全的重要措施,以便发现问题及时补救,做好数据维护工作。

    5.归集整理会计电子档案要注意同时收集档,保证用户对会计电子档案系统进行操作利用。

    6.采用全过程实时记录系统,对电子档案进行跟踪记录,对所有进入系统的人员都有所监督。系统的日志文件至关重要,它以文本的形式记录下财务系统操作人员和操作时间,对保护会计电子档案有重要价值,应加强管理。