谈档案的凭证作用在日常生活中的运用

    徐润姣

    [摘 要] 档案在百姓生活中随处可见，但是多数人不太了解它的作用，也不重视保管好自己家的档案让它发挥应有的作用。通过作者多年在学校档案管理工作中的经验，总结了日常生活中常见的档案形式以及档案的凭证作用在人们日常生活中的运用，期望人们在日常生活中重视档案的保管，学会利用档案，让它发挥更大的作用。

    [关键词] 档案 档案的凭证作用 档案的运用

    中图分类号：G271 文献标志码：A

    档案在人们生活中随处可见，但是多数人不太了解它的作用，也不重视保管好自己的档案以及让它发挥应有的作用。文章通过档案的凭证作用在生活中的运用的论述，让人们进一步认识档案的作用并重视对档案的保管和利用。

    一、档案的定义

    档案是过去和现在的国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数字等形式的历史记录，即档案是有保存价值的历史记录。因此，档案对国家、社会、团体、个人都具有重要的作用。

    二、档案的分类以及日常生活中常见的档案种类与形式

    按记录档案的载体来分，在中国古代时期有大量的甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案；到了中国近现代，纸质档案成为普遍的、数量占绝大多数的档案形式；现当代，以胶片、相纸、磁带、光盘、硬盘、电子计算机等等新型材料为载体而形成的音像档案、视频档案、电子文件档案等，在日常生活中也大量存在。按档案内容来分，可分为：文书档案、科技档案、专门档案，其中，专门档案包含个人人事档案、户籍档案、教学档案、学籍档案、基建档案、会计档案、医疗档案、保险档案等。

    近年来，还产生了“家庭档案”这类档案，它指是家庭和家庭中的每个成员在学习工作和社会活动过程中形成并保存起来以备日后查考使用的各种档案资料。家庭档案按载体不同可分为三类：一是纸质档案类，如学生入学通知书、毕业证书与成绩单，各种证件、荣誉证书，购买各种用品的发票收据与登记表，健康体检表与病历本，经济方面的投资（借款）协议、存折、银行卡、保险合同等；二是音像、视频档案类，如各种照片、录音录像带、电子视频等；三是实物档案类，如一些奖杯、奖牌、文物古董等有价值的物品。

    三、档案的作用

    档案的本质属性是原始记录性，它所提供的信息具有原始性、真实性。正是由于档案的历史真实性，它成为人类宝贵的文化财富，具有重要作用。按其作用的性质来分，档案的作用表现为直接性的凭证作用和间接性的参考作用两个方面。一方面由于档案保留着它形成时当事人的笔迹、签名等原始的真迹，因而具有凭证作用，另外，有些证书、证件、合同、协议书等档案文件是专门作凭证用的；另一方面档案在国家的政治活动、经济建设、文化建设、国际事务，以及在单位工作中、个人的工作生活中，都起到重要的服务、参考作用，可以推动工作顺利完成。凭证作用是档案价值的核心部分，也是档案的权威性所在。

    四、档案的凭证作用在日常生活中的运用

    由于人们利用档案的目的不同，它在日常生活中的作用就有凭证作用和参考作用的区别。例如，有的单位或个人利用档案进行诉讼、解决争端纠纷、保险的理赔等事务，此时档案所起的作用就是凭证作用；有的单位或个人利用档案，是为了制定年度计划、写工作总结、制定新决策、从事某些创新活动要参考旧资料，这时档案起到的作用是参考作用。笔者主要从四个方面阐述它的凭证作用在日常生活中的运用。

    （一）利用档案的凭证作用，促进工作顺利进行

    1.人事档案在个人工作中起着重大作用

    很多人都知道，要想应聘或者调入新的机关、企事业单位工作，首先必须通过调动“人事档案”，还要被新单位的人事部门（或者它的上级主管部门）审查“人事档案”合格这两关，我们调动工作才有可能顺利进行，如果“人事档案”有问题或者缺漏不齐，调动就办不成。这“人事档案”，只是我们一生的工作活动产生的档案中的很少一部分，只因为它记录了我们的政治思想表现、工作经历、工作业绩、工资待遇等情况，是政府权威认可的“档案”（盖了很多公章的），所以成了我们工作活动的重要凭证，因而具有非常重要的作用[1]。

    2.学籍档案在工作学习中起着重大作用

    学历证书（即毕业证），人们都知道它在工作和生活中有重大凭证作用，丢失了它，就会遇到好多困难和麻烦事，丢失毕业证书的本人还会一辈子遗憾。有什么办法可以弥补此损失呢？办法有，就是补办学历证明。我工作的学校，每年都有20多位校友因高中毕业证丢失回校找我补办“高中学历证明”，有些校友是正在读国内大学要用它来办理申请出国留学事宜，而很多校友是已经获得了大学毕业证、硕士毕业证，他们在调动工作后新单位审查他的人事档案不完整要求他补交高中学历证明（或者高中学籍档案）存入档案。凡是能在我校档案室保存的档案中查到他们以前学籍档案的校友，我校能迅速帮他们办好“高中学历证明书”，使他们开心地回去办下一步的事情；而查不到学籍档案的校友，就会要求他去找当年教过他的老师写书面证明来证实他的学习经历属实，然后才能开“高中学历证明书”；有几个校友因查到学籍档案中记录他只读了一两年就离校了而只给他开具高中肄业证书。可见，档案凭证决定着事情能否办成功。

    （二）利用档案的凭证作用，使个人利益得到保障

    1.人事档案中的《干部履历表》发挥重要作用

    近几年来，我每年都会接待好几次本市公证处的工作人员，来我单位查阅某某的人事档案中的《干部履历表》、并复印其中记录家庭成员和社会关系信息的档案材料还要加盖单位公章。原因是本单位的退休人员或者已故人员某某，他们办理不动产（或遗产）继承时无法提供相关的户口本、户籍登记表来证明他与他的子女和孙子女是这种亲属关系，现在政府机关认可人们人事档案中《干部履历表》记录的家庭成员、社会关系信息的真实可信度，把它视同为户籍类档案、作为重要的凭证来使用。当父母和子女的《干部履歷表》中记录家庭成员、社会关系信息一致时，它就能起到户籍类档案的作用，使办理不动产（或遗产）继承的事项顺利完成[2]。

    另有两位我单位在编在岗教师，他们也是因为无法提供“父母是他的父母”的户口本、户籍登记表等证明，而把父母的户口关系随迁入我市的事耽搁了很久，后来是我为他们提供了加盖单位公章后的《干部履历表》中记录家庭成员、社会关系信息的档案复印件，才使他们父母的户口关系顺利迁入。

    2.消费之后的档案凭证（发票、收据等），保障个人利益

    某年某月某日，你到某商场购买电器或者美容化妆品等，售货员为你开具的发票、收据，就是你的个人档案，它记录了你（你的姓名）在某时某地做了什么事（购买了什么东西），这些发票收据档案能使你的诸多权益得到保障，如购买后七日内有质量问题包换、免费保修一年、属假冒伪劣产品可到消协投诉并申请赔偿等等，发票收据丢失了，索赔就不会成功。

    （三）利用档案凭证作为思想教育的生动教材，发挥教育作用

    我工作单位旁边的孙中山故居纪念馆，利用有关孙中山先生的大批档案材料长期展出，使前来参观的人们切身感受孙中山先生的伟大精神，从而达到爱国主义教育的效果，它也成为广东省著名的“爱国主义教育基地”。我校班主任老师每年都会组织高一、初一新生到那里参观，接受爱国主义思想教育，使学生获得丰厚的精神收获。

    教育孩子，是每对父母的天职，而有些时候要想让孩子接受父母的教育，就得拿出些硬材料才能有效果。例如：家长拿出自己的获奖证书、发表的论文、编辑出版的书刊等给孩子看以鼓励孩子努力学习、争取好成绩，比光靠口头劝说孩子要努力加油所起到的激励作用更大、更持久；给孩子看深受沉迷网络之害的少年写的悔过日记、反思录，或者观看某些少年犯忏悔的VCD片、电影，孩子所受到的触动、悔过自新的行动要比单靠理论说服教育的大得多、快得多。

    （四）利用档案的凭证作用，解决孩子的入学问题

    孩子到了上幼儿园、上小学的年龄，他们的父母就要操心上什么学校的事情。如果要读公立的幼儿园和小学，本市的政策规定是“就近入学”，即按户籍所在片区划定孩子就读学校，户籍是哪个小区的只能上该小区附近的公立小学和初中。有的人家为了能让孩子入读名牌学校而花高价钱购买“带有学位”的该学校附近的商品房，他们所持有的购房协议上写的“拿到产权证后孩子就能入读某某学校”就是他们孩子能入读此学校的最重要凭证。我认真看过2019年度某中心小学招生章程，它明确写明“XX园小区的有协议学位的家庭户，房产证出证日期必须是2019年3月底之前”，也就是说“带有学位”、房产证出证日期在2019年4月之后的业主的适龄孩子今年是没有资格读该名牌小学的，只能“就近入学”读片区小学。

    我国政府目前对外地户籍学生推行“积分入学”政策，比如中山市的積分入学申请条件是“父母在中山有稳定工作”“父母持有有效的中山居住证（含居住登记）”“提出申请的上月已在中山缴纳社保三个月以上”等等，就是要求家长提供相关的工作证明、长期居住证明以及长期缴纳社保证明的档案凭证（或者记录），没有这些档案凭证（或者记录）的家长，孩子想“积分入学”就不可能。

    档案的凭证作用，将会在人们日常生活中发挥越来越大的作用和更加广泛的运用。

    参考文献：

    [1]任汉中.中国档案文化概论[M].北京：中国档案出版社，2000：71-76.

    [2]杨友秀.档案人员岗位培训教材 档案工作基本理论与方法（修订版）[M].北京：档案出版社，2004：3-32.