浅析事业单位人事档案规范化管理的重要性

    周菲

    摘 要：随着科技信息时代的到来，传统的事业单位人事档案管理逐渐显现出其局限性，为适应新形势，事业单位人事档案管理的改革、创新成为必然。本文简析了事业单位人事档案管理的重要性，对人事档案规范化管理中存在的问题进行了论述分析，提出了相应的对策。

    关键词：事业单位；人事档案；规范化管理

    根据档案的形成者可分为国家机构档案、党派团体档案、企业单位档案、事业单位档案、人物档案等。本文就事业单位人事档案（以下简称档案）的规范化管理进行分析和探讨。

    1 事业单位人事档案的概念和意义

    档案，是指在人事管理活动中直接形成的，记述和反映个人人生轨迹的载体，包括：工作状态、政治思想、学习经历、社会关系、劳动薪酬、奖惩信息等方面的原始记录，组织部门以此载体提供的信息为来源和依据，对个人进行系统、客观的分析、了解、评价。

    事业单位作为我国行政行业划分体系中的重要组成部分，体系内人员信息的真实性和有效性越来越受到大众的关注，将公开化、群众化、民主化贯彻于选人、用人工作的始终，成为适应社会发展的重要步骤。档案重要性可体现在多方面，如干部任前公示制度的实施，使个人信息通过报刊、出版物、电台、电视台等媒介传播，公开场合宣读、播放档案原文等形式为公众知晓，接受公众监督，体现了任前公示的制度价值与法律意义，彰显了档案的历史性、权威性和价值性。

    2 事业单位人事档案规范化管理中存在的主要问题

    2.1 对档案重要性的忽视，造成制度的缺失和信息的失真。档案真实性是完整性的基础，完整性更离不开真实性，只有保证档案的真实性和完整性，才能为全面地、历史地了解个人情况提供可靠的保证，否则就失去了档案客观性、多元性、交错性和共享性的价值特点。

    事业单位个别领导者缺乏建立健全档案管理制度的意识，导致档案失去了应有的真实性和完整性，滞后了现代人才战略的实施；员工对档案重要性的认知度不高，档案意识不强，使得档案管理者在收集、整理、保管、编研基础材料的过程中出现不可控力，造成档案信息的失真。

    2.2 人才的匮乏成为发展的瓶颈。稳定的、专业的档案管理人才短缺，成为档案难以得到革新、突破的最大瓶颈。

    现阶段很多事业单位从事档案管理的人员多为一些面临退休员工或非专业技术人员兼任。他们学历不高、专业知识不足，他们工作散漫，安于现状；有些单位档案工作还停留在手工书写，人工检索，人、卡、物对照的“三旧”管理模式中；缺乏保密意识、改革意识和创新意识，单位内部人员的基本信息轻易对外泄露；现代化管理设备因人而不能物尽其用，处于瘫痪状态，造成资源的极大浪费。

    3 建立、完善事业单位人事档案规范化管理的措施

    3.1 提升整体管理水平

    3.1.1 加强档案意识。以尊重来源、尊重全宗完整性、尊重全宗内的原始整理体系这一档案来源为原则，加强领导者和广大干部、群众的档案意识，提升对档案工作的认知度。

    3.1.2 领导者是保障。有针对性地组织单位领导者学习与档案相关的法律、法规、制度，更新他们的认知观念，真正意识到档案的重要性，并将档案管理纳入日常议事日程，用权威性、强制性、具体性的行政方法确保本单位各项档案制度的落实，是档案规范化管理顺应时代发展的重要保障。

    3.1.3 档案管理人是关键。档案管理人应建立现代档案意识和沟通意识。现代档案意识是伴随着现代化的进程而形成的，在形成和积累方式上不仅是靠国家机关、团体、企事业单位来完成，个体在日常工作、生活中也都有产生和形成档案的可能；在记录形式、载体材料、书写材料的选择和使用上，应重视日后在管理和保管方面的要求。

    与领导者的沟通。档案管理人要取得领导者对档案工作的重视和支持，要利用各种机会和形式向领导汇报情况，可以是定期、随时的，以书面或口头的；尤其是部门在布置工作或研究业务时，应当邀请领导者参加，争取领导发表意见。积极的沟通能使领导者体察到档案工作的繁琐、任务的艰苦、生活的清苦。用自身的主动争取和辛勤的工作付出，用自身的说服力和吸引力，用工作的成绩和效果，赢得领导者的认可与信任，使档案工作得到领导者真正意义上的重视与支持，逐步形成工作的常态化、制度化、规范化。

    与广大干部、群众的沟通。档案管理人要有序为广大干部、群众进行档案知识、法律、法规的宣传教育和普及工作，使他们认识到档案并非可有可无，它是和自己最为息息相关的信息载体，是维系自己前途和命运的历史载体，一旦档案工作出现纰漏，导致档案损毁或丢失，会造成严重的、不可弥补的损失；使他们逐步认识到档案不可替代的实用价值，认识到档案工作重要的地位和作用，支持档案和档案工作的同步开展。

    3.2 建立人才战略机制。人才是档案事业发展的重要资源。如何在信息化时代，将传统档案工作从收集、整理、保管及被动利用的水平，提升到适应形势发展的需要；如何全方位地向社会、单位和个人提供服务，充分发挥档案应有的作用；如何建立规范化的档案管理机制，实现档案事业协调、健康和可持续发展，人才战略机制的建立刻不容缓。

    一是领导者要支持、关心、了解档案工作，提高档案管理人的地位、待遇，调动档案管理人的积极性、创造性，使其安心本职工作。相关管理部门及时了解档案管理人变动情况，抓好各项培训工作，积极组织学习、交流，提高业务水平。

    二是搭建人才舞台，盘活人才资源。从社会和高校引进、招聘有技术、有技能、有知识的专业人才充实档案队伍；树立“以人为本”的观念，营造鼓励、支持、帮助人才干事业的环境，调动其积极性、主动性和创造性，促进人才健康成长；保持人才队伍的稳定性，档案是知识性、专业性、连续性很强的工作，从维护档案工作的长远利益出发，必须做好稳定工作，切实解决他们在工作中、生活中的实际问题，使他们安心、热爱本職工作，促进档案工作的持续、稳定发展。

    三是加快、加强档案管理人的培养。

    首先，政治素质培养。档案管理人应加强学习相关的法律和法规，贯彻落实国家、机关、单位关于档案工作的重要政策和指示，树立扎实的政治观念；遵守档案工作纪律，在按照规定进行档案开发、开放、公布、利用的基础上，转变意识观，培育创新发展的政治理念。

    其次，业务素质培养。巩固加强基础理论知识的同时，加快学习、了解、熟悉与档案工作相关的文化、理论与科学技术等内容，成为业务能力强、协调能力强、综合能力强的现代复合型人才。

    最后，现代管理素质。一是档案管理人要有开拓创新精神。善于发现档案工作的新规律、新方法，创新机制，促进发展，建立研究、探讨档案工作理论的新观念和探索档案工作发展的新意识。二是有市场意识。根据市场需求，开发服务信息、优化服务措施，提高服务质量，利用价值高、可公开的资源，及时推向市场，发挥积极作用。三是建立现代化意识。时代在创新中变化，在变化中进步，在变化和进步过程中由于不同的接触，有融合，有碰撞，档案管理人应追求信息的快速发展、发挥信息的时效价值，立足于当下，适应时代状态，顺应未来趋势。

    3.3 完善数字化建设。将文件转化为档案是一个专业性强、程序复杂的工作，每一卷档案的收集整理，都有非常严格的要求，针对档案材料的特殊属性，防止人为或自然损毁情况的发生，档案管理者不仅要熟悉案卷的整理流程，掌握的档案管理和保护技术，还应建立、完善数字化管理系统。

    很多單位都已开发出文档一体化管理系统，优化和完善了内部档案的网络化管理与利用，实现了档案日常工作环节的计算机处理，实现了在线借阅、查询、监控等网络化管理模式。但随着新型载体档案的不断发展、新型存储介质的不断出现、新型信息技术的不断应用，信息记录与储存的特殊要求在不断变化，基础的技术手段已无法确保一体化的先进性，这就要求档案管理人要适应、学习、掌握新型数字化档案管理技术。

    数字化档案，以档案、电子文件、其他信息资源等非结构化数据为主要管理对象，具有有序处理和集成管理的功能，涵盖了文件生命周期管理实践的全过程，远期目标是建立基础应用、业务应用、信息服务应用和系统管理与维护的平台，从而实现档案管理真正意义上的标准化、科学化。

    （作者单位：郑州人民广播电台 来稿日期：2017-06-19）