基于价值链的本科学生档案管理三阶段分析
朱红 杨莎莎 闫雪
摘 要：本文按照档案移交的时间序列，将本科学生档案分成三个阶段的档案：入校前档案、入校后档案、毕业时档案，三阶段档案工作的延伸为转递工作。然后采用价值链分析方法，分析了本科学生档案管理的基本活动、辅助活动和外部活动，以及这些活动构成的基本价值链、管理制度价值链、管理决策价值链。最后，站在系统工程的角度，分析了本科学生档案管理的系统价值链，更好地体现本科学生档案的自身价值及其管理的附加价值。
关键词：学生档案管理;价值链;三阶段分析;档案工作;系统工程
自迈克尔·波特提出价值链分析方法以来，该方法被广泛应用在经济管理各项研究中。价值链分析的基础是价值。[1][2]价值链主要是企业在创造价值期间所产生价值活动的总称。[3][4][5]价值链分析方法运用系统性方法，提升竞争优势。学生档案系统也是由各项价值活动相互作用而成的系统，因此，适于用价值链方法分析。
1 基本活动构成的三阶段管理基本价值链
1.1 三阶段本科学生档案。本科学生档案从时间序列来看，分成三个阶段的档案：入校前档案、入校后档案、毕业时档案。
1.1.1 入校前档案。入校前档案是高校本科学生档案的初始档案，包括高中档案、高考档案和入团档案，其重要性在于这些档案是反映个人简历、家庭状况、学习状况、健康状况、品德、奖惩、诚信、社会实践等情况的凭证和依据，在学生工作之后，如果缺失就无法弥补。
其中，高中档案主要指普通高中毕业生登记表，围绕着普通高中毕业生登记表，还有学习成绩表、体能测试表、社会实践表等档案，高中档案与本科生在校档案相比，完整性相对较差，也没有统一标准，各个省份高中档案的名称和内容也有较大的差异，例如，天津的高中档案相对较为完整，档案分散，但是涉及高中毕业生的各个方面。山西则一个综合发展报告，就涵盖了高中档案的各个部分。高考档案是高中生报名参加高考到院校录取过程中形成的档案，分为来自生源地的档案和本科生入学之后本校教务处或者招就处等招生管理部门提供的档案，这些档案主要是高考报名表、高考体检表、高考成绩表。入团档案是团组织工作中形成的档案，主要指中国共产主义青年团入团志愿书。
1.1.2 入校后档案。入校后档案是学生档案管理的中间档案，是本科生在校四年的动态档案，主要包括入党材料和奖惩材料。目前关于在校档案收集范围的研究，有扩大的趋势，提出增加学生的个人信贷情况等诚信档案、通过心理咨询测评等形成的心理素质档案、各种专业或职业资格考试等技能档案，[6]全面反映本科生在校期间的学习经历和成长经历，以及政治表现、思想品德、身心健康、社会实践、公益活动、技能水平、奖惩情况、自我评价、学校鉴定等[7]情况，为用人单位选拔合适的人才提供依据。
扩大在校档案的收集范围，有其必要性和可行性，如果高中档案都要征集品德、奖惩、诚信、社会实践等材料，本科生档案更应该扩大征集范围。
1.1.3 毕业时档案。毕业时档案是本科学生档案管理的终极档案，是本科生毕业前入档的静态档案，主要包括学籍登记表、学生成绩表、学籍卡、毕业生登记表、学位授予材料等学籍材料，双学位材料，派遣证白联，考研调档函，以及体检表、党员材料、各种优秀表等材料。其中，比较关键的学籍档案是毕业生登记表、学籍卡、学生成绩表、学位授予材料。入党材料是随时移交的，入校后可以逐年移交，也可以在毕业时统一移交，而且在毕业时必须移交。
根据作者的调研，高校不是很重视高中档案，从高中转来什么材料，就是什么材料，缺失也不会通知本科生，有的高校甚至将高中档案登记在册之后，马上密封，等待毕业时不拆封就直接装入本科生档案袋。因为毕业时档案是“三龄两历”认证和干部选拔任用、定岗、定级、晋级的重要材料，高校档案管理部门和接收流动人员档案的人才市场很重视毕业时档案。
根据作者调研，人才市场接收流动人员档案基本要求是毕业生登记表、学籍卡、报到证、转递通知单，这些基本要求的档案都是毕业时档案。
1.2 三阶段档案管理基本价值链。本科学生档案的管理就是围绕入校前档案、入校后档案、毕业时档案三阶段档案管理进行的，因此，入校前档案管理、入校后档案管理、毕业时档案管理这三阶段档案管理，是本科学生档案管理的基本活动，这些基本活动构成了三阶段管理基本价值链。由于这些基本活动是按照档案管理的时间序列分阶段的，因此三阶段管理基本价值链本质是三阶段时间序列价值链，是本科学生档案管理基本价值链，构成这条价值链的节点或者环节，就是三阶段档案的管理。
三阶段档案管理基本价值链的横轴是时间序列，也就是入校前、入校后、毕业时，纵轴则是价值所在，也就是入校前的高中档案、高考档案和入团档案，入校后的入党材料和奖惩材料，毕业时的学籍档案、双学位材料、派遣证白联、考研调档函。
1.3 三阶段基本价值链的延伸：档案转递。本科学生档案管理的基本活动，除了入校前档案管理、入校后档案管理、毕业时档案管理三阶段之外，还有一个基本活动的延伸，即对本科学生档案的转递活动，因此，本科学生档案的转递是三阶段基本价值链的延伸。
依据教育部办公厅、人社部办公厅、国家邮政局辦公室2015年出台的《关于高校毕业生档案转递有关事项的通知》，2015年高校可通过邮政机要通信转递高校毕业生档案。已经与邮政部门签署协议的高校，毕业生档案可采用“邮政EMS标准快递”形式转递。同年中国邮政集团公司发布文件，自2015 年6月1日起，邮政公司各级机要通信机构停止收寄和投递各类大学生档案，引导大学生档案的转递方式由“邮政机要通信渠道”转递转向“EMS 标准快递”。[8]作者曾经调研过山西大学、山西农业大学、太原科技大学、南昌大学、江西师范大学、东华理工大学等高校，目前全部采用邮政EMS方式转递学生档案。
三阶段管理基本价值及其延伸的重要性在于：一是本科学生档案是人事档案的前身。在本科学生毕业后，考取硕士研究生继续升学的，档案转递到攻读硕士研究生的院校，本质上还是人事档案前身的延伸，在工作后成为人事档案;进入政府部门、事业单位、国有企业工作的，有了正式工作，学生档案转递到工作部门，形成了人事档案;自主择业、灵活就业的，学生档案转递到派遣单位，至少是县级以上教育局或者人社局档案管理部门，形成了流动人员档案，流动人员档案本质上还是人事档案。二是作为人事档案前身的本科学生档案，起着承上启下的作用，上承高中和高考档案构成的入校前档案，下启继续升学和参加工作的人事档案前身的延伸或者人事档案本身。从“三龄两历”认证工作来看，出生年月认证的依据基本上是高中档案，学历认证的起始是本科档案。三是本科档案及作为其组成部分的高中档案和高考档案，缺失后无法增补。本科档案材料缺失，档案的不完整影响学生就业后的一些认证和考察。
2 辅助活动构成的三阶段管理制度价值链
本科学生档案管理的辅助活动主要是管理制度的制定、执行以及制度有效性的评估和调整，这些辅助活动是围绕三阶段基本活动进行的，构成了三阶段管理的制度价值链。治理本身就是制度安排，本科学生档案的管理也应该在制度约束下提升治理能力。
三阶段管理制度价值链是由本科学生档案管理制度构成的。由于本科学生档案转递之后成为人事档案和流动人员档案，因此，本科学生档案管理制度的制定，应该以《干部人事档案条例》为基准，参考《干部人事档案材料收集归档规范》和《干部档案整理工作细则》。
邱艳[9]把学生档案管理按照时间序列分为初期接收、中期管理、后期转递。这虽然也是三阶段划分，但是为了突出毕业时档案管理，也为了与前文呼应，辅助活动构成的三阶段管理制度价值链，横轴依然应该是时间序列，也就是入校前、入校后、毕业时三个阶段，同时延伸到学生档案转递。
纵轴依然是价值所在，也就是本科学生档案的各项管理制度，包括《本科学生档案的归档范围和要求》《本科学生档案的交接制度》《本科学生档案的查阅制度》《本科学生档案的转递制度》。
其中，由于本科学生档案的交接是分阶段移交的，因此，《本科学生档案的交接制度》又可以细分为《本科学生入校前档案的移交制度》《本科学生入校后档案的移交制度》《本科学生毕业时档案的移交制度》。
3 外部活动构成的三阶段管理决策价值链
本科学生档案管理的三阶段，不是由院系或档案部门以及学生管理部门和招生就业部门独立完成的，而是学院、档案部门、学生管理部门、招生就业部门多部门联动，共同完成的。
根据作者调研，按照入校前、入校后、毕业时档案归属部门，以及档案转递部门的不同，高校学生档案的管理模式分为五种：档案馆全程管理模式、档案馆主要管理模式、档案馆部分管理模式、学工部主要管理模式、院系主要管理模式。
多部门参与学生档案管理，主要原因在于国家没有明确规定学生档案应该由哪个部门归口管理，各个高校档案研究人员对此的意见和看法也不一致。
学者们既有院系管理学生档案的观点，[10]也有档案部门统一管理学生档案的观点。[11]笔者认为，从规范性的视角来看，档案馆参与学生档案管理比较规范，档案馆参与的管理越多，管理的规范性越强。一是从档案收集来看，档案管理专职人员能够较为完整地收集档案，对不完整的档案督促补缺。二是从档案日常管理来看，学生档案存储在档案馆，安全可靠性较强，不会出现档案丢失的问题。三是从档案转递来看，档案馆负责转递，能够一直保存学生档案去向的留痕。
由于学生档案形成和管理具有多部门联动属性，相对于档案馆来说，院系和非档案管理部门的档案形成和管理活动，就是一种外部活动。
在全国高校都成立了档案管理机构的情况下，这种外部活动影响本科学生档案管理的管理效能，需要有效整合参与本科学生档案形成和管理部门，建立各方面共同参与的学生档案管理体制，才能确保分工明确、密切配合，促进学生档案管理协调发展。各方面共同参与的档案管理体制，因外部活动构成了三阶段管理的决策价值链，该价值链构成的基础是档案管理部门全程或者主要负责学生档案管理工作，横轴依然是本科学生档案管理三阶段及其延伸，纵轴是参与本科学生档案形成部门和非档案管理部门。
4 各项活动构成的三阶段管理系统价值链
本科学生档案管理的基本活动、辅助活动和外部活动，全部围绕着本科学生档案管理的三个阶段进行，这些活动共同构成了本科学生档案三阶段管理的系统价值链，充分体现了本科学生档案管理是一个系统，是各项活动价值的集合体。
在这个系统当中，所有要素都在发挥作用，并且这些要素是相互联系、相互支持、共同发展的。在这个系统当中，尽管各个要素都在发挥作用，但是，还缺乏一个牵头单位引领下的领导和咨询决策、监督组织，这个组织应该是学生档案工作委员会。
从目前国内各个高校的档案管理来看，基本上都成立了档案工作委员会，学生档案工作委员会可以下设在档案工作委员会之下，也可以单独设置。学生档案工作委员会是学生档案管理基本活动、辅助活动和外部活动的领导和咨询决策、监督组织，站在三阶段管理系统的顶層。
本科学生档案管理三阶段的划分，从时间序列上细化了本科学生档案管理的阶段性，思路明晰地概括了本科学生档案管理的工作，也适用于其他学生档案管理工作。同时，将本科学生档案管理工作上升到了一个系统工程上，能够更好地体现本科学生档案的自身价值及其管理的附加价值。
