试论“文件生命周期理论”与“档案生命周期理论”
严永官
摘 要：我國档案界对“文件生命周期理论”的研究和传播较为热衷，而对于“档案生命周期理论”的研究则颇为冷落。“文件生命周期理论”与“档案生命周期理论”是分属于两个相邻学科的理论，但两者具有极为紧密的关联。从生命周期的长短来看，“档案生命周期”要远远超过“文件生命周期”；从“生命周期理论”的本意出发，研究只能前移而无法后伸。
关键词：文件生命周期；档案生命周期；理论研究
引言
自美国档案学者菲利普·布鲁克斯在20世纪文件数量急剧增长的专业背景下，于1940年提出“文件生命周期”概念，并在我国于20世纪80年代由陈兆祦等学者正式提出“文件生命周期论”以来，我国档案界对其研究和传播用“热衷”一词来评价并不为过。在“读秀”网上仅仅以“文件生命周期理论”作为文章标题的关键词来检索，就能查到匹配的文章250篇，而在“龙源期刊网”上以“文件生命周期理论”作为关键词进行全文检索，相关文章竟达826篇。且大多发表在档案专业刊物上，作者也多为档案从业人员。除此之外，还有两部专著较为系统地传播了“文件生命周期”及其对我国档案学理论的影响：一部是何嘉荪、傅荣校的《文件运动规律研究——从新视角审视档案学基础理论》（中国档案出版社，1999年出版）；一部是吴品才的《文件纵横运动论》（中国档案出版社，2002年出版）。足见其热闹程度。
相比之下，我国档案界对于“档案生命周期”的研究则颇为冷落。经检索目前所能见到的只有刊发于《档案学通讯》1999年第1期，由刘东斌先生撰写的《试论档案运动周期与档案价值周期——兼论文件生命周期理论不适合我国档案工作实际》一文，文中提出了“文件生命运动周期的结束，正是档案生命运动周期的开始”。其他最多也就是有少量的文章论述了“文件生命周期”并不适用于我国档案工作实践和档案学理论。即使在龙源期刊网上以“档案生命周期”为关键词进行“全文检索”，也只查到由丁红燕撰写的相类似的《试论电力基建档案全生命周期管理》一文（《山东工业技术》2014年第24期）。
对于此种现象，笔者深感疑惑，故不揣冒昧试想让“档案生命周期理论”来挑战一下“文件生命周期理论”。当然，限于本人理论功底的不足和由于长期在实践部门工作而形成的对于理论认识的角度可能有所偏颇等原因，本文所述的内容甚至观点难免有不妥之处，还敬请大家批评指正。
1 关于“文件生命周期理论”
“文件生命周期理论的形成意味着现代档案学的成熟，为当时已存在的（美国）文件中心提供了理论依据。”“‘文件生命周期理论是‘研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程、研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论，是对文件-档案运动过程和规律的客观描述和科学抽象。它试图使文件的整个生命运动过程都得到全貌控制，实现文件管理的高效化，因此也是指导文件-档案全过程管理的基本理论。”[1]由此概念出发，笔者不免要提出以下疑问：
1.1 “文件生命周期理论”能否包括文件的整个生命周期？笔者认为不能，起码在我国是肯定不能。因为在我国对于文件和档案的管理是由不同的机构负责，而且其管理的目的和模式也不尽相同。文件工作者关心的是文件的形成和发挥现行效用，一旦文件失去了现行效用，文件工作者就不会再给予适当的关注，这种观念和现象是由我国社会分工的职责所决定的。正因为这样，所以在我国专门设有从国家到基层多层次的完整的档案工作网络，对部分已经失去现行效用，但日后又有可能还需要查找利用的文件，转化为档案来长期或永久保管，从而延长了这部分文件实体的寿命，但此时这一实体已经是被称为档案这一事物的生命周期了。所以，如果我们从具体的物质实体出发来考量的话，其实“文件生命周期理论”针对的只是具体的物质实体中的文件阶段。
1.2 “文件生命周期理论”对档案学理论的影响有多大？不管是“文件生命周期理论”还是“档案生命周期理论”，其中的“生命周期”主要均是指物质载体的寿命而并非指其所载信息的寿命。因为文件抑或档案所载信息的寿命完全可以通过汇编出版等途径来无限延长。如此看来，在我国既然依据文件和档案这一事物在不同阶段体现出的本质属性，而将其作为两种对象来管理，那么“文件生命周期理论”充其量也只能是对文件阶段的管理产生理论指导作用，尽管这一阶段的管理结果会对“档案生命周期”产生直接的影响，但其并不可能直接对档案管理及档案学理论产生多大的影响，更不可能成为“指导文件-档案全过程管理的基本理论”，因为这毕竟属于两个相邻的学科。
1.3 档案界研究“文件生命周期理论”的根本动因何在？如果说文件工作者对“文件生命周期理论”研究和传播甚至参与完善乃至发展是其本职应有作为的话，那么档案人热衷此理论的研究，其根本动因又是什么呢？为什么这些文章大多发表在档案专业刊物，而且作者也多为档案人呢？笔者百思不得其解。档案人在档案学理论亟须精耕细作之时，却在“文件生命周期理论”的研究和传播上花去如此精力？
2 关于“档案生命周期理论”
刘东斌先生早在18年前就从“档案运动周期”（分为四个阶段）和“档案价值周期”（分为三个阶段）两个方面综合论述了“档案生命周期理论”[2]。笔者认为这些论述在传统档案管理阶段是有其合理性的，只是还不够全面而已。尽管“档案生命周期理论”与“文件生命周期理论”是分属于不同学科的理论，但“文件生命周期理论”的研究方法则是完全可能供我们进行“档案生命周期理论”研究时借鉴的。笔者对“档案生命周期理论”有以下三点认识：
2.1 档案作为一个客观存在的物质实体，必然有其生命周期。就传统的档案而言，一般都具有物质载体、所记载的信息及其记载方式三个要素。其中只有“信息”是完全可以被采取多种方式从原有档案上转移出来，以进入另一种生命形态之中而得以长久保存。而其中的物质载体和记载方式都有其自然的生命周期，所以档案必然有其生命周期。至于对电子文件的认识而论，尽管在上海、山东等地已经开始研究和推广单套制归档模式，但电子文件的保存同样需要依赖于一定的物理设备和存储环境中的软件等。而这些软硬件的生命周期或其可转移性则也毫无疑问地成了影响档案生命周期的因素。
2.2 档案学理论有必要对其基础研究对象——档案的生命周期作出理论的阐述。既然承认档案是客观存在的物质实体，就必然有其自身的生命周期，那么档案学科就有必要对其加强理论研究，尽管这个研究领域只是研究角度的独特而研究内容并不复杂，但将其作为档案学基础理论研究这架大琴的一个键，适当地点一下还是很有必要的。何况目前“文件生命周期理论”研究已经达到了一定的热度，在这种情况下开展对“档案生命周期理论”的研究就显得尤为必要。
2.3 “档案生命周期理论”的内涵。刘东斌先生将“档案生命周期理论”分为“档案运动周期”和“档案价值周期”两大部分，并从现行档案阶段、半现行档案阶段、非现行档案阶段、档案文物永久保存阶段等四个阶段，以及现实价值阶段、史料价值阶段、文化价值阶段等三个阶段逐一作了阐述。[3]笔者基本赞同，只是感到还不够完整，只论及了其中的一个部分。笔者认为“档案生命周期”大致可以分为三个阶段。由于本文只是着重从总体上将“档案生命周期理论”与“文件生命周期理论”在比较中进行论述，所以对于“档案生命周期理论”本身的研究无法展开，只能是点到为止。下面只对档案生命周期中的三个阶段作简要的阐述。
一是档案的孕育期。尽管“档案生命周期”的概念针对的只是档案，但我们要研究“档案生命周期理论”，却不得不将研究向前延伸，强化前端控制，加强对文件的有关研究。然而，这里的研究并不能完全借用“文件生命周期理论”的研究成果，因为此处对文件的研究应当是由档案出发，即从档案管理的角度，只对文件中与档案有关的部分进行的研究。主要是从提高文件载体和书写方式、办文程序等的研究，以增强档案的真实性、可靠性以及延長寿命的有效性。从而保证档案化管理在文件归档成为档案前就开展，目的是要确保文件的质量，即具有真实性、完整性、可靠性和长期有效性等档案特质。充分认识和理解从档案管理的角度对文件进行前端控制的意义，可以使档案人员通过全过程监控文件的生成和流转等各个环节，使每一件文件都具备成为档案的条件并能及时转入档案管理的阶段。
二是档案的传统管理期。在档案的传统管理实践中体现出来的主要就是对档案实体的管理，所以此时需要研究的就是如何最大限度地延长档案实体的寿命，以增加其生命周期的长度，就是我们常说的是档案的实体安全。在这一阶段中对于档案价值的研究、鉴定显得十分重要，因为它确定着档案生命周期的长短。即凡体现价值的时间越短，这份档案的生命周期也就越短，反之亦然。尤其对于经价值鉴定认为可以销毁的档案而言，其实体就有可能会不复存在。但对于档案价值的研究和鉴定则是一个预测性的工作，其中的人为因素很强，所以对同一件档案，在价值评定上不同的人和不同的时间会有不同的结果。而且这种价值的确定尽管是经过逐件甚至逐页鉴定的，但其结果又往往是以类型来划分的。如年度计划定期保存，年度总结则需要永久保存。因此，不管年度总结类档案价值体现的真正时限或体现频率如何，它都被作为永久保存，从而具有了永久的生命周期，直到物质载体消亡为止。
三是档案的现代管理期。随着计算机技术等现代科学技术在档案管理中的应用，目前对档案的管理已经进入现代管理期，其管理模式出现了两个方面的变化：首先是目前已经由原来的对档案的实体管理进入主要是对档案信息管理的阶段，这个模式的实现主要是靠增量档案的电子化和存量档案的全文扫描，以及对于已经将所载信息电子化的档案实体实行打包封存的方法来实现的。其次是目前已经在部分地区推广施行的“电子档案单套制管理办法”。从上海浦东新区的试点来看，就是“紧紧围绕电子档案‘真实完整、安全可靠、长期可用的本质要求，”应用“电子签名、元数据采集、日志管理、四性检测、操作审计和全文检索等技术，”设计“通用数据采集、电子档案格式转换、电子档案离线备份、电子档案通用浏览器等工具”，从而有效地解决“电子文件接收难、电子档案管理难、利用难和长期保存难等问题，使各业务部门在统一的网络平台和互信、互认的软件系统上开展文档一体化管理，保障了电子档案的来源可信、管理可靠、长期可用，大大地提升行政管理效率和行政服务效能”。[4]
据此，“档案生命周期理论”可以围绕以上三个阶段，从档案的资源组织、科学管理、有效利用等方面入手，进行全面的研究。
3 “文件生命周期理论”与“档案生命周期理论”的关系
3.1 从学科属性来看，是分属于两个相邻学科的理论。“文件生命周期理论”属于文书学（或叫文件管理学）的研究领域，研究的是文件的生命周期及其各阶段的科学管理，只针对这一事物的文件阶段。而“档案生命周期理论”则属于档案学的研究领域，研究的是档案的生命周期。然而，在研究这一事物的档案阶段的同时，还需要研究其前身文件阶段，因为档案是由文件转化而来的。
3.2 从相互联系来看，两者具有极为紧密的关联，因为其研究对象就是同一事物的两个阶段。在我国档案学理论中就文件与档案的关系而言，尽管近期有刘东斌先生在《档案直接形成论》（河南大学出版社2016年4月出版）一书中提出了先有档案，文件是档案的复制件的观点，但目前基本或说主体的观点还仍然是“档案是由文件转化而来的”，文件转化为档案的基本条件是办理完毕。笔者认为，文件转化为档案的根本就是保管目的和管理模式的转变。由此，我们可以看到，文件和档案从实体而言是同一事物在不同阶段由于其基本属性和管理模式的不同而引用的两个名称。从文件阶段到档案阶段是一个连续统一、前后衔接的运动过程，必须把从文件到档案的管理看做一个系统工程，采取统一的工作制度、程序和方法来控制既各有特点但却始终相互关联和前后衔接的整体过程。因此，“档案生命周期理论”与“文件生命周期理论”必然具有极为紧密的联系。
4 “档案生命周期理论”对“文件生命周期理论”的挑战
4.1 从生命周期的长短来看，“档案生命周期”要远远超过“文件生命周期”。文件从形成并作为办事依据，到完成现行效用后，一部分将因不再需要而被即时处理；另一部分则为日后备查而归档案室作为档案保存，并按照有关规定于10年、20年后向有关档案馆移交。所以对于某份具体的文件而言，不管是在办理完毕后直接处理掉还是被选出归档保存，其生命周期都只有短短的几年（一般来说是只有一至二年），当其进入档案室或档案馆保存后，它的生命周期则相对比较长久，即使只需要长期保存的档案也需要保存满30或50年才会被剔除销毁。而需要永久保存的则更不必说，要直到其作为物质消亡才结束。
4.2 从“生命周期理论”的本意出发，研究只能前移而无法后伸。即“档案生命周期理论”中应当包括从档案角度出发对文件生命周期研究的内容，此时尽管客观的物质还是文件，但其对于档案的质量、真实性及其寿命有着直接的关系，所以对“档案生命周期理论”研究需要前置。这就像我们在研究某个单位历史的时候，只要其有前身，一般总会前移到对其前身的研究。如“武汉大学信息管理学院，前身是创建于1920年的武昌文华大学图书科。1929年，武昌文华大学图书科独立为武昌文华图书馆专科学校。1953年武昌文华图书馆专科学校并入武汉大学，建立图书馆学系。1984年，经原国家教委批准建立图书情报学院。2001年，更名为信息管理学院”。[5]
相反，对于“文件生命周期理论”的研究却不能向后延伸，因为如果要向后延伸到档案部分，那就会显得矛盾和不够严谨。“文件生命周期理论”“是指导文件-档案全过程管理的基本理论”的说法，其实也是存在着无法解决的矛盾的。因为当文件进入档案馆保存后，对这一物质载体的生命周期研究已经进入“档案生命周期理论”的研究范畴，我们无法想象将其一并纳入至其前身文件生命周期的研究之中。如前例我们不可能在研究“武昌文华大学图书科”的历史时，将其向后延伸到“武汉大学信息管理学院”，因为这样的先见之明会显得异常的滑稽。
参考文献：
[1]360百科.文件生命周期.[EB/OL][2017-1-21].http：//baike.so.com/doc/709597-751166.html.
[2][3] 刘东斌. 试论档案运动周期与档案价值周期——兼论文件生命周期理论不适合我国档案工作实际[J].档案学通讯.1999（1）：6～10.
[4] 朱建中、王玮.电子档案“单套制”开启档案管理新时代[J].上海档案.2016（11）：8～11.
[5] 武汉大学信息管理学院官网[EB/OL][2017-1-21].http：//sim.whu.edu.cn/xy/xygk/2016-05-06/470.html.
（作者单位：上海市奉贤区档案馆 来稿日期：2017-04-06）
