大数据背景下企业档案管理的发展趋势研究
赵洋 张明
[摘 要] 本文简要阐述了大数据与企业档案管理的概念，在此基础上，分析了大数据对企业档案管理的影响，并对大数据背景下企业档案管理的发展趋势进行了探讨。
[关键词] 企业档案管理 大数据 发展趋势
企业档案是国家档案体系中重要的组成部分，是企业在各项经营管理活动中形成的具有保存价值的历史记录。企业档案不仅真实反映企业发展过程中的重大事件，发挥凭证参考作用，还是企业信息资源与知识资产的重要组成部分。随着现代企业市场经营活动范围的日益扩大，市场竞争环境的日趋复杂，企业档案资源所蕴藏的深度价值，对企业经营决策、技术创新的作用更为突显。尤其是在当前大数据背景下，企业档案管理的内容、模式均发生了巨大的变化，大数据对企业档案管理的意义、作用，正深刻地影响着企业档案管理的发展趋势。本文就此方面进行一些探讨，以期能够为企业档案管理的创新发展提供一些参考与借鉴。
一、大数据与企业档案管理
大数据是指无法用常规技术与方法进行获取、存储与处理的一种海量数据集合，是在计算机技术、数字技术以及网络技术的发展环境下出现的一种数据概念。在网络信息时代，数据信息增长迅猛，尤其是数字信息的增长速度更是惊人，大数据正是以数字信息为基础的各类数据信息的集合，具有海量的数据规模、多样的数据类型、低价值密度、高流转速度等特点。大数据的战略意义并不是掌握多少数据信息，而是对大数据信息的分析处理。因此，大数据技术的应用是数据从资源转变为资产的关键，对于现代企业而言，大数据以及大数据技术的应用正成为企业新的竞争力，是企业获得高速、高效发展的新的动力引擎[1]。
大数据概念的出现对企业档案管理工作产生了深远的影响。传统的企业档案管理工作“重藏轻用”，通常只将企业档案视作一种凭证或记录企业重大事件的资料，对于企业档案中存在的大量有待挖掘的信息资源不够重视，忽视了企业档案对企业发展、决策以及产品创新等工作的重要促进作用及价值所在。在大数据背景下，数据信息资源的价值得到了企业的广泛重视，从企业生产经营管理过程中产生的大量结构与非结构化数据中，挖掘与企业市场营销决策、产品创新及服务等关联性信息，化资源与资产，有效促进了企业的创新与持续发展。大数据所展现的数据资源的价值与企业档案的价值在本质上是相同的，区别在于数据的规模、类型、流转速度等方面。大数据背景下，企业档案正是在这些方面发生着深刻的变化，由此使得企业档案管理工作的内容、模式也在发生着转变。
二、大数据对企业档案管理的影响
（一）大数据对企业档案收集的影响
传统企业档案的收集主要来自企业内部生成的具有收藏价值的文件资料，包括企业人事档案、科技档案以及文书档案等，其中绝大部分是以文字、图片形式存在的档案资料，视频、音频等类型的档案资料占比较小。而且对于档案价值的鉴定也存在较为严格的要求，一般都是能够反映企业重大事件的文件资料，对于日常生成的一些低价值密度的文件一般不做归档。此外，企业档案收集的载体主要还是以纸质文件为主，虽然随着企业档案信息化建设的不断推进，电子档案也进入了一些企业档案收集的范畴，但多数是将企业档案的原始文件以数字化的形式进行转换或是将电子文件打印进行收集归档。大数据概念的出现，对企业档案的收集产生了深远的影响。从数据信息的来源来说，企业档案的收集已经不仅局限于企业内部，与企业生产经营管理活动相关的外部环境所产生的数据信息，成为企业档案收集的重要来源途径，这在很大程度上拓展了企业档案的收集范围，使企业档案资源的总量大幅增长。从企业档案价值的角度来说，一些低价值密度的数据资源将成为企业档案收集的重要组成部分，在一定程度上将丰富企业档案的种类，使企业档案资源的收集更具广泛性。
（二）大数据对企业档案存储的影响
大数据对企业档案的存储也产生了重要的影响。传统的企业档案存储以实体保存为主，这与传统企业档案以纸质文件类型为主有关，企业设立实体档案室，分门别类保存各种档案文件，并做好各项实体性质的安全保护措施[2]。大数据是以计算机技术、数字技术以及网络技术为基础而产生的，数据价值的分析、挖掘是以数字化的形式开展的，这使得传统企业档案的存储也必将向数字化存储的方向转变，传统企业档案中的原始文件将以数字化的形式进行转换，档案存储的载体将发生根本性的变化，这也是当前企业档案信息化建设最基本、也是最重要的工作内容。当然，企业档案的数字化并不意味着传统档案存储的意义消失，企业档案作为一种原始凭证的作用依然存在，只是作为传统档案存储的档案室，其功能与作用将发生变化，一方面是作为具有凭证价值的原始档案资料的存储所用，另一方面将会作为企业档案信息化中心存在。
（三）大数据对企业档案利用的影响
毫无疑问，大数据对企业档案利用的影响是最大的。前文已述，企业掌握多少数据资源并不是最重要的，最重要的对这些数据资源的分析、挖掘、处理，从中提炼出有价值的信息。这在当前很多企业对大数据技术的应用中已经得到了验证，一些企业运用大数据进行客户需求分析、产品市场定位、市场营销分析以及战略规划等均取得了良好的效果，有力提升了企业的市场竞争力。对于企业档案管理来说，如何将“死档案”变成“活资源”，充分发挥档案资源的价值才是最重要的。在大数据背景下，对企业檔案资源的整理、开发，将成为企业档案管理工作的中心任务，传统档案管理“重藏轻用”的观念将在大数据理念的推动下向“藏用并重”的方向转变，这也是现代档案管理理念的重要体现。
三、大数据背景下企业档案管理的发展趋势
（一）进一步加强企业档案管理的信息化建设
在大数据背景下，进一步加强信息化建设是企业档案管理的中心任务，也是企业档案管理的大势所趋。企业档案管理的信息化建设，对于现代企业档案管理具有至关重要的现实意义。数字化、信息化、网络化是现代社会实现高速发展的基础与标志，也是大数据技术应用的基础，深刻影响着现代社会的各行各业，企业档案管理工作也不例外。目前来说，企业档案管理的信息化建设已经取得了阶段性的成果，多数企业都在应用现代信息化技术与手段来革新传统的档案管理流程、模式，企业传统档案资源的数字化转换工作基本完成，电子档案普遍纳入档案收集管理范畴，但相较于大数据技术的应用要求，企业档案信息化建设还处于基础阶段，企业档案管理工作的内容、方式还没有从传统的工作思维中完全摆脱出来，还没有形成真正意义上的现代企业档案信息化管理的标准与模式。但大数据概念的提出以及大数据技术在企业的应用，已经使企业的管理工作向信息化、网络化、数字化的方向转变，作为企业管理工作的重要内容，进一步加强企业档案管理的信息化建设，无疑将是相当长一段时间其管理工作的发展趋势之一[3]。
（二）整合业务流程
大数据对企业档案的收集、存储、利用等产生了重大影响，促使企业档案管理的业务流程进行整合。传统的企业档案管理工作相对较为独立，与企业其他业务板块联结不够紧密，在一定程度上使企业档案管理工作显得较为被动，对企业档案管理工作的成果输出造成一定不利影响。为建立完善的企业档案大数据存储与数据挖掘结构，一方面企业需要对存量的档案信息资源进行有效的整合，另一方面，则需要加强与企业其他业务资源的对接，建立企业档案信息管理系统与企业其他业务信息系统的整合机制，整合企业各业务部门的存量信息，拓展企业档案资源的来源途径，丰富档案资源的结构、类型，使企业档案管理工作的内容、方式更符合大数据时代的发展要求。
（三）深度挖掘企业档案资源的价值
从本质意义上来说，企业档案管理工作的终极目标就是服务于企业各项生产经营管理活动，为企业的创新发展提供基本的信息支撑。大数据概念的提出重新定义了数据资源的价值，并为海量异源异构数据的挖掘、分析提供了必要的技术支持。传统的企业档案资源开发利用，主要是基于结构化数据的二次开发，对于企业档案资源中大量存在的非结构化数据往往无法进行有效的综合利用，使得其价值难以得到充分的挖掘提炼。而大数据技术的应用，使得企业档案资源的开发利用，可以于从海量的、毫无规律的、非结构化的数据中去寻找并提取具有应用价值的信息，这对于企业档案管理工作来说，无疑是一种质的飞跃。因此，在大数据背景下，应用专业技术与手段深度挖掘企业档案资源的价值，可以说是企业档案管理工作发展的大趋势，是企业档案管理工作实现服务升级的关键。
参考文献：
[1]秦利.对大数据时代企业档案工作的思考[J].档案管理，2018（05）：93-94.
[2]阎晓峰.大数据与档案资源开发利用[J].中国档案，2015（11）：16-19.
[3]张英奎，王飞，房彦君.大数据时代的企业档案信息化建设[J].北京化工大学学报（社会科学版），2014（03）：32-36.
