信息化背景下医院档案管理的现状与对策探究
谢意欢
[摘 要] 随着信息技术的飞速发展，人类已经逐渐进入信息时代，信息化已经成为当今社会最突出的特征。在信息化背景下，医院档案管理实践中存在一些问题，阻碍了档案管理工作的专业化、系统化和数字化发展。因此，在信息化背景下，如何更好地发挥医院档案管理在医院的发展和运营中的重要作用，对医院的发展具有重要的现实意义。
[关键词] 信息化 医院 档案管理 现状 对策
医院档案是医院发展历史的缩影，在科研、医疗改革和维护医院权利方面发挥着重要作用。医院档案管理是一项系统而全面的工作，档案管理水平标志着医院管理水平，随着信息技术在医院管理中的应用和推广，信息化对医院档案管理产生了深刻的影响。在信息技术背景下，如何做好医院档案管理已经成为档案部门共同关注的焦点。以下简要分析了当前医院档案管理工作中存在的问题，并针对这些问题提出了几点对策，希望有助于促进医院档案管理的发展。
一、信息化对医院档案管理工作的意义
（一）医院档案管理信息化有利于实现医院档案信息资源的整合与共享
在医院档案信息化后，可以建立档案信息数据库，记录和整理档案信息，使档案管理工作更加便捷，提高档案管理的效率，还能实现档案数据的整合和共享。在医院工作人员提交请求后，可以随时查看档案，更加便利。资源整合是一项相对专业的工作，需要高度的严谨性和科学性[1]。在这个过程中，资源整合主要利用大量的信息来提供帮助，这需要档案的支持，以便为资源整合提供详细和真实的信息，档案文件可以满足这一需求。此外，在信息化背景下，相关工作人员可以通过网络查询和信息搜索，实现资源的共享。
（二）医院档案管理信息化有利于医院档案文件的保存
档案的虚拟化管理是将档案信息输入专门的数据库中，以便保存和查看。这样不仅方便查看，也有利于保护档案文件。当今许多纸质文档在使用过程中存在着存储不当或被用户不当使用的问题，导致文档严重损坏，这对许多珍贵的文档来说是一个非常严重的问题[2]。因此，在档案实现信息化管理后，人们可以通过查询数据库中的数据查询档案，可以避免档案损坏，从而更好地保护档案。
（三）医院档案管理信息化有利于医院档案信息资源的检索和利用
在医院档案管理实现信息化后，馆藏的档案资源往往是以电子形式进行归档，并配有专门的电子信息查询系统。与传统的纸质档案原件相比，档案管理信息化后不仅导航更加便捷，并且大大增强了原始档案的使用频率，拓宽了使用范围，更能满足医院各个部门、各医疗科室的浏览需求，提高了对档案原件的利用率。
二、信息化背景下医院档案管理的现状
（一）档案管理方式有待提升
如何确保档案的安全和完整是档案管理的重中之重。因此，必须由专业的人员保存并管理档案文件。目前，大多数医院都有专门的档案室，但由于管理人员不足，档案员在数量和专业性上都存在一些问题，如手工编辑、档案检索、档案归档不及時、信息泄露和信息不完整等。我国大多数医院在档案管理过程中，既没有明确档案管理的技术要求，也没有统一档案管理工作的管理模式和标准，没有建立相应的档案管理机制，每个医院都按照自己对档案管理的理解来开展工作。因此，档案管理中本应包括的许多内容都没有包括在内，最终导致档案相关信息资料不完整[3]。这为档案信息在未来的使用，带来了许多不安全的影响因素，导致档案管理的效率较低。
（二）档案管理意识有待提高
近年来，随着国家医疗体制改革的不断推行，医院档案管理作为医院管理的一个重要组成部分，采取了一系列改革。虽然各个医院都加强了对档案管理的重视，但是在具体进行档案管理时，由于尚未有统一的标准和参考模式，各医院只能依据自己的理解和经验来进行管理。当前，有一部分医院没有对档案管理工作给予足够的重视[4]，造成档案内容被随意填写和修改、档案不完整、档案管理不严谨等问题，档案管理的落后，越来越无法满足医院对人事信息的完整性和标准化要求。在某些情况下，部分档案会变成死档案，无法为档案管理工作提供依据，从而导致工作和信息延迟。
（三）档案信息化水平有待加强
随着科学技术的发展，越来越多的医院使用扫描仪、计算机等硬件对档案进行管理，并初步建立了信息资源库，但是这些仅针对一些基本信息。尽管其可以满足日常办公室工作的需求，但是总体而言，分类、收集和汇总的工作仍以传统的手工录入为主，这导致了档案内容不完整、信息访问不便。随着医院信息化的不断推进，医院档案管理也逐渐融入了信息化发展元素。当前大多数医院的档案数字化建设还比较落后，具体表现为设备落后或配置不均、档案管理信息化工作效率不高，这些从根本上反映出医院在数字化建设方面的问题[5]。
三、信息化背景下提高医院档案管理的有效对策
（一）创新档案管理方法，提高档案管理人员的专业素质[6]
首先，在信息化背景下，医院档案资源管理要与时俱进，加强对储存方式的变革。在传统纸质档案的基础上，通过应用计算机和网络技术，实施纸质档案和新兴电子档案相结合的方式，逐步扩展医院档案管理的范围。其次，作为具体的医院，要在管理实际中，创新档案管理的手段和方法，尽量采用一些自助式的信息查询服务系统，这既能节省管理人员的投入，又能提升档案管理的信息化水平。最后，全面提升档案管理人员的道德素质和业务素质，尤其要促使其转变服务理念和服务方式，提供高效、优质的档案服务，摒弃低效、落后的传统人工档案管理，逐步向档案管理信息化服务模式转变。增强与时俱进的服务意识，以适应不断发展的档案管理科学的新要求。
（二）强化档案管理意识，提高对档案信息化管理的思想认识
意识对行为具有影响作用，要想提高医院档案信息化水平，需要依靠强化管理意识来实现。鉴于此，档案管理人员要在思想意识上，加强对档案管理的重视，逐渐转变传统的档案管理理念，依靠信息技术和网络技术，最大限度地减少人力的投入，提升档案管理的自动化水平。其次，要以信息化建设为契机，通过多途径、多渠道，宣传和解读档案管理工作的信息化技术，在全院营造一个良好的档案管理氛围，全面提升医院领导、医护人员和职工的思想意识。此外，还要加强医院各部门、各科室的信息化沟通与联系，提升医院的信息化参与程度，从而将档案管理信息化的建设融入医院的管理工作中。
（三）加强档案管理信息化基础设施建设
医院档案信息化涉及计算机硬件、网络、数据处理、信息发布以及规范、信息安全等，是一个非常复杂的系统工程。信息化必须有相应的基础设施，才能更好地完善医院档案管理工作，这要求医院加大资金和所需的软、硬件投入力度。为此，一方面，医院要对相关的软件、硬件设施进行更新，创建一个软、硬件完善的环境。另一方面，医院网络技术部门要开放各部分信息数据端口，有效连接档案信息管理平台与医院OA办公系统，避免信息孤岛的出现，医院其他部门也能够随时随地调用所需的档案信息，这大大提升了医院档案利用率及工作效率。
四、结语
在医院的管理中，档案管理工作越来越重要，它可以为医院的重大决策提供参考和依据。在信息化背景下，加强医院的档案管理，实现档案管理的信息化、数字化、自动化，能够使医院的档案信息更加完整可靠，能够促进医院各项工作的开展，促进医疗事业的可持续发展。
参考文献：
[1]张喜英.信息化背景下医院档案管理的现状与对策探究[J].办公室业务，2017（11）：64-66.
[2]孙丙须.信息化背景下医院档案管理模式的创新研究[J].教育现代化，2016，3（21）：60-61.
[3]张敏.数字信息化背景下医院档案管理的创新措施[J].内蒙古医科大学学报，2016，38（S1）：291-293.
[4]潘琳.信息化背景下改进医院档案管理的相关思考[J].办公室业务2017（23）：82-83.
[5]章磊.信息化背景下医院档案管理的现状与对策分析[J]才智，2011（9）：353.
[6]申玉国.信息化时代下医院档案工作的管理与创新思路研究[J].中国管理信息化，2016（12）：185-186.
