从城建档案利用实例探究档案的开发利用工作
刘蓉
[摘 要] 城建档案是城市建设的真实记录，随着城市建设化进程的不断加快，城建档案在城市发展建设中占据着重要的位置。因此，做好城建档案的开发工作和利用具有重大的意义，本文以郴州市为例，对城建档案开发利用工作进行了研究探讨。
[关键词] 城建档案 实例 档案开发 档案利用
城建档案管理的重点工作主要在于接收档案、管理档案以及利用档案，接收和管理档案的最终目的也是为了便于社会各界对城建档案的利用，因此需要对城建档案进行合理的开发和利用，这样才能够在最大程度上实现城建档案管理工作的意义。郴州市城乡建设档案馆自1985年成立以来，为广大群众提供了便利的服务，直接或间接的帮助群众解决了实际问题。下面笔者以2019年度档案利用典型实例予以分析
一、档案利用实例记录
（一）城建档案为城市规划、产权纠纷、办理手续等工作提供依据
1.办理产权手续方面
2019年6月底，我馆接待了多位市民，经了解得知，市民都是来馆中查询建房档案的，因为自家小孩需要办理入学手续，而手续中必须要有相关的房产证明才能够确定小孩的入学区域，可是因为都是自建房，建房当时并未办理相关的房产手续，而有关的资料自己又没能保存好，导致资料丢失，只有来到我馆寻求帮助。我馆的工作人员在了解到事情的缘由之后，立即为市民调阅并复印了建房档案，为市民办理产权手续提供了依据，帮助市民有效解决了小孩上学的问题。
2.产权纠纷方面
2019年5月底，郴州市苏拖小区的业主来到了我馆，拿着介绍信表示要调阅相邻小区的整体规划图，我馆工作人员在了解其目的之后得知，原来是苏拖小区和相邻棕榈园小区的消防通道归属问题没有处理好，导致如今苏拖小区暂时没有消防通道，苏拖小区的业主更是担心小区内的消防问题，此次特来我馆了解小区的整体规划情况。我馆工作人员也立即为苏拖小区的业主调取了小区规划红线图和小区规划平面图，经过我馆工作人员的回访，苏拖小区业主已经将收到的证明材料上报给了政府相关部门和郴州市规划局，此后规划局的工作人员也去现场进行检查。小区业主还反馈，相关部门会进一步核实情况并对消防通道进行整改，且会时刻监督整改情况。我馆的工作让苏拖小区的业主放心，也为市民维权提供了有效依据[1]。
3.城市规划方面
2019年5月，因为郴州市需要开展排水系统调查和研究工作，郴州市市政设计研究院、湖南省建筑设计院的工作人员相继来到我馆，主要是为了查询郴州市中心城区的地下管线资料，相关工作人员在与我馆签订了保密合同之后，随之拷贝了相关的数据。通过我馆提供的数据，工作人员进行了现场勘查工作，同时为摸清城市排水系统的问题，深入地进行了分析，提出了针对性的解决方案。这样一来便巩固了城市污染防治效果，弥补了城镇排水设施的缺陷，从而进一步推进了城市排水系统的增效提质，同时促进了城市规划的发展，实现了郴州市城镇化的发展[2]。
（二）城建档案为城市工程改（扩）建、维修、管理等工作提供依据
1.工程改（扩）建方面
郴州火车站建设于1988年，至今运营时间超过了30年。随着时间的推移，火车站的外观逐渐破旧，火车站内相关设施简陋，候车条件差，给广大旅客带来了极大的不便。在2019年4月，中铁上海设计院集团有限公司、郴州市发展投资公司的工作人员来到我馆，主要是为了改建郴州火车站客运设施的工程，工作人员在我馆中查阅并复制了郴州火车站相关的工程档案和火车站片区地下管线资料，该资料和档案为城市建设、铁路站房建设提供了相应的帮助，且进一步帮助郴州火车站提升其综合运输能力[3]。
2.房屋装修方面
2019年3月，湖南省电力郴州苏仙分公司的技术人员李先生来到了我馆，咨询了电力公司综合楼竣工图的存档情况，我馆工作人员详细地向他询问了查阅资料的原因。他表示，电力公司综合楼建设于2006年，因时间太久，综合楼内部的设施已经逐渐老化，需要重新进行改造和装修，但是他们却无法确定房屋承重梁以及房屋承重墙的位置，因此来到了我館查询相关资料。我馆工作人员立即为李先生调取了6卷电力公司综合楼的竣工图。后经回访，李先生从我馆中调取的资料帮了大忙，为综合楼的装修改造提供了极大的帮助。
3.解决消防隐患方面
2019年1月，郴州市和府物业服务有限公司的工作人员曹女士来到了我馆，称要调取北湖商业城项目的竣工图，我馆工作人员向其询问了情况。经过了解，曹女士称为迎接消防部门的消防检查，需在我馆调取商业城的相关工程资料，以此了解北湖商业城中消防设施设备的实际情况，便于进行整改和维护。我馆工作人员立即为曹女士调取了8卷北湖商业城的档案，并为其复印了相关的图纸，为项目的整改工作节约了大量的时间。此后，我馆工作人员对曹女士进行了回访，了解到物业公司已经根据我馆提供的档案对北湖商业城进行了自检，并在之后顺利通过了消防检查，在此过程中城建档案为商业城消除安全隐患提供了一定的依据[4]。
（三）城建档案为工程评优等工作提供依据
湖南省每年一度的“省优质工程”的评优活动拉开序幕之后，在2019年1月份到3月份，湖南省郴州建设工程集团有限公司、湖南省郴州市第二建筑工程公司的工作人员也与城建档案馆取得了联系，希望寻找相关资料。在湖南省优质工程的申报程序中必须要用到以下材料：工程全貌和工程主要部位质量情况的彩色照片、工程项目消防验收资料、工程项目竣工验收备案资料等。因为有的资料单位档案部门保管不妥当，而导致资料丢失，但是部分资料需要城建档案馆出具档案验收的相关证明之后才具有一定的效用，种种原因就导致公司的工程评优工作陷入了困境。城建档案馆的工作人员对他们热情的接待，并为他们提供了参与评优工作的验收佐证资料，同时帮助他们调取了悦秀名城、紫宸澜山、玫瑰园、锦绣东城、龙泉名邸、西城美域等工程的归档验收资料等，共计30余卷。在此之后，城建档案馆对公司进行了随访，了解到调取过资料的工程均被评选为了湖南省最优工程，部分楼栋还评上了湖南省“芙蓉奖”。可见，城建档案对于建设工程来说，是进行核查的主要标准[5]。
（四）城建档案为城市建设科学研究、总结经验等工作提供依据
1.城市建设总结经验方面
2019年9月，郴州市档案局（馆）联合苏仙区档案馆、北湖区档案馆和我们城乡建设档案馆共同承办了“壮丽70年奋斗新时代——庆祝中华人民共和国成立70周年图片展”，在活动开展过程中，城乡建设档案馆也提供了许多老城区的档案照片，通过这些老照片，与现今郴州市发展的照片进行比较，展示了郴州市70年来社会、经济发展上的变化。
2.城市建设科学研究方面
2019年6月，郴州市规划设计院的工作人员来到了城乡建设档案馆，希望寻求我们的帮助，为了解郴州市城市建设情况提供相关的文献资料，也为城市编制空间规划提供科学研究的信息。我馆为其提供了1992年的《郴州市建设志》和1993年的《郴州市志》等资料，通过了解文献来充分认识郴州市城市建设的历史，也同时探究了城市规划发展的规律，通过科学决策、弊短扬长，为城市空间规划提供了相应的参考[6]。
二、档案开发利用工作的分析
从上述利用实例可以看出，城建档案不仅仅是城市建设、城市工程改（扩）建、城市规划、城市管理以及城市重建的信息来源，还是维护市民合法权益的有效依据。档案作为一种原始记录，它所含的信息资源具有巨大的开发利用价值。笔者认为要做好开发利用，就要充分认识档案的信息价值，深入开发档案资源，使其充分发挥作用。
（一）加大档案宣传，转变服务理念
档案利用率与人们对城建档案工作的认知度和重视度有关，档案管理部门要转变观念，档案工作者要放下“仓库保管员”的身份，树立主动服务意识，通过走出去、请进来等方式，利用各种渠道去宣传引导，提高人们对城建档案工作的重视。
（二）充实馆藏资源，丰富馆藏载体
丰富的馆藏资源是开发利用档案的前提条件，城建档案管理部门要按照规定接收和收集所属范围的所有档案，并注意档案的系统性和连贯性，档案载体可包含纸质、电子、音频、视频、3D模型等多样化形式。
（三）加快信息化建设，提高利用效率
随着大数据时代的到来，我们要打破传统的档案资源管理模式，加强档案资源数字化建设，打造信息服务平台，实现各业务部门信息资源互通共享，为人们提供安全、高效、便捷的档案查询利用服务。
（四）加强队伍建设，提升档案人员素质。
新时代背景下，城建档案资源的开发利用涉及建筑、规划、安全保密、信息化技术、数据分析处理等多元知识结构，这也对档案管理人员提出了更高的要求，城建档案管理部门需要强化档案管理人员的责任意识，加强档案管理相关专业知识和信息化技术的学习，针对岗位内容进行专业培训和经验交流，提升档案人员工作能力和业务水平。
三、结语
总体来说，城建档案管理工作的重要性不容忽视，开发与利用城建档案的信息资源，对于促进城市规划工作的开展，有着重要的意义，对社会和经济的发展也有重要作用和价值。如何进一步开发和有效利用城建档案，是相关管理人员必须重视的工作。管理人员应该不断加强自身专业管理能力，学习先进管理手段，为扎实做好城建档案管理工作，全面提升城建档案管理的水平，顺利实现城建档案资源的开发和利用目标。
参考文献：
[1]聂敏环.城建档案开发利用面临的挑战及其对策[J].城建档案，2019（11）：41-42.
[2]刘琳.城建档案管理及开发利用探究[J].赤子，2019（25）：201.
[3]高党莉.刍议城建档案信息资源的开发利用[J].办公室业务，2019（14）：77.
[4]杜厚勤.城建档案业务工作数字化管理办法[J].裝饰装修天地，2019（23）：119.
[5]宋晓艳.城建档案的文化属性及其开发利用探究[J].卷宗，2019，9（19）：43.
[6]刘磊.信息化条件下如何做好城建档案的开发利用[J].建筑工程技术与设计，2019（15）：6018.
