如何做好境外档案管理工作
陈秀丽 华能澜
[摘 要] 境外档案是企业实施经济战略和政策研究的重要资源，真实地记录了企业融入世界经济大潮的轨迹。新的历史时期，随着我国不断扩大的境外经营活动规模，档案管理资源的问题也日益凸显出来。本文对如何做好境外档案管理工作进行了相关的探索，以期能够保障境外档案的完整性、安全性和有效性。
[关键词] 境外档案 企业 问题 措施
中图分类号：G271文献标志码：A
我国不断推进的“一带一路”建设和日渐深入的对外开放政策，日益加剧了经济全球化、区域经济一体化进程。企业开始设立境外机构，拓展境外业务，以加快实施“走出去”战略。境外档案管理是企业档案资源体系的重要组成部分，它真实地记录了企业境外经营管理活动中所形成的各种形式及载体的文件材料[1]。在资产监督部门和国家档案行政管理部门的有效指导和监督下，企业应从思想、组织、机制和管理等方面，构建境外档案管理体系，以期有效利用境外档案促进企业的健康成长。以下对现阶段企业境外档案工作特点与存在问题进行了剖析，并针对问题，探索了相应的管理方式方法。
一、境外档案工作特点
一是语言具有差异性。因为地处不同的国家和地区，具有不同的文化背景，所以存在着多样化的文件材料的记录载体和语言。
二是管理具有双重性。因为档案管理工作需要接受国内企业档案管理机构的监督，同时要遵循所在国家的档案法律和规章制度，其档案管理具有双重性。
二、境外档案管理现状及问题
（一）缺乏有效的管理制度，档案管理标准和要求不统一
在我国目前的档案法规中，很少涉及境外档案管理的条款，导致一些企业各自为政。因为驻外机构工作环境与规模不同，有着不同的业务流程，企业档案管理的参照标准不同，有的依据国外的，有的依据国内的，还有的根据企业的实际需要进行档案管理，由于标准尚未统一，并且没有完善的制度进行约束，造成相对低下的管理水平[2]。而境外文件材料归档范围、项目档案验收等不能达到相关的条件和要求，对境外档案的收集产生了直接的影响。
（二）档案管理人员具有相对淡薄的管理意识
首先，管理者对境外档案管理工作没有引起高度的重视。一些境外项目决策者认为开展境外业务，取得一定的经济效益，是设立境外企业或承揽境外项目的目的，不必收集和管理档案。尤其是受一些所在国自由管理档案的影响，普遍存在着自生自灭的问题。另外，所收集的文件材料没有保存价值，与归档要求不符。
（三）档案管理的专业化程度偏低
一些工作岗位的频繁轮换，使境外工作人员具有极大的流动性。而企业往往要控制自己的经营成本，很多负责档案工作的人员还要负责翻译、文书等各项工作，往往要身兼数职。而档案工作往往需要具有较强的专业性，如果不是专职的档案人员，会降低境外档案管理的专业化水平。
（四）档案保管分散
现阶段，境外企业档案管理的基础设施不完备，很多没有配备专门的档案库房，不能实现集中化管理。通常情况下，境外企业往往比较重视会计类档案和人事类档案，为了统一保管，都配备了专用保管柜。一些企业或项目因为规模较小，没有配备齐全的档案装具。本着“谁经办，谁保管”的原则，各类文件都是随意放置，散存在个人手中。由于缺少必要的设备设施和场地，很多档案管理有安全隐患存在[3]。
（五）档案管理手段落后和信息化建设水平较低
加大成本投入，构建完善的软、硬件及网络平台是境外档案信息化建设的基础。境外企业为了追求经营效益的最大化，不想增加这部分的投入。很多企业采取相对落后的管理手段，仅仅停留在计算机制表、手工填写阶段，信息化管理滞后。
三、加强境外档案管理的相关建议
（一）建立科学的监管机制，实现档案的规范化管理
国内主管单位应采取有效措施，加大监督和指导力度。首先，完善境外档案工作备案，督促、检查和指导境外档案工作的开展情况，甚至直接参与境外档案管理工作。其次，构建完善的考核机制。实行“一把手”负责制，在考核内容和管理流程中，纳入档案管理，并按阶段、按年度进行考核[4]。
（二）建立档案运回或备案制度，进行分级保管
首先，配备专门的设备设施。档案管理人员可结合内容的重要性，分级管理库存档案，并且重点标识涉及我国国家秘密、企业产权的核心和重要的档案，以有效应对各种突发事件。其次，对境外档案运回或备案制度进行构建，深入了解所在国关于档案出境的有关规定，将档案按照所在国规定按时运回国内保管。
（三）利用信息化手段，建立档案管理系统
首先，建立完善的档案管理系统。通过系统完成各项功能，能充分利用、统计、编目境外非涉密档案。其次，通过条目级档案数据库的构建，逐步实现档案管理网络化服务。为了实现涉外非涉密档案的数字化管理，有条件的境外企业还充分运用扫描仪、数码相机等电子设备，并向档案管理系统上传。再次，为了实现档案信息全文检索，建立档案全文数据库，可授权相关人员查看利用。最后，通过VPN专线有效连接境外企业与国内主管单位，结合实际情况选择在境内或境外放置服务器[5]。
（四）制定相關规范，加强大境外档案管理的管控
为了做好境外档案管理的顶层设计，国家应尽快制定境外档案管理有关政策，以便约束境外档案工作行为。国内主管单位应根据国家政策出台具体方法，对所属境外企业或项目档案工作进行规范。为层层做到“有法可依”，境外企业或项目应与所在国的具体情况相结合，所制订的档案细则应具有较强的可操作性和规范性，并向国内主管单位上报备案。有些“一带一路”沿线国家没有制订相关的标准和法律规范，对档案工作要求比较低。为了解决这个问题，境外档案管理可依据国内制度和标准执行，真正让我国档案法规和制度标准“走出去”，以此更好地管控和约束境外档案工作。境外工程人员紧张，很少配备专门的档案工作人员，所以应在机构职能配置中纳入境外工程档案工作，明确岗位职责分工，明确各个部门涉及档案工作的责任和义务[6]。
（五）加强对相关人员培训，提高对档案管理工作的认识
对于境外档案管理工作，无论是领导还是一般职工都要高度重视，要站在对历史负责、为现实服务的高度，对档案工作踏踏实实的开展[7]。对档案工作在公司基础管理方面作用深刻认识，使档案工作更好地赋予公司的生产经营和日常管理。转变过去忽视档案工作，轻管理、重建设思想，及时查找境外档案管理工作中存在的不足。在实施项目的过程中，既要严格管控成本、进度和工程质量，同时常抓不懈工程建设资料。如果经办人不移交资料或档案管理人员不知道、不催交，对于工程档案的成套性、准确性和完整性就不能提供保障;对于现阶段利用的需要就无法提供满足，对于境外项目建设的历史性和真实性就不能给予保障;无法将境外档案管理作用充分发挥出来。因此要广泛开展档案宣传教育，
为了加强境外档案管理工作，培养境外档案工作的责任感和使命感，需要开展相关培训工作，提高对境外档案工作重要性的认识。境外工作人员出境前应参加档案业务培训。通过积累有关知识的，做好充足的准备，更好地完成境外档案的收集、归档工作。加大档案业务培训力度，可通过多种方式进行培训，如集中面授、网上交流、现场指导等。将境外员工档案意识和归档自觉性充分调动起来，建设一支强有力的档案人员队伍，并具备专业的档案管理素质。既能与现阶段境外业务拓展的新形势相适应，同时又能熟悉档案业务，对外语知识熟练掌握和运用，能对外语语种文件材料进行归档和整理。
四、结语
境外档案管理无序会严重损害企业权益，进而导致大量资产流失，泄露国家重大机密。基于此，企业应构建完善的境外档案管理体系，从思想、组织、制度等方面加强管理。构建完善的企业境外档案工作组织体系，加强风险管控，提升档案人员的综合能力，构建基于关键控制点的全球化企业档案管理系统。
参考文献：
[1]刘丽丽.航天科研单位档案工作精细化管理探究[J].机电兵船档案，2014（04）.
[2]李雯.云南檔案工作助力“一带一路”建设的思考[J].文教资料，2019（12）.
[3]孙敏.履行“为党管档”职责 推进档案工作高质量发展[J].中国水运，2019（11）.
[4]王文强.新时期档案工作的创新、担当、发展——从“收、管、存、用”探索档案工作的转型发展[J].机电兵船档案，2019（05）.
[5]林诗棋.融入新时代全面提高档案工作指导能力[J].黑龙江档案，2019（05）.
[6]徐拥军，舒蓉，李孟秋.我国企业境外档案管理面临的法律冲突与适用原则[J].档案学通讯，2018（04）.
[7]苏金华，吴潇，陈珊，支佳，林爽.国有企业境外机构档案管理实务探究[J].中国档案，2017（01）.
