河南省市级疾病预防控制机构档案管理情况调查
李凤勤
摘 要：调查得出河南省市级疾控机构档案管理人员女多男少，年龄偏大，工龄长现职短，学历高，档案背景少，多有职称，兼职多专职少。主要档案制度得到落实，保管条件良好。档案门类多，以文书档案、业务档案为主。既按件也按卷整理是市级疾控机构整理档案的主要方式，年度-组织机构-问题（事由）组卷法是主要组卷方式的结论。并有针对性的提出了建议。
关键词：河南省；省辖市；疾病预防控制；档案管理；调查
课题组采用问卷调查的方式，对河南省18个省辖市的市级疾控中心档案管理情况进行了调查。调查收回问卷15份，回收率为83.33%。
1 基本情况
1. 性别分布女多男少。参与调查者中，男6人，占40%；女9人，占60%。
2. 年龄分布中年多青年少。参与调查者中，﹤20岁的没有，21～30岁的3人，占20%；31～40岁的3人，占20%；41～50岁的8人，占53.33%；51～60岁的1人，占6.67%。
3. 工作年限分布十年以上的为主。参与调查者中，参加工作不到2年的1人，占6.67%；3～5年的2人，占13.33%；6～10年的1人，占6.67%；11～20年的6人，占40%；21～30年的5人，占33.33%；30年以上的没有。
4. 档案工作年限分布十年以内的占多。参与调查者中，在档案工作岗位工作不到2年1人，占6.67%；3～5年5人，占33.33%；6～10年2人，占13.33%；11～20年4人，占26.67%；21～30年2人，占13.33%；30年以上1人，占6.67%。
5. 学历分布全部受过高等教育。参与调查者中，全部具有大专以上高等教育学历，其中本科10 人，占66.67%；专科5 人，占33.33%。
6. 档案专业占比不足15%。参与调查者中，档案专业的2人，占13.33%；非档案专业的13人，占86.67%。
7. 相关专业背景占比不及非相关专业。参与调查者中，专业背景为档案管理的1人，占6.67%；档案相关专业（图书、情报、文秘、中文、管理）3人，占20%；疾控及相关专业3人，占20%；计算机及信息技术相关专业3人，占20%；其他专业5人，占33.33%。
8. 职称分布多数具有档案专业职称。参与调查者中，副研究馆员2人，占13.33%；馆员5人，占33.33%；助理馆员3人，占20%；管理员1人，占6.67%；其他系列2人，占13.33%；无职称2人，占13.33%。
9. 多数人员接受过档案专业（继续）教育培训情况。接受过档案专业（继续）教育培训的有10人，占66.67%；未参加过档案专业（继续）教育培训的5人，占33.33%。
10. 参与调查者中专职多兼职少。参与调查者中，专职10人，占66.67%；兼职有5人，占33.33%。
11. 参与调查者认为本单位的档案工作者专职少兼职多。参与调查者中，专职有10人，占41.67%；兼职有14人，占58.33%。
12. 参与调查的单位绝大多数实行了统一管理。参与调查者中，实施统一管理的14个，占93.33%，未实施统一管理的1个，占6.67%。
13. 参与调查的单位均建立了档案管理制度。参与调查者中，建立并落实归档制度的有15个，占100%。
14. 参与调查的单位都建立了综合档案室。参与调查者中，建立综合档案室有15个，占100%。
15. 90%以上的单位实现了办公、借阅、库房三分开。参与调查者，实行并“三分开”的有14个，占93.33%；未实行“三分开”的有1个，占6.67%。
16. 档案库房面积50㎡上下各半。参与调查者中，档案库房面积在10～30㎡1个，占6.67%；30～50㎡6个，占40%；50～100㎡7个，占46.67%；〉100㎡1个，占6.67%。
17. 所有单位均设有消防灭火设施。参与调查者中，使用人工灭火器的15个，占100%；自动喷淋5个，占33.33%；气体1个，占6.67%；其他1个，占6.67%。近半数单位设置了两种以上的消防灭火设施。
18. 温湿度调节方法以设备调节为主，自然调节为辅。参与调查者中，使用空调调节温湿度的有13个，占86.67%；使用去湿机调节温度的有7个，占46.67%；使用自然通风方法调节温湿度的有5个，占33.33%；使用其它方法调节温湿度的1个，占6.67%。
19. 专用设施设备配备相对齐全。参与调查者中，列举的13种专用设施设备均有配备。以装备单位数量多少排序：电脑13个，占86.67%；打印机13个，占86.67%；密集架12个，占80%；空调12个，占80%；装订机12个，占80%；铁柜11个，占73.33%；缝纫机10个，占66.67%；复印机8个，占53.33%；照相机7个，占46.67%；除湿机7个，占46.67%；消毒灭菌机7个，占46.67%；检索柜6个，占40%；木柜2个，占13.33%。电脑、打印机、密集架、空调、装订机5种设备的配备率在80%以上，铁柜、缝纫机、复印机3种设备的配备率在50%以上，照相机、除湿机、消毒灭菌机、检索柜的使用率在40%以上，木柜的使用率只有不到15%。
20. 库房“五防”措施落实率整体达到了80%以上。参与调查者中，“五防”措施中落实防火的15个，占100%；防光的14个，占93.33%；防盗的14个，占93.33%；防潮的13个，占86.67%；防虫的12个，占80%。最高的是防火，最低的是防虫。
21. 大多数单位实施了档案规范化管理。参与调查者中，达到档案规范化管理国家一级的1个，占6.67%；国家二级的7个，占46.67%；省一级的1个，占6.67%；省二级的2个，占13.33%；市级1个，占6.67%；没有实施规范化达标的3个，占20%。
22. 室存档案门类众多，以文书档案、业务档案为最。参与调查者中，存有文书档案的15个，占100%；业务档案15个，占100%；会计档案13个，占86.67%；音像档案12个，占80%；照片档案12个，占80%；绩效考核档案11个，占73.33%；荣誉档案10个，占66.67%；科技档案8个，占53.33%；仪器设备档案8个，占53.33%；实物档案8个，占53.33%；人事档案5个，占33.33%；其他2个，占13.33%。
23. 业务档案主要保管在单位综合档案室。参与调查者中，业务档案保存在综合档案室的有13个，占86.67%；保存在业务部门2个，占13.33%。
24. 对单位文书档案、业务档案、会计档案起止时间的知晓程度最高。参与调查者中，知晓本单位文书档案14人，占93.33%；业务档案13人，占86.67%；会计档案12人，占80%；绩效考核档案8人，占53.33%；荣誉档案8人，占53.33%；音像档案7人，占46.67%；科技档案6人，占40%；实物档案6人，占40%；仪器设备档案6人，占40%；照片档案6人，占40%；人事档案4人，占26.67%；其他2人，占13.33%。
25. 对文书档案、业务档案数量的知晓度最高。知晓本单位各类档案数量的，文书档案13人，占86.67%；业务档案12人，占80%；会计档案11人，占73.33%；绩效考核档案9人，占60%；照片档案9人，占60%；荣誉档案8人，占53.33%；音像档案7人，占46.67%；科技档案6人，占40%；仪器设备档案6人，占40%；实物档案5人，占33.33%；人事档案3人，占20%；其他2人，占13.33%。
26. 40%的受访者认为业务档案与单位职能相关度最高。参与调查者中，认为与单位职能相关高最高的档案有业务档案、文书档案、绩效考核档案、荣誉档案和仪器设备档案5种。其中认为是业务档案的6人，占40%；文书档案4人，占26.67%；绩效考核档案3人，占20%；荣誉档案1人，占6.67%；仪器设备档案1人，占6.67%。
27. 既按件也按卷整理是采用最多的整理方式。参与调查者中，既按件也按卷整理有10个，占66.67%；只按件整理3个，占20%；只按卷整理有2个，占13.33%。
28. 年度-组织机构-问题（事由）组卷法是市级级疾控中心采用最多的组卷方式。参与调查者中，采用年度-组织机构-问题（事由）组卷法11人，占73.33%；采用年度-组织机构组卷法5人，占33.33%；采用年度-问题（事由）组卷法3人，占20%。
2 情况分析
（1）在人员构成方面：女多男少；年龄偏大；工作年限长任现职短，存在大龄换岗问题；受教育程度高；少档案专业背景；大多数具有档案专业技术职称。
（2）在人员配置与制度方面：多数人受过档案专业（继续）教育培训；兼职为主，专职为辅；所有单位基本上落实了主要档案制度。
（3）从保管条件看，近95%的单位落实了“三分开”、库房面积超过了30㎡；所有单位均设有消防灭火设施；温湿度调节以设备调节为主，自然调节为辅，多种并用；专用设施设备的配备齐全；库房“五防”措施落实比率超过八成；规范化达标率达80%。
（4）从室藏档案情况看，门类多样，文书档案、业务档案最普遍；业务档案大多数保管在综合档案室；工作人员多对家底清楚；与同级档案行政管理部门沟通联络良好。
（5）从档案整理方法上看，即按件也按卷整理是市级疾控系统单位整理档案采用的主要方式；年度-组织机构-问题（事由）组卷法是主要的组卷方式。
3 对策与建议
综上，河南省市级疾控机构档案工作的整体情况好于全省平均水平，但仍然存在一些需要重视的问题和需要弥补的短板。
（1）在人员构成方面：适时招录或补充具备档案高等教育专业背景的新人进入市级疾控档案工作队伍，防止年龄偏大趋势的扩大；充分发挥档案工作者普遍受教育程度高、具有档案专业技术职称的优势，通过参加档案继续教育的方式，提高专兼职档案工作者的专业知识与技能；尽量减少大龄换岗情况的发生，稳定档案工作者队伍。
（2）在制度建设与落实方面：巩固已经落实的档案制度，消灭集中统一管理和“三分开”的死角，努力实现档案规范化管理全覆盖。加强与同级档案行政管理部门良好沟通与联络，争取得到其的支持与帮助。
（3）在保管条件方面：着力解决库房面积不达标的问题；提高双重消防灭火设施配备率；争取温湿度调节设备使用率达100%；继续提高专用设施设备的配备程度，必备设施设备达到100%，主要设施设备达到90%，次要设施设备达到75%，一般设施设备达到60%；将库房“五防”措施落实比率再提高一个档次。
（4）在室藏档案方面：理顺疾控档案分类，将工作重点放在业务档案和文书档案上；继续推动全部档案集中管理工作，充分发挥综合档案室作用；鼓励档案工作者熟悉室藏，摸清家底；消灭引发断档现象的因素。
（5）在档案整理方法方面：明确即按件也按卷整理为市级疾控系统单位档案整理的主要方式。提倡将年度-组织机构-问题（事由）组卷法作为市级疾控系统的主要组卷方法。
