浅论高校图书馆档案优化管理新思路
张倩
漫步大学校园，最高大、宏伟的建筑当数图书馆。图书馆是高校的灵魂，是学生的明灯，学校好不好，当看图书馆工作做得好不好。自成立始，图书馆便担负着记载学校发展痕迹的重任，也担负着学生汲取知识的职责。所以，图书馆管理作为高校图书馆工作的一个组成部分，就显得尤为重要。本文通过分析高校图书馆档案的作用以及管理工作的现状，提出优化档案管理新思路，以不断优化高校图书馆管理水平。
1 图书馆的作用
1.1 人力资源建设的依据。21世纪什么最重要？人才。那么，图书馆发展和建设的首要因素也是人才队伍建设。图书馆的管理能全面反映图书馆的人才结构状况、人事管理、馆员的业务能力、学识水平等，也为图书馆进行人员职称考评、业务培训、行政职务认定、人才规划建设提供重要依据。所以，对新到馆的馆员来说，可以通过馆内的档案信息、馆内的自身管理来了解本馆的工作，尽快进入工作状态，也有利于其尽快成长、发展。而对于老馆员来说，通过接触馆内的档案信息，为自身的发展提供动力源泉。
1.2 领导决策的依据。查阅馆内保存的档案资料，就可以熟知馆内的历史数据和工作情况。新上任的图书馆领导者可尽快熟悉本馆情况，顺利开展业务工作，为不断健全和完善各项规章制度、为查漏补缺做好准备。在工作中不断得到的图书馆档案信息为领导的决策、制订计划和总结工作提供了依据。很多图书馆领导者，均是通过馆内的档案材料来熟知工作的。
1.3 对读者进行宣传教育。众所周知，学生的学习场合很多时候在图书馆。通过图书馆不仅获取知识、信息，馆内的档案信息资料对科研、教学、服务等也有很大帮助。图书馆的各种管理数据、读者数据和馆藏数据，能全面展示图书馆馆情馆貌，各项管理目标、方法、效果和各项服务等，能有效地激发读者利用图书馆的热情，是向读者推介图书馆的第一手资料。
1.4 做好图书馆服务。提供服务是图书馆事业发展中新的探索及尝试。档案信息本是枯燥的，形式以文字或数字为主，但这些信息可以服务各类人群。认真做好图书馆的档案工作，是很有必要的。真实、完整地记录、整理、收集整个历史的所有文件资料，如：活动的过程、服务的思路、组织的情况、经验、教训、成果等，这些档案资料将为图书馆今后服务的发展和建设打下良好的基础，并提供可靠的信息价值。
2 图书馆档案管理存在的问题
2.1 管理制度不健全。长期以来，由于缺乏完整的制度建设，很多图书馆就没有将档案管理工作作为一项基础工作、一项重要工作来抓，更遑论完整的管理制度了，档案管理工作无章可循，出现档案残缺不全、管理混乱的局面。
2.2 管理意识淡薄。由于思想认识上的偏差，许多高校的图书馆对档案管理工作并不重视。管理员没有充分、正确地认识到图书馆档案的重要性，自然就会认为档案管理工作无足轻重，自然就不会主动收集、整理档案。这种观点、状态是错误的。图书馆档案是图书馆日常活动和工作中形成的珍贵信息资料，也是图书馆工作成果的综合反映，应该完整收集和科学管理。比如，一些重要档案不能断档或缺档；档案存放要有系统性和条理性；管理人员要对档案资料做分类、编目，还要进行第二次、第三次的档案文献加工。
2.3 开发利用观念薄弱。保存档案的最终目的在于利用。只有档案信息得到充分利用，才能体现图书馆的档案管理工作价值。然而，很多高校图书馆重管理轻利用，甚至轻管理轻利用，自然就会使图书馆档案资源失去价值。保存图书馆的档案信息目的就是为了利用，让其发挥价值。重管理、轻开发的问题制约着档案功能的发挥，自然就造成了图书馆档案资源的闲置和浪费，自然也浪费了档案管理经费。
2.4 馆藏档案结构不合理。许多高校图书馆的馆藏文书档案比重较大，而以业务为主的特色档案相对较少。高校图书馆业务档案可分为业务基础建设档案、文献资源建设档案、读者信息档案和服务工作档案。这四类档案亟待丰富。从载体来看，纸质档案所占比重大，电子档案等其他载体的档案则相对较少。从档案管理的发展趋势来看，这样的馆藏档案结构无法适应图书馆的业务发展和信息化社会的需要。
2.5 信息化建设不足。图书馆档案的信息化建设，通常来说包含档案材料的收集、整理、归档等阶段，基础档案材料的加工是档案信息化管理的基本前提。在当前图书馆档案信息化管理系统建设中，很多学校的图书馆并没有建立与本馆实际情况相符合的、科学合理的信息化管理制度，才导致相关档案资料的收集、整理等工作无从开展。有些图书馆即使进行了信息化管理建设，但也存在一些问题，比如，档案资料收集不全面、档案分类不清楚、存档期限划定不准确等，这些问题很大程度上在影响着档案信息化管理系统的建设。甚至，有些高校图书馆的档案信息化建设根本没有提上日程，很多档案资源还是单一的纸质文献，在当前信息交流广泛的时代，这种状况已经远远不能满足用户及图书馆自身发展的需求。
2.6 信息化服务层次较低。当前，高校图书馆的档案资源信息化服务，很多还停留在对档案材料的收集、存档环节上，即使提供了服务，也仅仅是为少数用户提供简单的阅览服务和咨询服务。随着各项现代化设备逐渐普及和完善，云计算平台在图书馆档案管理中的应用，这些条件都为图书馆档案管理工作带来更多的发展空间。但是，目前来看，图书馆信息化服务的效果依旧不是很理想，在信息化管理过程中，计算机网络技术的优势没有充分发挥出来，很多图书馆并不能提供全方位的信息化服务，也没有建立用户网上交流平台，信息化服务层次很低，很多档案材料并不能实现共享，更谈不上开发和挖掘了。
3 优化档案管理新思路
针对高校图书馆档案管理存在诸多缺陷和问题，笔者认为，应该从以下几个方面着手解决：
3.1 健全档案管理制度。高校图书馆档案管理业务包括档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案检索、档案编研、档案统计、档案利用等八个具体环节。如此之多的环节，需要具体的规章制度予以规范，才能不会使得档案管理工作陷入混乱。因此，为了能够有序开展档案管理工作，就必须建立一套完整的行之有效的管理制度。这是图书馆做好档案管理工作的必要手段，也是前提条件。健全了档案管理制度，在档案管理工作中才会收到事半功倍的效果。
3.2 提高档案管理人员的素质。事情都是由人来做的，档案管理同样离不开高素质的管理人员。首先，选择优秀的档案管理人员，最好选用事业心强、有较高学历的人，具有档案专业学历的人更好。档案管理人员一经定岗，就应该在相应的时间内保持稳定，忌人员频繁更换，这有利于档案管理工作的稳定性和持续性。其次，为了适应档案管理工作的发展和新形势新问题，图书馆应该对档案管理人员进行不间断的培训，让他们学习新知识、新技术。传统的管理方式已不能适应现代化的档案管理要求，因此，档案管理人员要不断地更新观念，积极掌握计算机和网络应用技术，不能扎在纸堆里不出来，以适应档案电子化和档案管理工作现代化的发展趋势。
3.3 充分开发利用档案信息。档案的利用是档案管理工作的最终目的，只有让档案信息得到充分利用，档案才具有价值，档案管理工作才不会白费。在开发利用方面，档案管理人员要根据工作实际，及时准确地提供相应的档案资料，做好服务工作；还要做好推广宣传工作，使得档案信息利用率提高。同时，更新管理观念，加强对图书馆档案作用的宣传，使读者们正确认识到图书馆档案的价值和意义。
3.4 推进管理手段现代化。信息时代下，需要有配套的管理手段。现代化的管理设备和管理手段是现代化图书馆档案管理工作所需。图书馆档案管理手段的现代化，就是由传统的人工操作过渡到以电子计算机为中心的现代化管理方法，充分利用文献数据库、多媒体技术等现代化设备和手段对档案进行收集整理、统计分析、存储、检索等，最终全面实现档案的数字化管理。要实现档案管理手段的现代化，应该建立开放档案用户目录数据库、图书馆档案指南资料库、原文影像资源库以及史料汇编、专题文件汇编资料库等四大数据库，这是管理手段现代化的基础。
3.5 优化档案结构。高校图书馆应当重视历史性档案资料的收集与整理，这部分档案以文字形式直接记录高校图书馆重要活动、重大事件的文字材料，对图书馆的发展具有十分重要的历史和纪念意义。但是，这部分材料具有分散、零碎、较难收集和整理等特点，非常容易被遗漏，所以，在日常工作中，应该持续关注。除文字资料外，图书馆档案工作还应该重视非文字资料，如音像、实物、电子档案等资料的收集与整理。较之文字资料，这类档案资料更真实、更具体、更生动。根据当前电子信息化的趋势，应该将电子文字、音像、照片、光盘、奖杯、奖状等形式的归档作为档案工作的重点。
3.6 创新管理方式。网络时代，图书馆工作的重心主要向提供联机数据库和光盘数据库、开发网上信息资源以及网上读者教育和培训等方向发展，高校图书馆服务也由传统的文献服务向电子化信息服务转变。高校图书馆更要借助网络提供网上预约、催还、续借、咨询等服务，开展网上新书通报、馆际互借和文献传递服务，并且提供各类数据库的下载浏览、导航服务和网上定题咨询服务。面对新情况、新时代，高校图书馆所面临的挑战很大部分来自观念的陈旧落后，而行为的创新取决于观念的创新，所以馆员必须树立创新意识，以开放的眼光，主动接触新环境。现代图书馆提供的是一种动态的知识信息的开发服务，更多地体现了图书馆与读者的一种交互行为。一方面读者有目的地向图书馆索取所需信息，另一方面图书馆通过对信息资源的组织、加工、整理、开发向读者提供体现自己创造性劳动的商品！也就是说，高校图书馆在读者和信息资源之间实际上起到了这样一个中介作用！让自主创新的主体以最快的速度得到它所需要的信息；让信息资源以最高的效率为自主创新的主体所利用。因此，高校图书馆员的服务观念必须由过去坐等用户上门的被动服务变为主动推送服务，由提供原始文献服务变为提供深层知识服务。
作者单位：驻马店黄淮学院
来稿日期：2016-02-16
