“互联网+”环境下房地产档案管理若干思考
郭红
摘要：互联网+环境下房地产档案管理，应加大档案的数字化力度与速度；修改完善有关法规规章，明确网络信息的档案属性；依托全国房地产管理信息系统，建立房地产及相关档案信息标准；建立多方共同参与的沟通交流机制；制定统一的房地产网络档案信息共享与限制原则；建立档案信息鉴定与仲裁制度等策略加以应对。
关键词：互联网+；房地产档案；档案管理
随着“互联网+”时代的来临，各行各业都在寻找+互联网的接口，房地产业也不例外。“互联网+”对房地产业产生的影响，也势必对房地产档案的形成、收集、管理、保管、利用产生影响。关注这些影响，对这些影响产生或可能产生的影响进行研究，制定相应的应对策略，是摆在档案工作者，尤其是房地产档案工作者面前的一项紧迫工作。
1 “互联网+”环境下的房地产业
1.1 “互联网+”房地产。互联网与房地产结合，不是一个新鲜事物。房地产行业是最早在网络上以专门网站的形式集中发布广告的行业，也是最早实施网上签约、摇号等营销管理方式的行业。目前的互联网+房地产，主要还停留在互联网+营销——使用社交软件发广告和互联网+金融——弱化金融概念的营销手段阶段。[1]前者“互联网与营销仅仅是做了一个简单的叠加，将传统的营销手段从线下搬到互联网平台而已，互相之间没有真正融合”，[2]后者“仅仅局限于部分项目，应用范畴小，且具有一定的门槛。对于项目的销售起到促进作用，但是对整个企业的资金运作，并无太大作为”。[3]总体上讲，目前的互联网+房地产的集合应用，虽然进行着多种多样的不断尝试，“但多数停留在‘噱头阶段，即使在术的层面进行尝试，仅仅将‘互联网和‘房地产两个名词写在一起，未出现融合碰撞的新火花”。[4]
1.2 “互联网+”环境下房地产业的发展趋势。对于互联网+环境下房地产业的发展趋势，中国房地产业协会会长刘志峰认为：最需要和最能发挥作用的，是利用“互联网+”帮助房地产行业找市场、找客户、找定位，看房地产业的未来市场究竟在哪里，产品怎样才能满足老百姓的需求。[5]其中，“互联网+众筹”“互联网+营销”“互联网+家装”“互联网+社区”应当优先考虑。长春工程学院管理学院夏宏宝认为：“房地产‘互联网+的应用首先是在营销领域。房地产‘互联网+的应用重头戏是房地产服务。房地产‘互联网+的应用亮点在于存量资产经营。”[6]并且“互联网+地产+金融”“互联网+地产+旅游”“互联网+地产+养老”等跨界产品鳞次栉比接踵而来。[7]
2 互联网+环境下房地产档案管理面临的新情况、新问题
房地产档案管理作为房地产行政管理机关、企业、中介机构的一项内部管理事务，来自“互联网+”的直接冲击与影响并不强烈，但这并不等于“互联网+”与房地产档案及其管理无关。在“互联网+”环境下，房地产档案管理将面对以下一些情况：
2.1 房地产存量档案数字化问题。对于房地产档案信息，“长期以来，人们一直使用传统的手工信息加工方式，所耗费时间长，资料占用面积大，查找麻烦，容易损坏和变霉。这样的处理方式因其效率低、保密性差、费时费力，一旦发生意外难以弥补”。[8]更重要的是传统方式形成与保存的房地产档案无法在网络中传输，在互联网+环境中无法使用。
2.2 房地产电子文件的档案属性认定问题。“房地产档案是指房产管理部门在进行房地产管理活动中形成的具有保存价值的各种文字、图纸、表册、卡片以及声像、电子文件等材料。”[9]尽管在房地产档案定义中已将电子文件列入其中，但是在实践中，每当要求提供凭证时，仍然要求提供纸质原件或复印件。网络上可以传输的电子文件信息仍然不能作为凭证使用，电子文件的档案属性仍没有得到确定与认可。这一问题不解决，虽然可以减少相关工作人员调阅纸质档案的频次，提高工作效率，但仍然会增加群众手持“原件”在各个不同相关机构间来回奔波的次数。通过互联网+进来的机构越多，互相之间文件的认证量越大，群众手持“原件”来回奔波的次数就越多。
2.3 房地产网络档案信息来源、形式、格式多样化状态下的标准化问题。虽然国家档案局制定并颁布了电子文件相关标准，但实际执行的情况并不乐观。“从当前房地产档案信息化建设情况来看，档案管理部门所使用档案软件缺乏通用性，使用的应用程序五花八门，无法统一标准，不能适应档案信息资源共享的要求。”[10]这种情况在互联网+环境下，由于技术更新及更多行业、机构的融入，将变得更加严重。如果不加以应对，将阻碍房地产档案管理融入互联网+的进程。
2.4 房地产网络档案信息的共享与限制问题。共享与限制问题不是互联网+环境下特有的问题。这一问题是档案工作的基本矛盾之一，自档案产生之初就已存在。网络为档案信息利用提供了极大的便利，同时也将什么人，什么时候，什么情况下，可以利用什么信息，不可以利用什么信息摆在了我们面前。如何平衡方便利用与保护企业、公民的合法权益的关系成为一个棘手问题。
2.5 房地产网络档案信息多头存储情况下，各主体的义务与责任划分问题。在互联网+环境下，各类涉及房地产网络档案信息的机构，均会将大量与之相关的电子文件作为档案存储起来。这中间会有相当数量的同一信息或文件，同时被多个不同机构存储、保存，出现多家使用，多头存储。这种情况下，谁必须存，谁可以存可以不存，谁不必存，就需要给予界定与划分。防止由于责任不清，造成应该存的没有存的情况出现。
2.6 房地产网络档案信息不一致时其真实性与唯一性的确认问题。在“互联网+”环境下，由于多方参与、多家使用、多头存储，难免出现涉及同一项目、同一事、同一人、同一房的房地产网络档案信息不一致的情况，这样就会有一个在出现这类情况时，由谁，如何判定其真实性与唯一性的问题。
3 “互联网+”环境下房地产档案管理的应对策略
上述问题，有些是“互联网+”环境下档案管理遇到的共性问题，有些是房地产档案工作面对的特有问题。面对这些问题，个人认为，可以采取以下策略加以应对：
3.1 加大传统房地产档案的数字化力度与速度。“充分利用计算机信息化处理技术，将纸质档案信息资料进行数字扫描、录入和整理，建立与纸质档案‘原件一致、同步更新的电子复本，构成海量存贮的房产电子档案数据库。”[11]尽早实现房地产档案全数字化，为互联网+环境下房地产档案管理与利用积累电子数据，创造条件。
3.2 修改完善有关法规规章，明确房地产网络信息的档案属性。对于电子文件的档案属性，从某种意义上讲就是其在法律上能否成为合法证据。因此，仅仅在理论上讨论其是否具有档案属性，在档案法规中明确其档案属性，已经远远不够，不能满足互联网+环境下房地产网络档案信息的利用需要。应当完善相关行政诉讼、民事诉讼、刑事诉讼法律中有关证据的规定，尽快将网络电子文件信息列入合法证据的范围。
3.3 依托全国房地产管理信息系统，建立房地产及相关档案信息标准。目前，正在建设中的全国房地产管理信息系统，为建立统一的房地产及相关档案信息标准提供了一个绝佳的机会。各级房地产行政管理机构的档案工作者，应当积极主动地参加到系统的建设当中，“建立规范化的标准、程序化的操作方式、系统化的管理，将各个管理环节科学地排序，使整个操作过程有机连接，一环扣一环，保证档案的完整有效性。要制定规范化的标准，‘统一文件与格式‘统一分类编码‘统一信息交换形式等”。[12]
3.4 建立由各涉及房地产行业的政府机关、企业、中介及相关事业单位共同参加的沟通交流机制。在房地产档案网络信息多方参与、多家使用、多头存储的情况下，需要有一个各方就房地产档案信息管理与利用进行沟通与交流的平台。因此，应当建立一个全国性的，由政府管理机关、企业、中介机构、高校、研究机构，以及个人代表参加的专门组织，建立及时的交流与沟通机制，为及时发现、协调和解决由于交流与沟通不畅而产生的问题提供便利。
3.5 制定全国统一的房地产网络档案信息的共享原则与限制条款。在全国性的网络档案信息共享原则及限制性法规面世前，行业主管部门应当尽早制定出全国统一的，包含房地产网络档案信息共享原则与限制性要求的行政规章或规范性文件。明确涉及房地产档案的法人或个人各自在形成、收集、保存、保管、提供、传输、利用房地产档案信息中的权利、责任与义务。实现房地产网络档案信息的共享有法可依。
3.6 建立房地产档案信息鉴定与仲裁制度。对于互联网+环境下可能出现的房地产网络档案信息不一致，可以通过建立房地产档案信息鉴定与仲裁制度加以解决。这一制度可以是由房地产行政管理机构牵头组织，也可以委托档案行政管理机构组织，还可以通过政府购买服务的方式向社会专业组织或高校“购买”。前提是这一制度所依托的专业鉴定组织必须是独立的第三方。而最终仲裁可以由房地产行政管理机构或法院来实施。
4 结语
互联网+已经成为一种趋势，面对这种趋势下房地产档案所面临的多方参与、多家使用、多头存贮情况，回避与拖延无助于问题的解决。只有迎难而上，积极主动地融入其中，在工作中发现问题，解决问题。在互联网+房地产的新环境中，发挥档案工作者应有的作用，为国家建设与社会发展贡献力量。
参考文献：
[1][2][3][4]吴骞.“互联网+房地产”创新的道与术[J].中国建设信息，2015（9）：22～25.
[5]陈丽.共话“互联网+”时代下的地产变革——“‘互联网+房地产研讨会暨《城市开发》杂志编委年会”在太原市召开[J].城市开发，2015（20）：22～23.
[6][7]夏宏宝.房地产“互联网+”的道路与梦想[J].经营管理者，2015（32）：315.
[8][10][11][12]卢道锦.房地产档案信息化建设初探[J].中外企业家，2015（25）：82.
[9]梁伟清.关于房地产档案管理现状的分析[J].南方论刊，2010（4）：89～90.
作者单位：河南省开封市房地产交易登记中心
来稿日期：2016-02-11
