文件归档整理出新规
管先海++李兴利
李兴利（河南省焦作市档案局副研究馆员）：2015年10月25日，国家档案局发布推荐性行业标准《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）（代替DA/T 22—2000），并第一时间通过国家档案局网站（http：//saac.gov.cn/news/2015-10/30/content_120840.htm）公开了标准全文内容。标准自2016年6月1日起实施。与原标准相比，新标准有哪些变化？这些变化反映了什么新思维？在实施新标准过程中还会遇到什么新情况、新问题？如何解决？
刘小芳（中汇会计师事务所馆员）：与2000年标准相比，我认为《归档文件整理规则》新标准有了一些新变化，突出体现在三个方面。第一，在整体框架上借用了国标模式以与国际标准接轨。这说明了新标准更加标准化，其说服力和强制力有了更进一步的提高。第二，在内容阐述上添加了电子档案以满足现实需要。其实电子档案的出现已经是很久的事情，但是一直没有一个很权威的规定，新标准对电子档案的叙述内容虽说不多，但也足以引起重视。第三，在整理方法上充实了详细步骤以便于具体操作。当然有利有弊，优点是对于新手来说是很好的参考，也利于档案行业的统一；缺点是过于繁琐，也缺失了灵活性，毕竟各个单位情况不尽一致，可能有些立档单位会为了过分追求其标准性而花费不必要的人力、精力。
程媛媛（焦作市档案局馆员）：《归档文件整理规则》新标准虽然确有一些不尽如人意之处，比如在电子文件方面的要求过于笼统，不便于操作，等等；但跟原标准相比，我认为新标准的确有很多令人欣喜的改变，集中表现为三大变化。第一，结构形式更趋于规范。新标准的总体编排和结构依照了GB/T 1.1-2009进行编写，更符合国家标准的格式规范；增加了“规范性引用文件”项目，标准的形式也更趋规范。第二，概念术语更符合需求。拓宽了“归档文件”、“整理”和“整理原则”的内容，将电子文件纳入其范畴，更符合新形势下档案管理工作的需求。第三，形式要求更切合实际。将原标准中的“质量要求”和“整理方法”两项内容相结合，并按照归档文件整理的习惯性流程重新进行了调整与细化，调整为“一般要求”和“纸质文件的修整、装订、编页、装盒和排架”。这块内容也是标准变化最大的地方，具体地说主要有7个方面的变化：一是件的组成的变化；二是增加了档号及其编制方法；三是归档章式样的改变及电子归档章的形式；四是编目式样的改变；五是装订的具体要求；六是档案盒及备考表项目的变化和填写要求；七是增加了归档电子文件的整理要求。这些改变，使档案整理的流程更为合理，要求更加直观，更符合档案工作“简化整理、深化检索”的总体要求。除了以上的变化之外，新标准还有许多细节上的改变，比如，简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，等等。这些较原标准更为具体的要求的确解决了基层档案员在实际工作中出现的因“多件合一”致使著录不全、检索不利的一些问题。再比如，新标准在“排列”方面将“按事由结合时间、重要程度等排列”改为“按时间结合事由排列”，取消“重要程度”的排列依据，有效减少了档案员主观因素对“排列”的影响，等等。
郭东升（山东省临清市档案馆研究馆员）：与原标准相比，我认为分类与编号的进一步高度统一与细化，是《归档文件整理规则》新标准的一个重要变化。新标准注重档案整理的规范性与标准化，强调分类与编号的统一性，把档案编号完全彻底地统一起来，实现了我国文书档案编号的全国统一，为文件的计算机管理和档案信息的提取开发提供了极大的方便。
王富忠（河南省濮阳县档案局副局长）：《归档文件整理规则》新标准关于“归档文件整理原则”的规定，在原来的“归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”的基础上增加了“归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理，保持纸质文件和电子文件整理协调统一”新内容；增加了“电子文件整理要求”的新内容，既符合我国电子文件发展的现实需要，也体现了档案工作与时俱进的时代特色，充分展现了“经济社会发展到哪里，档案工作就延伸到哪里”的总要求。“归档电子文件组件（件的组织）、分类、排列、编号、编目，应符合本《规则》‘ 一般要求的规定； 归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求，参照《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38等标准执行； 归档电子文件整理，应使用符合《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T 18894等标准的应用系统”等新规定，使基层档案工作者在电子文件归档的操作过程中，既有了翔实的依据，也方便操作。
李正平（四川省荣县档案局）：前面几位老师谈了《归档文件整理规则》新标准的新变化、新思维，我深受启发，在实施新标准过程中肯定还会遇到一些新情况、新问题，如何未雨绸缪，面对这些新情况、解决这些新问题更为重要。比如，新标准提出“归档文件指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料”“归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一”，但问题是，归档文件的纸质文件与电子文件是双轨运行还是以其中之一运行、另一为副本？如果以纸质方式运行，电子文件真实性、完整性、可用性等是否确保，其元数据、格式等是否转换等有无必要？如果以电子方式运行，纸质文件就是副本，其整理应否简化？电子文件与纸质文件的载体、管理等有很大差异，如何保证协调统一？
刘小芳：我认为纸质档案和电子档案只是形式上的不同而已。就文件归档整理而言，有些只有纸质，有些只有电子，有些两者都有，这并不冲突。有纸质按照其重要程度，不是特别重要的就只保存纸质，如果特别重要，比如永久的就可以根据需要以电子形式再保存。同一内容纸质的和电子的都有，那就根据其载体形式分别保存，不是有互见号或者备注吗？
李正平：这次档案载体的变革所带来的影响不亚于纸质档案取代简牍档案，因为电子文件是革命，数字文件是大势所趋，所以现在的归档整理必须围绕数字档案进行。具体来说，主要有两种情况：一种情况是纸质档案的数字化。如果文书运行以纸质为主，就要注意把凡能形成纸质文件的电子文件都形成纸质档案，否则一个立档单位的文件材料是不会齐全完整的。这时，电子文件就只能是副本且不能独立运用（因为所有签字印章等文件标志都与纸为一体），因形成电子文件或其后的系统缺乏必要的档案功能，且文件的签发、办理等以纸质方式，所以在法律效力上电子文件存在问题，电子文件就只能是副本。这种情况的档案整理就要注意，一是与原生的电子文件互见，且相对保证电子文件不被改动；二是如果不保存原生的电子文件，就只能再扫描纸质文件。有的是在组件时就扫描，扫描后再装订；有的现在没扫描，以后扫描，这就要注意装订时只能以简单方式，否则以后扫描时拆卷麻烦。不保存原生电子文件，不管是现在扫描还是以后扫描都是不节约，不值得推广（扫描后的可称再生电子文件）。另一种情况是电子文件纸质化。如果一个单位有档案功能的文书处理系统或独立的电子文件管理系统，以电子方式运行的文件具备生效标志（电子签名系统等完善），也就是其证据性与安全性、可用性得到保证，这时纸质文件可视为电子文件的副本，能打印的只需直接打印出来，不能打印的就以原生电子文件保存。这种情况的纸质文件归档就应相对简单，基本可一步完成（因为电子文件也要按问题等组织文件夹）。我认为第二种情况应成为主流，所有文件在网上处理现在是不难的。从人社、民政、公安等部门的工资、社保、人口等系统看，主要都以电子方式运行了，可直接形成报表打印出来；学籍、医疗等也都有自己的系统。公文进入具备档案管理功能的文书系统或直接进入档案管理系统也很简单，就连会议记录或人民群众提供的申请证明等也可扫描直接进入系统。只是各行各业档案部门在设计档案系统时不要各行其是、自成一体，尤其是在我国实行“集中统一管理档案”原则的大环境下更应慎之又慎，否则形成“烟囱”或“孤岛”，就不好接收或整合档案资源。当然，为了安全性，按规定形成纸质的还要形成纸质副本，但也仅仅是副本，原件是原生电子文件。从电子文件角度来看，如果出发点不是从完整保存电子文件这种资产角度考虑，仍会导致电子文件的大量消失；即使保存了电子文件，但如果主要以纸质方式运行，电子文件也会因不具有档案价值而散失其作用；而且数据库、多媒体、网页、电子邮件等因无法打印或其元数据无法打印而无法留存这些直观而有价值的档案文件。从归档文书档案上看，永久与30年的占比例不如10年的大，其实保存10年的档案大部分无需打印出来保存，有系统的可以试点只保存电子形式的。当然如果无系统或领导计算机水平差点，领导可在电脑上看文件，保存文件处理笺。
吴翠英（河北省唐山市丰润区档案馆副研究馆员）：在此我想就新标准中电子文件归档和“件”的问题谈点个人看法。先说电子文件归档问题，这确实是当前应该解决的首要问题，不论是实行办公自动化还是仍以纸质文件为主的单位，都应该根据自己的具体情况制定出切实可行的办法，包括软件系统的使用，电子文件的形成、积累、保管、移交等具体标准，做好电子文件归档工作，实现档案馆和档案室的有效衔接，进馆档案保证纸质档案和电子文件同时移交，以避免重复扫描，造成大量人、财、物的浪费。再说“件”的问题。过去执行中，把成本会议记录都撕开存档，一次会议一件，很不方便；这次又提出成本的会议记录一本为一件。前者不利于保管，后者不利于查阅，我的解决方法是：一次会议一件，单独加盖归档章，单独编页号和件号，抄写文件目录，但是不撕开，放在一个文件袋里，封皮档号章页数可以不填，件号就填写××号—××号，这样既便于保管，又利于查阅。
管先海（河南省濮阳市档案局副研究馆员）：上面几位就在实施新标准过程中可能遇到的有关电子文件（电子档案）的一些新情况、新问题及其解决方法谈了很好的看法。其实，在实施新标准过程中可能遇到的情况和问题远不止此，肯定会遇到更多的新情况、新问题。比如，新标准提出“对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度”，但问题是这样操作就容易出现“计划如早点计划，总结如晚点总结，就分散到了内容针对的一前一后了，真正与内容保持联系的那一年却没计划、总结”的情况。若与新标准提出的“归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”原则相对照，就有点没遵循的感觉。诸如此类的情况和问题，在新标准具体实施过程中肯定是五花八门、不胜枚举，有待各位同仁研讨解决。
摘自《档案界》网站
