高校教学档案分类与管理研究
刘丹 周华
摘要：高校教学档案分类与管理研究是教学管理的前沿问题，目前人们在研究教学档案的分类标准和管理办法上还存在着很多的分歧，没有形成一个系统明晰的教学档案分类的统一标准，而老标准与现实的教育发展有很大差距，阻碍了教学质量和教学研究的提高。通过对教学档案分类标准的研究，我们认为教学档案分类标准的研究可以借鉴《分类法和规范》和以“岗位”职能来分类的原则，以实际案例，拟定科学的教学案档分类标准。
关键词：高职院校；教学档案；分类标准；管理
0引言
教育部和国家档案局2008年发布实施的《高等学校档案管理办法》是指导高校档案管理工作的，其推进了档案管理的规范化，科学化进程，但对教学档案的管理，仍然还是沿用1987年的《高等学校教学档案文件材料归档范围》（以下简称“分类法和规范”）的规定。近年来很多的教学创新和学科专业建设的办学特色内容和具体条款都无法归类，造成大量具有保存价值的档案资料失去归宿，无法满足教学过程中形成文件材料实体归类管理要求，致使大量宝贵文件流失。根据本项目的调查湖南省部分高校教学档案管理分类调研来看，目前高校教学档案管理分类普遍存在差异，各式各样的分类方式，在一定程度上存在着主观随意性，缺乏科学性，直接影响了档案的检查，信息开发与利用。本项目基于DA/T 22—2000规则《归档文件整理规则》和以“岗位”职责为分类原则，树立创新意识，制订教学档案科学的统一的分类标准，以满足教学档案管理要求，确保教学档案资料的齐全归档。
1档案分类标准的要求和作用
档案的分类是根据档案文件的来源、时间、内容、形式等特征的异同，把立档单位形成的全部档案分成若干层次和类别，构成的有机体系。档案的分类是档案系统化的关键环节，是档案整理工作的重要环节和首要方法，是搞好档案科学管理的基础和重要条件。可想而知档案的分类标准是至关重要的，分类能反映出全宗文件的有机体系，便于系统查找利用，对整个档案整理工作以及平时的档案管理工作起着重要的作用。只有经过合理分类，才能使全宗档案真正成为类别分明、条理清晰的有机整体；只有先经过分类，其后立卷、排列、编目等一系列工作环节才易于进行和逐步深入。分类质量的高低不仅直接影响着档案整理工作的质量，而且与档案全面管理有着十分密切的关系。
2教学档案分类标准的原则
2.1基于DA/T 22—2000规则《归档文件整理规则》为分类原则
基于DA/T 22—2000规则，同样需要借鉴前人所研究的科学基础，在从教学分类开始收集，掌握熟知教学档案资料，掌握前人已取得的成果以及掌握相邻的学科所提供的有关文件资料，在前人研究教学档案管理分类基础上研究，创新开发，研究新标准，因此，要以《分类法与规范》为基础，确定以“件”单位的档案管理模式，科学地依据教学档案的特点，编制一、二级类目代号，考虑到实体档案管理需求，在原有分类法与档案管理模式上增加三级类目代号。如教学档案的档号为：学年度+教学档案分类号+案卷号，案卷最下位为类目流水号，顺延档号管理模式与教学档案信息化管理相一致，有利于保持档案管理中的可操作性、严肃性、保持同一全宗卷内档号管理流程的统一性。
2.2基于“岗位”职责为分类原则
（一）链接岗位职能的档案管理三级预审机制
学院的每个部门都有每个部门的组织机构和具体的工作职责，一个学院的教务处是负责学校教学运行、教学管理、教学研究、教学质量监控管理的教育教学管理职能部门。在校长及分管教学副校长的领导下开展工作的。是推进教育教学改革、保证人才培养质量的重要管理部门，也是学院领导在教学业务方面的参谋机构。教学管理工作的基本内容是：教学计划管理、教学运行管理、教学质量管理与评价，以及专业、课程、教材、实习实训室、实践教学基地、师德师风、教学队伍、教学管理制度等基本建设管理，对教学的全过程都有参与，贯穿到每个教学环节、教学过程和管理所产生的各类文件资料，也是教学档案要求必须归案的核心材料，是档案实体价值的再现，也是检测教学档案质量的过程。因此，以教务处的岗位职能来划分教学档案类目及归档条款具有统一性、客观性，也符合档案来源管理的原则。
教务处负责统筹学院的教育教学管理，以岗位职能划分，教务处分为：一正三副，三副科，七个教学干事，对应教学有关的事项进行职能划分，各项内容具体到每个人。再以职能分工的范围来确定三级审核制度。
（二）以岗位职能链接为主要形式，形成教学档案分类标准。
要规范教学档案管理，拟定教学档案科学分类统一标准至关重要。现就湖南水利水电职业技术学院教务处教学档案为实例，拟定教学档案分类标准。
如下图：二级类目
3根据两原则确定的教学档案分类准。对案列学院的教学档案进行分类
3.1分类法与规范原则
根据教学档案的分类二级类目，比如：2015年的1号文件，怎么进行编档号。遵循《分类法与规范》的原则，确定学年度号+教学楼档案一级类目+二级类类目+三级类目+档案级类目+流水号，如：2015—JX—01—02—1。
3.2“岗位”职责的分类原则
根据教务处的岗位的划分，来划分教务处档案的三级类目，分别是以岗位职责为：综合干事——综合类编码01，专业干事——专业建设编码02，学籍干事——学籍类编码03等。
3.3基于两原则，达到规范档案的管理工作的效果
基于两原则，根据教务处的职能划分以及归档文件整理规则，将档案组成一个有机的整体，通过分类固定下来，为使用者提供方便，在传统纸质档案的管理方式建立手工操作的基础上，把计算机的物联网技术引用到档案管理和开发利用上来，以最大限度的满足学院和各部门快速、准确的提供档案信息的需求，为学院服务。如图：
4结束语
档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目等环节贯穿社会需要和工作利用的要求，并直接影响着利用服务工作，因此被称为基础工作。基于两项原则，来更加完善和规范了档案管理的基础工作，解决了一系列的问题：①解决了档案管理人员问题，一个将每个干事变身了档案兼职管理员，从全员的角度出发，提升全员档案管理的意识，以“岗位”为划分收集，通过“岗位”的三级管理来确定它的审核机制。②解决了档案整理的基础工作，将不规范的分类，变为统一的分类，编制统一的三级类目编号，以类别来分类收集教学档案，确定好档号，并进行编号，及时的归档。③通过制订的教学档案分类标准，档案制订流程等一系列过程，建立档案的管理制度，包括查找、借阅、归还等，健全管理制度。④能更好的利用现代信息技术，根据具体档案来确定档号，利用物流网技术对档案进行定位，方便查询和利用。
随着职业院校的发展，教育部深化职业教育教学改革，全面提高人才培养质量的若干意意见，从今年秋季学期开始，逐步在全国职业院校推进建立教学工作诊断与改进制度，在教学档案方面，重在制度的完善，以及档案管理工作的规范。制订教学档案分类标准和一系列的流程控制，完成好档案在大数据时代，利用现代信息化技术查找档案工作中的不足，以完善提高档案流程的工作过程。
