构建高校精细化合同管理体系
摘 要 高等学校合同管理工作是高校内部管理工作的重要组织部分，是内部控制的关键环节，直接关系到高校的权益保护和健康发展。高校合同关系在内容上具有鲜明的高校特色。目前我国高校的合同管理相比其他领域的管理还较为薄弱，存在一些问题。本文以高校合同管理现状和问题为导向，梳理合同管理中存在的风险点，并针对风险点，从合同管理组织架构、订立、合同审核会签、合同授权签署、合同用印管理、合同变更、合同纠纷处理、合同验收及档案管理、合同信息化管理等方面进行研究，构建全生命周期的精细化合同管理体系，对防范高校合同风险，促进高校内部管理工作科学、健康、可持续发展有着重要的意义。
关键词 合同管理 风险 精细化管理
一、高校合同管理现状分析
高校合同关系在内容上具有鲜明的高校特色，围绕教育教学、科学研究、人才队伍建设、服务等功能而进行的基建、维修、采购、合作办学、合作研究、资产处置、融资、服务等活动使高校与各市场主体之间产生了内容各异的权利义务关系。合同管理的风险就像河流中的暗礁，虽然遇到的机遇不多，但一旦遇到，就是重大风险。笔者通过从事高校合同管理工作发现，高校合同管理在合同草拟、归口管理、合同审核、合同授权签署、合同用印、合同台账登记、合同编号与归档等方面仍存在控制薄弱的情况。体现在：一是员工法律观念和风险管控意识有待加强，未充分认识到合同管理的重要性，仅把合同当成实现资金支付的一种方式;二是制度建设存在滞后现象，未制定相关合同管理制度或存在制度不完善、执行不利的情况;三是合同文本不规范，承办单位会出现使用对方当事人提供的合同文本的情况，合同文本的形式和内容的不规范引发的纠纷不断增多;四是出现合同审核流程缺失、合同签字无法人授权、合同加盖部门行政公章等问题，合同审核、用印、签署环节存在较大的风险;五是存在倒签合同现象，使高校存在严重的法律风险，如发生不能履约或纠纷时，因没有书面约定，最终会出现对学校不利的局面。
二、构建高校精细化合同管理体系的意义
合同管理是高校内控体系建设中的重要环节和组成部分，构建科学合理的合同管理体系是高校规范管理、依法治校的重要内容，加强高校合同内部控制是进一步深化高校管理体制改革、提升学校治理体系和治理能力现代化的重要举措，是高校防范合同风险的保障，直接关系到高校的权益保护和健康发展，是高校提高信息化水平的客观要求。
为进一步提高合同管理的工作质量和工作效率，加强合同管理的规范性，高校应坚持问题导向，逐步完善内控体系，通过查找合同管理的风险点、积极收集各部门的合同管理现状和问题，部门间协调配合形成合力，把握巡视、审计整改工作等各类检查的有利契机，以风险防控为目的，明确工作职责，理顺合同业务流程，完善各项管理制度，并借助合同管理信息系统减少人工跑单，固化业务流程，建立符合高校管理实际的合同业务长效管理机制。
三、构建高校精细化合同管理体系的具体举措
（一）明确合同职责划分，实现合同管理科学化
高校合同业务涉及全校各个单位，如果工作职责不明确、界限不清晰，那么在之后的流程执行层面就会存在很大问题，工作落地难度大。高校首先应当明确合同业务的部门职责和分工。根据行政事业单位内部控制体系建设中分单位、业务和监督三个层面建设要求，高校应当建立合同综合管理部门（单位层面）、合同承办单位与合同归口管理部门（业务层面）以及合同监督检查部门（监督层面）这样分层次的合同管理组织架构，并在责任主体明确的基础上逐一确定各主体的工作职责。例如，合同综合管理部门主要负责建立健全学校合同管理的综合规章制度，建立合同编码规则，合同用印管理与法人授权制度，统一保管并按规定出具学校法定代表人授权委托书，根据相关业务和工作需要明确法定代表人的授权内容，实行分级授权，对各类合同范本进行法律审核，协助承办单位处理合同纠纷;合同承办单位对合同的真实性和合规性负主体责任，负责合同的可行性分析论证，负责草拟合同文本并及时提交归口部门审核;合同归口管理部门负责归口管理的合同模板与合同实施细则的制定、合同业务审核，并判断是否需要提交法律顾问审核、指导合同承办单位处理纠纷等工作;合同监督检查部门负责定期检查监督合同履行情况。通过细化部门职责，完善组织架构，合同管理能够达到“分岗设权”的要求，层次明确、任务清晰。
（二）规范合同制度体系，实现合同管理精细化
根据上位法要求，高校应结合学校合同管理工作实际，制定相关合同管理办法。制度的出台要经过充分的论证、调研与征求意见，集思广益，反复论证，保证合同制度实施的可行性。
制度应明确合同分类方式，即合同可以按照金额、合同性质或重要性程度进行分类，按合同性质对合同定义相应的归口管理部门，对合同的订立，审核会签机制，授权签署环节，合同用印流程，合同的履行、变更和终止，合同纠纷处理，合同统一编号，合同的验收、备案与归档，奖励与惩处等均应作出详细规定;并明确合同审核单的具体格式，对于重大合同需经过分管校领导、法律顾问联合会签。至此，高校建立起“统一指导、分类归口、分级授权、分工负责”的合同管理运行机制，明确合同分级授权签署的流程，有效防控合同分级审批、授权签署权限以及程序不规范的风险。
（三）构建合同信息系统，实现合同管理信息化
合同管理的内控规范必须通过信息化手段才能有效落地，否则就会流于形式。在预算管理系统、财务核算系统、采购管理系统、资产管理系统、工程项目管理系统等全部独立建设完成的基础上，合同管理系统作为经济活动内控系统的重要一环，应按照“业务管理制度化、管理制度流程化、流程控制岗位化、岗位职责标准化、标准设定表单化、表单传递程序化、程序执行信息化、信息管理系统化”的工作理念来构建，从而实现学校整体的内部控制信息化。应明确以信息化建设固化内控体系的工作方案，按照“以预算管理为主线，以资金管控为核心，以合同管理为重点，以信息化建设为手段”的基本思路建设内控信息系统。
合同管理全生命周期信息系统应包含合同模板管理、合同录入、合同修改批注、合同审核流程嵌套、合同电子签章管理、合同法人授权管理、合同签订与执行、合同执行过程监控、合同归档、合同台账管理、多维度合同数据统计分析、合同变更、合同纠纷处理等模块。除此之外，还要实现与高校相关经济业务系统数据实时有效对接，如与采购系统、财务系统的数据对接，形成经济活动一体化平台。
合同业务系统最终能够在减少合同管理人为干扰的前提下消除人工跑单现象，提高合同管理工作效率，使高校合同管理制度化、制度流程化、流程规范化与可操作化。
四、开展合同精细化管理的实施效果
（一）单位层面和业务层面合同控制进一步加强
合同管理相关制度的出台能够完善合同管理制度体系，实现合同管理制度从无到有，从有到规范，再从规范到提升。从内部控制规范业务层面和单位层面的角度全面规范合同管理流程，以提高工作效率为主线，有效防范学校合同风险，减少合同纠纷，维护学校利益，不断提升学校合同管理的精细化、规范化水平。
（二）合同全生命周期的信息化管理系统初步建立
合同管理信息系统能够实现合同全生命周期的信息化管理，保证高校合同管理“拟定-申请-审核-授权签署-用印-统计分析”的内控流程有效落地，消除“信息孤岛”，审批由电子化代替人工纸质跑签的模式，提高内部管理工作效率，达到让老师少跑路，让数据多跑路的目的，实现学校合同管理制度化、制度流程化、流程规范化与可操作化。
（作者单位为西安电子科技大学）
[作者简介：李晨如（1987—），女，陕西西安人，硕士，会计师，研究方向：高校内部控制、财务管理。]
参考文献
[1] 徐颖，等.高校合同管理信息化建设探索与实践[J].科学新闻，2020（03）：139-144.
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