兄弟档案期刊集萃

    谢建波

    美国国家档案馆与文件署为何招致批评

    黄霄羽、于海娟在《中国档案》2015年第5期撰文，指出2014年1月～11月，美国赫芬顿邮报的一系列新闻报道都涉及一个主题——“美国国家档案与文件署授权中情局销毁离职员工的电子邮件”，此举遭受质疑，引发社会关注，11月20日，美国国家档案与文件署迫于强大的舆论压力，回复中情局，声称要重新考虑是否批准后者申请。截至目前，美国国家档案与文件署是否撤销对中情局删除离职员工电子邮件的授权未见后续报道，表明事件尚在发展中。此举之所以引起广泛关注，与中情局特殊的地位、职责和文件价值密不可分。特殊地位——中情局是美国最大的情报机构，直接向总统负责。特殊职责——中情局主要任务是公开和秘密搜集外国政治、文化、科技等情报，协调国内各情报机构活动，向总统和国家安全委员会提供报告和资料。特殊文件价值——内容涉及情报、外交、军事、国家安全，甚至是总统决策等。作者分析二者失当之处及美国国家档案与文件署招致批评的原因。一是中情局的授权存在的问题。第一，永久保存的邮件数量过少。中情局雇员2.1万多人，授权申请只列出22名高官的邮件需永久保存，从人数上说永久保存的邮件似乎太少。第二，邮件价值鉴定标准模糊不清。第三，邮件销毁由中情局单方承担，过于片面。二是美国国家档案与文件署批准授权存在的问题。第一，美国国家档案与文件署未能正确履行保存历史文件与维护社会记忆的职责。第二，批准授权缺乏客观依据。第三，没有吸取中情局销毁文件不当的教训（2000年，中情局曾销毁过不应销毁的文件）。第四，批准授权与自身的电子邮件管理自相矛盾。作者认为，事件虽发生在美国，但国内档案部门也应提高警惕，引以为戒。首先，美国国家档案与文件署应避免在联邦政府文件档案鉴定和处置工作上失职。其次，美国国家档案与文件署应避免在联邦政府文件档案管理政策执行工作上失信。最后，美国国家档案与文件署应避免在联邦政府文件领导和指导工作上失位。

    中美档案解密制度的比较研究

    黄兰在《档案学通讯》2015年第2期撰文，对中美档案解密现状进行了分析，中国档案解密主要有《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》、《国家秘密定密暂行管理规定》等三个法律、规章文件调整。美国的档案解密实行总统负责制，即总统全权负责档案解密，总统之下设置国家解密中心等五个部门具体负责。美国档案定密和解密的主体是经总统授权的原始定密官，2012年，美国共2326人有解密权限。解密的方式有四种，即自主解密、自动解密、系统解密、强制解密。美国各单位分别根据法律规定的解密方式开展解密工作，2012年，美国通过自主解密方式审查涉密档案846915页，其中179186页被解密，解密率为21%;自动解密审查39906554页，解密17694913页，解密率为44%;系统解密审查4168395页，解密1977339页，解密率为47%;强制解密372354页，其中，217456页全部解密，86587页部分解密，68311页保密，解密率为70%。作者接着分析了中美档案解密制度的主要差异，主要为：一是法律理念不同;二是组织结构不同;三是监督机制不同;四是解密的公开方式不同。作者指出了我国档案解密制度中存在的主要问题：一个是立法者解密意识不强;一个是解密制度中缺乏合理有效的公开和监督机制。作者就美国档案解密制度对我国的启示，提出了三条建议：一是健全档案解密法律体系;二是建立合理的解密公开机制;三是完善档案解密监督机制。

    “异地查档、跨馆服务”的宁波实践

    毛凌翔在《浙江档案》2014年第12期撰文，介绍了宁波市档案馆2013年7月1日与所辖11个县（市、区）档案馆联动开展的民生档案跨馆利用服务试点工作正式启动。宁波市档案馆和所辖县（市、区）档案馆，利用各自馆藏资源，依托现有的网络信息技术和统一的工作平台，开展跨行政区域界限的民生档案查阅利用服务。一年来，形成“异地查档、跨馆服务”案例117例，利用档案94卷，查档成功103例。“异地查档、跨馆服务”工作，是档案馆为方便人们群众利用档案而实施的一项创新服务举措，广受群众好评，产生了良好的社会影响。宁波市档案馆的主要做法：一是周密部署，落实责任;二是加大宣传，扩大影响;三是注重反馈，改进工作;四是协调配合，各方联动;五是重视资源，加强整合;六是推进数字档案馆建设，加强远程共享平台建设（“异地查档、跨馆服务”的技术支撑是数字档案馆建设）。“异地查档、跨馆服务”工作，对于发挥国家档案馆的社会服务功能，建设真正意义上的公共档案馆，具有十分重要的现实意义。目前，宁波市档案馆对于这项创新工作，要进一步在服务上有新拓展，基础上有新提高，平台上有新发展，继续做出成效，做成品牌。

    国家综合档案馆政府信息查阅中心建设研究

    王巧玲、张金峰、范欣宇在《北京档案》2014年第12期撰文，指出政府信息查阅中心是国家综合档案馆“五位一体”的功能之一，其建设发展与中国民主政治建设与大数据时代背景密切相关。作者于2013年7月至11月赴京、津、沪、浙、苏、皖、鲁、辽、桂等地国家档案馆开展了实地调研，了解了上述国家档案馆政府信息查阅中心建设的现状：一是国家档案馆都于2008年前后挂牌，建立了政府信息查阅中心;二是一般都提供纸质和电子版双套政府信息查阅服务;三是各级国家档案馆的政府信息查阅中心的设置大多相对独立。作者根据调研情况指出了国家档案馆政府信息查阅中心建设面临的主要问题：一是国家档案馆实际提供的公开信息比《中华人民共和国政府信息公开条例》要求的范围窄;二是实体馆查阅利用率自2008年后锐减，目前很多地方设备闲置;三是通过档案信息网发挥政府信息查阅中心功能的比例相对较低;四是政府信息查阅中心的地位不受重视，很多工作人员认为是边缘功能。作者基于上述认识，提出了推进国家档案馆政府信息查阅中心建设的建议：一是建设政府信息查阅中心既是现行法律法规赋予的法定职能，也是中国民主政治建设、大数据时代经济社会发展对其向公共档案馆转型及创新发展的必然要求;二是从满足用户需求的角度出发，尽量拓宽政府信息的接收范围;三是打造相对具有独特优势的“一站式”公共信息资料中心;四是充分挖掘实体馆和互联网的各自优势，创新信息提供方式。

    应时而变，迎难而上

    ——上海转变档案业务指导方式

    叶悟初在《上海档案》2015年第2期撰文，揭示了上海市档案局转变档案业务指导方式的做法：一是一次座谈，明确“三个转变”，即第一，从微观管理向宏观管理转变，把工作重点从“保姆式”指导转移到研究发展战略、制定政策规范上;第二，从业务管理向依法管理转变，坚持法治，依法履职，把相对柔性的管理转向为相对刚性的管理;第三，从一般性指导向调研性指导转变，从解决个体的操作性问题为主转向解决事关档案工作整体发展的普遍问题、重大问题、关键问题。二是一道课题，铺开改革方案。其方案是：在范畴上调整边界，明确重点。破除横向到边、纵向到底、面面俱到的做法，把主要精力投向重要领域和关键环节。方案提出了一系列具体措施，包括：一个机制、两个依靠、三个突破、四个平台。“一个机制”，即建设法治机制。停止沿用多年的档案工作升级达标考评活动，建立更具刚性的管理规范和管理机制。“两个依靠”，即依靠区县档案行政部门和各行业主管部门，激活纵、横两个维度的管理力量，发挥其组织和管理优势，推进分级分类管理。“三个突破”，即突破传统指导平台，从抓档案干部向抓分管领导转变;突破传统操作性指导内容，转向加强档案管理保障性、机制性工作环节指导，丰富和提高指导工作内涵;突破传统指导手段，从挨门挨户的微观指导转向抓试点、做调研、树典型、定规则，提高指导服务的规模效应。“四个平台”，即建立完善和规范运作档案业务协作组、档案培训机构、档案专家库和档案中介服务机构四个平台。三是一项整改，告别升级达标。经过慎重考虑和研究，市档案局决定停止升级达标活动，为一个时代画上句号。不是放手不管，而是转换思路，通过简政放权，减少对微观业务管理活动的干预，构建更加科学高效的管理机制。四是一组抓手，重整指导格局。原来业务指导是一家家跑、手把手教。当时全市面上一级业务指导单位有600家，除去中央在沪单位，市属单位也有300家，怎能跑得过来？由此，业务处提出了“好、重、新”的指导模式。“好”，即遴选样板单位，发挥典型示范和标杆引领作用;“重”，即选择重点单位（重点工作、重大活动、重点项目单位）;“新”，即选择新领域单位（新技术、新产业、新模式、新业态“四新”组织）。这个模式，已取得阶段性成果，并将在今后成为业务工作的主要抓手和具体内容，引导业务指导工作，研究一个点的情况，掌握一个面的问题;创新一个点的工作，改变一个面的格局;总结一个点的经验，形成一个面的规范;推动一个点的发展，带动一个面的进步，从而提升档案业务指导效能和水平，带动档案工作整体发展。