搭建数字化不动产档案管理利用发展平台探索
梁书玉
1 ?现代化不动产档案馆的概念
1.1 ?不动产概念：《不动产登记暂行条例》第二条指出，不动产：是指土地、海域，以及房屋、林地等定着物。
1.2 ?现代化不动产档案馆：包含了狭义和广义两个概念。前者是指不动产档案馆技术方法、服务手段和技术设备的现代化，具体讲就是指用计算机代替手工进行信息的收集、处理、传输，编目、流通、检索，统计等各项流程工作，实现了自动化管理的不动产档案馆。后者是指不动产档案馆事业全面的现代化，包括藏档结构、人员结构、管理、技术方法、服务手段和物资设备等。以多种档案载体，如，纸质档案、电子档案、数字档案为馆藏特点。包含了传统不动产档案馆、电子档案馆、数字档案馆等多元式混合型档案馆。馆藏内容包括现实馆藏（纸质原始档案、电子档案）、虚拟馆藏（数字档案）两个方面。
现代化不动产档案馆基本内容包括设备技术的现代化和管理的现代化。但它不仅是技术现代化，还有思想观念的现代化，也就是说，它不仅拥有先进的技术，更重要的是要有现代化的精神。
2 ?现代化不动产档案馆的构架
不动产档案馆作为信息产业重要组成部分，面对这场变革，将在网络信息查询与利用、服务大众、媒体贮存等方面发生质的飞跃，主要体现在：
2.1 ?高效的计算机管理。采用计算机作为管理各种档案信息资源的手段，这一点与当今各种自动化档案馆（室）是类似的。
2.2 ?新型的存贮技术：（1）采取先进的数字化贮存技术，如光盘。光盘作为一种新型的知识与信息的传播载体，它不仅囊括了各种检索工具和参考书，内容涉及面很广，涵盖工、农、商、教育、军事等各个方面，而且具有容量大、使用方便、便于携带、价格低廉等特点。（2）如采用存贮和超文本（HY-pertext）技术等，对应信息资源建立分布式的大型信息库及检索系统。信息存贮的主要形式就从纸张印刷型资料变成了数字化电磁信号，这就给压缩存贮空间，改进组织形式，提高检索速度，方便用户远程检索，加快更新升级，降低维护费用奠定了基础，这是数字档案馆的基本特征。
基于上述光盘特点，我们可以采取具体措施将不动产档案资料通过规定的工作流程，如，电子档案录入、摄像、扫描和照片的转化使之成为图文并茂的数字化电子档案，而后再刻录成光盘使用贮存。查询利用档案则通过计算机检索和网络传递，在几秒钟内即可完成调看利用全部过程。这种方式既方便查询与利用，又便于安全保存，特别是对于年代久远的房产档案资料更加有利于保护。
2.3 ?多媒体信息检索技术：是针对用户对数值、文本、图纸、表格、静态与动态、图像、声形、音乐等多种信息的全方位需求而提供的信息查找技术。用户采用国际流行的Internet网络（国际互联网可覆盖一百多个国家和地区，已被确认为未来国际间信息高速公路主干道）输入个人身份证号码或个人在办理产权证时的密码免费访问各种数据库。外出人员利用笔记本电脑，插上一块PC卡即可联网查询。利用多媒体触摸屏技术，建立人机交互方式检索系统，产权人利用桌面提示，触摸屏上轻轻一点，随意翻页调看，就可得到所需各种信息，消除人们使用键盘和指令的障碍。真正做到“坐地日行八万里，巡天遥看一千河”。
不动产档案馆在由传统向现代职能转变过程中，将朝着全新的、快速高效的联机服务、海量信息贮存等方向发展。未来的不动产档案馆将是一幅由分布各处的电脑终端、通过高速的光纤网络、调用中央服务器中丰富的电子档案数据库的图像。
3 ?实例分析：安阳市房产档案馆
安阳市房产档案馆隶属于安阳市房产管理局，于1992年组建。自组建以来，房产管理局先后向档案馆不断投资，注入资金，仅房地产权属档案数字化软件研发、升级、设备更新投资就有400余万元。目前，房产档案的综合利用实现了房产档案图文一体化，档案查阅、注销不仅可满足用户多项查询要求，而且由原来的几天，缩短为几秒，查阅档案可随意在触摸屏上翻页查档，如需档案内任意一页图表，可即时用激光打印机打出。为我市实现当日发证（房产证）工作奠定了基础，2005年，安阳日报先后两次以《从几天到几秒》和《手持鼠标轻轻点，览尽广厦千万间》为题目，报道我市为查阅房地产权属档案的群众，提供便民、快捷、高效服务，节省了群众大量宝贵时间。
4 ?不动产产权档案管理的现代发展：搭建不动产档案管理数字化信息建设管理平台
中国社会变化如灿烂的朝霞日新月异，不动产业如雨后春笋迅猛发展，办理商品房合同备案登记、房屋所有权买卖登记、单位产权办证登记、商品房预告、抵押登记、法院查解封登记、各类性质的房屋所有权灭失注销登记，等等，房屋产权档案利用日趋频繁。然而不动产档案管理自从西汉时期纸张的出现，到东汉蔡伦将造纸技术改进后直到现在，不动产档案经历了2000多年的历史发展，多以传统的纸质档案为馆藏，这种传统的档案管理模式面对新世纪受到了强烈信息革命的冲击，已远远不能适应新社会发展的需求。为满足人民群众物质生活水平的快速提升和应对瞬息万变的世界，不动产档案的数字化管理已迫在眉睫，它必须突破技术瓶颈障碍，打破原有场地固定性和馆藏档案载体单一性，朝着辐射性、全方位、多元性的趋势发展。迅速搭建“线上线下”互通共融、互动的全国互联网信息建设平台管理。以不断引进高新技术，为房产档案馆发展提供日益先进的技术支撑。
数字化房地产档案管理的必要性表现在：
4.1 ?不动产档案的大量存储需求。当前全国各城市的不动产权属档案，房屋、土地、宅基地、林地等证书都以纸质档案为主。随着诸如城市规划、道路的扩宽、拆迁重建、老城改造，房地产开发事业的迅猛发展以及人们消费增长趋旺等因素，各类不动产档案的数量急剧增加，档案的利用率也大幅度提高，这使得传统的以手工处理为主的房地产档案管理方式越来越暴露出工作效率低下、信息共享困难、差错率较高等问题，庞大的档案库和旧的管理模式已不能适应工作发展的需要。因此，利用现代化的电子技术，对不动产权属档案进行数字化管理已越来越必要。
4.2 ?更为方便快捷的查阅需求。由于不动产交易投资较大、涉及面广、专业性强，所以交易双方都希望在交易过程中及时、准确地掌握更多的不动产产权信息。以商品房销售为例。政府职能部门、开发商希望随时掌握全方位楼盘销售情况，即便是两者目的不一，前者希望随时掌握后者用地、开发进展情况，以便对房地产市场进行严格监控，如，有无囤积土地、是否存在捂盘现象，是否哄抬房价、垄断房价，房价的暴利、商品房交易情况等现象;后者希望随时掌握各个地段商品房开发利用价值，以便投标、竞标，及时调整市场策略，合理制定房屋市场销售价格。购房者则希望尽可能地了解开发商信誉、房屋上市是否合法、地段、价格、有无“一房两卖”情况，等等。尽管三方要求不一，但归根结底都是要及时了解有关商品房全方位的相关信息，以便迅速做出准确决策。
传统的纸质档案管理方式已很难满足此种需求。而电子文件档案存到计算机网络上之后，可以不受时间和空间限制随时随地进行查阅和利用。同一个电子文件中的申请、堪仗、审核、附件等档案资料都可以在载体上连续存放且分布于不同地理位置，具有独立性能。为此，有必要进行房地产档案的数字化管理，以满足新形势下的查阅、利用需求。
4.3 ?数字化管理可产生新的优势功能。通过数字化管理，建立准确的不动产档案数据分析系统，与传统的纸质档案管理相比，可产生新的优势功能：一是预警预报功能，即通过对不动产交易、政府收回信息的分析，在宏观层面上对不动产市场的现状和发展趋势做出准确的判断，以便政府职能部门能够及时运用相关调控手段，使市场需求保持基本平衡、结构基本合理，确保不动产市场能够健康有序地发展;二是市场分析功能，即通过建立分析模型，对不动产交易信息进行综合分析，从而在微观层面上寻找不动产市场各项业务的现状及发展前景，并及时向社会发布市场供求信息，引导房地产开发企业、林地、土地流转、坑塘河湖、山地承包等进行理性投资，达到科学决策，回避风险的目的。
5 ?搭建数字化不动产档案管理利用发展平台的现实问题
5.1 ?资金欠缺。不动产档案经数字化后，转化为电子档案，电子档案的储存就成为当今至关重要的问题。我们仍以安阳市房产档案馆为例，安阳市房产档案馆现存档案50余万卷，2003年底库存档案全部实现数字化管理，目前每年档案还要以3万～5万卷速度递增，但主服务器只有一台，按照基本要求主服务器（数据储存中心）应双机热备，由于资金问题，迟迟没有到位，主服务器一有问题，只好停止一切工作。
5.2 ?人力不足。由于城市框架拉大，区域增加，建设力度日增，原有工作人员远不能满足实际工作要求，服务群众就有点“牵强”，不能满足多方需求，需要解决资金和人员方面的问题，适时放开档案技术人员编制，求得财政资金支持，是彻底解决一线窗口单位服务群众的热点、难点问题。
（作者单位：安阳市房产档案馆 ?来稿日期：2015-06-15）
