试论档案管理工作中的保密及其利用

2022.11.17

【摘要】档案管理工作的质量关系到我国信息的安全，对个人、企业以及国家有着十分特殊的意义。随着经济步伐的加快，档案的利用率不断提高，其保密性问题显得越来越突出。本文从档案管理工作的意义谈起，提出现代档案管理工作存在的问题，并对如何提高档案的保密性和利用率做出了详细的阐述。

【关键词】档案管理；保密；利用；策略

引言

在市场经济不断开放的今天，档案内的信息对企业和国家的未来有着重要性的影响。恰当地利用档案并保护好档案可以给整个社会造福，而在管理中出现意外，将会给某个行业甚至是国家的发展带来灾难性危害。我们应该提高对档案管理认知程度，加大对档案管理工作的规范力度，让档案处于更加安全、更加便于利用的位置。档案管理是一项比较繁琐的工作，需要管理人员真心投入，并在我国的法律法规允许的范围内开展工作，对违背法律法规的行为有权利制止，已达到保护档案信息的目的。档案中的信息是企业发展的软资源，对其未来的发展有一定的影响，因此，深入研究档案管理工作的保密性和利用效率变得十分必要。

一、档案管理工作的意义

档案管理工作指的是不同的组织和单位将其内部的信息以及多种规划内容等进行档案备份，这些档案需要密封保存，一旦需要重新开启。管理工作涉及到档案的使用、保管、废除以及升降保密级别等多项内容。无论是国家还是组织、单位，都需要将其信息和计划等多种机密性的内容进行档案化处理。档案管理工作的意义就在于档案对组织或者企业的重要性，在于市场经济下，企业对档案的需求。档案管理的具体工作并不复杂，但档案本身的特殊性使得整个工作活动变得十分有意义。

虽然档案在平时的运行过程中显得并不十分重要，但是在责任追究、研究过程以及发展规划上有着极高的效用。首先，档案是内部处理事务区分具体责任人的依据，对企业内部的管理起到了良好作用；然后，档案中涉及到企业的规划以及一些核心机密，不可让外部人员知晓，否则将会影响企业的收益，影响企业的整体发展；最后，档案涉及到企业内部的每一个人的具体情况，一旦信息泄露将会给整个企业带来巨大冲击。档案管理工作就是在档案安全的情况下进行合理利用，既发挥档案的作用，又确保档案内容处于保密状态。

二、档案管理工作存在问题

在档案管理工作开展的过程中，常常会遇到主客观因素的影响，导致档案保密性降低。随着市场经济的不断发展，这些因素的不断暴露，得到了社会各界人士的关注，尤其是处于经济环境中的各个企业。将这些因素归结为以下几个方面：

首先，部分单位和组织将档案的管理室与办公室安置在同一楼层或者安排在安全系数较低的一层。这样的位置大大地降低了档案的保密性，让整个档案管理处于比较危险的环境中。管理室的门窗也没有进行安全性处理，缺乏安全性，一旦发生安全性事故，所有档案将会毁于一旦；然后，档案管理工作人员的工作态度和工作素养一般，没有认识到工作的重要性和必要性，对于具体的管理工作记录不完善，操作不规范，降低了档案的保密性；最后，档案的管理方法和技术没有跟上时代的发展，具有滞后性，在利用过程中比较繁琐，效率降低，不能适应企业的快节奏发展。

三、如何提高档案的保密性

针对以上档案管理工作中存在的问题，提出具体的保密措施，加强档案管理的保密性，提高档案的安全性。本人根据自己的经历和研究将具体方法分为以下几点：

（一）档案管理室放置于独立空间档案管理的办公地点应该和财务办公地点处于一样的安全程度，加强门窗的保护，确保不会受到意外情况，而丢失材料，也不会轻易的让人盗取资料。为了实现保密和安全两大要求，建议将档案管理办公地点置于较高的楼层或者靠近企业的核心管理层，这样可以有效避免档案泄密，减少内部人员的违法行为，让整个企业处于稳定的状态。

（二）档案管理人定期培训档案管理人员应该做到严格遵守档案管理法律，保守机密，不向任何人透露企业的内部机密性信息。档案管理人员需要端正自己的工作态度，认清管理职责，拒不利用自身权利，超出企业的制度，做出违法乱纪的事情。

四、如何提高档案的利用率

（一）档案分类管理，合理利用档案分类管理指的是组织或者企业的档案需要秘密程度或者其他的规则进行分类管理，确保可以在短暂的时间内找到。比如：按照档案的保密级别进行分类，不同级别的查看对象不同，查看条件也不同。当查看人没有达到绝密文件查看条件时，就不能将档案材料供其查看。这样的管理制度符合现代社会对档案的需求，也符合企业自身的利益。如此一来，档案的保密性得到了加强，利用效率也得到了有效的提高。

（二）档案进行及时的更新在档案管理过程中，档案的保密性和重要程度以及管理力度都会随着时间的推移而发生改变。因此，档案需要进行及时的更新，进行合理化的保存和管理。档案的保存时期可以分为30年、20年、10年以及1年等多种，这些档案需要都会随着发展，改变秘密级别，甚至部分档案内容已经公开。面对这种变化，管理人员需要做到对档案进行及时更新，减少工作强度。对废弃不用的档案资料也需要做好后期处理工作，避免出现意外情况。

（三）档案储存科技化，充分利用现代科技档案管理利用效率虽得到了提高，整体处于比较低的水平。档案管理工作者需要利用现代可以技术进行全新的处理，以便更加快速的利用。比如：将纸质保存法转化为硬盘储存和计算机服务器储存法，加大档案的利用程度。硬盘储存需要定期查看硬盘的使用性，对出现问题的进行修补和更换；计算机服务器储存需要对其安全性设置防火墙，加大数据库的保护，避免网络泄露。

结束语

档案的管理工作面临着保密和利用两方面问题，既需要做到保密，不会使企业受到资源损失，又要得到利用，避免信息的流失。看似矛盾的两个方面，却又统一于各自企业的切身利益需求。因此，企业应做好档案的保密工作，又要做好档案的利用工作，促进企业的发展。

作者简介

李华（1968.11-），女，籍贯：陕西乾县，现职称：助理工程师，学历：大专，研究方向：档案管理。