医院人事档案的精细化管理研究

    薛亚妮

    人事档案管理是医院的一项重要工作，能够反映出医院的管理能力。而随着科技水平的提升，医院的人事档案管理也逐步的得到了完善，目前已经达到了精细化管理的效果，从而进一步的提升了医院的整体管理水平。

    这些年以来，我国科技的发展使得医院档案管理的水平也得到了提升。精细化管理的作用在于能够节省一部分的管理资源，并可以对所有人的信息、学历等方面进行记录，同时也能够作为工作者调动的主要依据，因此一定要重视医院人事档案的精细化管理工作。那么下面我们就来对医院人事档案精细化管理工作进行一下具体的研究。

    一 、医院人事档案精细化管理的必要性

    社会的进步使得医院得到了很大的发展，不过也同时面临着诸多的挑战。而人事档案管理工作对于医院的建设至关重要，能够为医院带来相关的管理信息，从而便得以确保人事档案管理工作能够满足医院建设的要求。精细化管理会涉及到医院管理的多个层面，这无形中加大了管理的困难程度，因此要制定出完善的管理措施，以此提升管理效率。而医院人事档案精细化管理的必要性主要包括以下几个方面：

    （一）能够提升人事档案资源的使用率

    目前，医院人事档案管理不再只是拘泥于查找纸质档案，同时还要求工作者对档案的使用采取专项服务。过去的档案管理方式较为落后，无法达到理想的服务水平，已经无法跟得上网络时代发展的脚步。而若想对医院采取完善的人事档案管理，使医院能够提升档案的使用率，那么就要積极的引入电子化、信息化的技术，利用电子文件来进行相关的管理工作，这样以来不但能够节省一部分的人力资源，加强工作质量，同时还能够防止在管理过程中出现不必要的失误。

    （二）精细化人事档案管理工作能够符合医院发展的要求

    目前，医院人才流失严重，同时医院间的交流非常频繁，在这样的情况下，使得过去所采用的人事管理方式已经不符合医院的要求，同时在国内，人事档案需要加强保密，因此并没有多大的使用率。不过由于社会的发展，使得我国的医疗体系也得到了逐步的完善，医院间的沟通力度也是越来越大，从而使医院得到了完善的建设。利用过去的人事档案管理方式尽管能够提升管理的整体效果，不过却难以改善工作效率。而在结合信息化技术以后，除了能够提升人事档案管理的整体效果以外，还把档案的使用范围扩展到了整体的医疗体系当中，从而使得医院间的沟通更加的方便。

    （三）医院人事档案管理具有现实性

    过去在进行医院人事档案管理的时候，普遍记录的都是历史资料，无法反应出工作者最近的表现，也无法按时获取最新的资料，因此很难掌握工作者的工作情况，根本不具备现实性。因此当前，医院人事档案要实现信息化管理的目标，这样便能够对资源进行有效的分配，确保人才之间能够方便的进行交流，从而就可以建立一个强大的人才团队。

    二、医院人事档案精细化管理的措施

    （一）创建精细化的信息数据库

    由于国内医疗医疗体系的完善，使得医院档案的规模逐渐的扩大，种类也越来越丰富。不过各个种类的档案分配在各个科室当中，很难进行管理，同时还很有可能出现信息孤岛的情况。从现实情况能够明显看出，传统的档案管理方式根本不能够让医院得到发展，因此要加强改革的力度，全面采取精细化管理的模式。而作为档案管理的一项重要工作，人事档案管理也应该进行有效的精细化管理。不过想要做好这方面的工作，那么就要创建信息化管理系统，并在系统当中建立完善的信息数据库，这样以来就可以对人事档案进行统一管理。而在创建信息数据库的的过程中需要做好以下工作：首先要根据档案的级别、格式等来建立相应的分区。其次，还要根据人事档案的种类来进行有针对性的保存工作。最后，设立模糊搜索功能，以让人事档案的查询工作更加的方便。

    （二）完善人事档案的管理制度

    想要加强医院人事档案精细化管理工作的整体效果，那么就要根据医院的实际情况来创建健全的管理制度。

    1.要确立人事档案的范围。通常状况下，医院工作者的信息、劳动合同等是医院人事档案的主要构成部分。

    2.在进行归档工作的过程中，要全部使用纸质化档案以及电子文档。而且值得注意的是，一定要采用正规性的电子文件。

    3.相关工作者要对档案情况做好维护，并进行归档处理。

    4.要采用档案公开的形式，以确保档案可以得到再次的使用。

    5.相关工作者要维护好信息系统，创建安全管理制度，同时要避免工作者随便使用系统设备。

    6.要避免纸质档案受到窃取，并进行完善的防火措施，已全面保证纸质档案的安全。

    7.制定档案销毁制度。如果要对档案进行销毁，那么就要先报告上级，等到得到准许以后，才可以做销毁工作。

    （三）对人事档案服务工作进行创新

    过去医院只是注重对于档案的管理，至于如何进行合理的使用并不是特别的重视，这极大程度的降低了二次使用的效果。因此人事档案管理要转变传统的服务方式，并进行相应的完善工作，以全面展现出人事档案的作用。

    1.人事档案管理要建立完善的信息管理平台，以加强档案服务的水平。

    2.相关管理工作者要向档案使用者做好档案咨询服务。例如在使用人员准备搜寻档案的时候，管理工作后要让他们了解档案是如何进行分类的，并教会他们搜索档案的方式。而且档案管理工作者还要就档案使用者在采用档案时所出现的疑问进行合理的解答。同时，档案部门在对医院工作者进行调配的过程中，要做好对档案的维护工作。例如通过管理系统来查询档案信息，然后对档案进行完善，这样就可以确保人事档案的使用价值。

    （四）创造档案管理文化

    若想提升档案管理工作的效果，让医院相关工作人员重视此项工作，那么就要创造丰富的档案管理文化。

    1.管理工作者要不断收集档案资源，并从中找到人事档案的使用价值。

    2.医院要加大对于工作的推广力度，以加强工作者的人事档案管理意识。

    3.医院要把人事档案管理工作列进医院发展的计划里，这样便能够全面提升人事档案管理工作的效率。

    （五）重视细节管理

    人事档案管理属于一项系统性的工作，如果想要达到精细化的效果，那么就要重视细节方面的管理。

    1.对人事档案管理进行细化。人事档案管理相当繁琐，在管理的初始阶段会遇到一定的困难，所以在管理期间，要对管理环节进行细化。要通过管理制度来发现薄弱环节和重点。之后，再对各个阶段的管理工作进行细化，这样以来就可以做好人事档案的管理工作。

    2.要对管理流程进行细化。确保工作者能够全面掌握自己所负责的工作任务，从而便可降低在工作期间出现失误的概率。

    3.还要对人事档案管理工作加强监管。要坚决遵守所创建的各项制度，如若不然就无法确保人事档案精细化管理的效率。因此有关工作者要加大监管力度，确保档案管理制度能够得到档案管理者的有效执行，这样以来便可以让档案管理工作实现规范化。

    4.要坚决执行责任制度。要把人事档案管理责任进行细化，同时还要在平时进行管理的时候，做好自己的本职工作，注重管理细节，从而就可以提升工作人员的工作态度，并最终确保人事档案的管理工作效率达到理想的要求。

    三、结语

    通过以上内容我们能够了解到，人事档案管理是医院的一项重要工作。在新时代下，医院要改善传统的档案管理方式，全面实行精细化的模式。因此，人事档案管理工作者要合理的采用信息化的手段，来打造信息数据库，同时还要完善人事档案的管理制度，对人事档案服务工作的创新、创造档案管理文化，并还要重视细节方面的管理，这样一来就可以加强人事档案精细化管理的效果，从而便能够让医院得到良好的发展。（作者单位：宝鸡市中心医院）