论如何有效提升事业单位人力资源档案管理水平

    程华

    人力资源档案管理工作再事业单位所中要做的众多工作中占有着十分重要的地位，人资资源档案管理工作的顺利开展将会是事业单位各项生产工作可以稳定开展的保证和基础。因此，如果想要事业单位更加稳定快速的发展，就必须不断提高人力资源档案管理的水平。但是随着事业单位人力资源制度的不断改革，传统的工作模式已经不能很好地适应当下事业单位发展的需要。所以必须及时对人力资源档案管理工作进行更新和改善。本文主要以事业单位人力资源档案管理工作为说明对象，对提升管理水平的重要性和存在的问题进行了详细的介绍。并且根据实际情况给出了如何有效提升事业单位人力资源档案管理水平的对策。

    随着社会的不断进步和经济的快速发展，我国改革开放的进程不断深入，与此同时我国的人事档案管理工作也发生了巨大的变化，近几年来，由于受到社会主义市场经济体制的什么影响，以“双向选择”为特征的人才在市场上变得越来越活跃，人员流动也非常的频繁，而人才流动的结果也导致多年来不同所有制身份对人才合理流动的禁锢被打破，从而逐渐将原有人力资源档案管理体制体制方面存在的问题充分暴露出来。目前整个社会都在面临的一个重要的任务就是如何让人事档案可以紧跟时代发展的潮流，同时将服务社会的职能可以充分的发挥出来。

    一、提升事业单位人力资源档案管理水平的必要性和重要性

    （一）有利于促进事业单位的可持续发展

    事业单位人力资源档案管理工作的开展将会影响到事业单位的稳定发展，其可以帮助管理者对公司职员的基本情况有一个大概的了解和认识，可以给管理者和决策者制定更多的发含策略和为相关的规划提供一定参考和依据，只有将人力资源可以进行最大限度地利用，才可以有效提升企业的竞争力，将人才的才能充分的发挥出来，对人力资源档案进行充分的利用，可以对员工的兴趣爱好进行了解，然后根据员工的特长和优势将其安排在更为合适的部分当中。同时在对人力资源档案进行查阅的过程中应该及时了解工作人员的基本素质水平和相关的业务能力，同时人力资源档案中还对员工的品行有一定的纪录，所以在对档案资料进行利用的时候一定要做好分析工作。另外事业单位还可以制定内部的考核制度，换句话说人力资源档案就是对人员进行任命和调配的一个重要依据。

    （二）有利于挖掘员工内在的潜力

    在人力资源档案中员工的工作情况、工作年龄、奖励惩罚等等都是非常真实的记录，这将伴随着工作人员的整个一生，所以党事业单位的相关管理者和决策者在进行工作调配的时候一定要对人力资源的档案进行最大限度地利用，这样可以对单位员工地业务能力有一个基本的掌握和判断，然后对其进行合理的调动，这样可以让员工在新的岗位上更加熠熠生辉。

    二、事业单位人力资源档案管理过程中存在的问题

    （一）人力资源档案内容缺乏真实性

    在很多事业单位中很多人力资源档案在管理过程中都会存在漏洞，因此很多人力资源的档案信息会出现失真的现象，再加上事业单位可能管理松懈的情况时有发生，很多员工可能会对档案信息进行造假，另外很多员工都会对自己的学历进行伪造，这些信息如果直接看很难辨别是真是假，并且人力资源档案管理工作人员也没有有效的渠道来进行有效的鉴定工作，只能对档案信息进行被动的接受，如果档案信息中存在过多不真实的信息将会导致人力资源部门不能对职工进行综合的评定

    （二）人力资源档案管理技术有待更新

    人力资源档案管理技术存在着很大的漏洞，因此需要对其进行及时的更新换代，在传统的档案管理模式下主要采用的是纸质的方式进行保存，所以开展档案管理工作实际上也就是对大量的纸张进行保存然后保证其的完整性，但是当事业单位中出现一位工作人员调配到另外一座城市的情况发生的时候，人力部门如果需要对档案进行调取或者查阅，就需要到另一座城市进行查阅和调取，这将会对人力部门的工作开展带来很大的不便。

    （三）档案管理人员的数量不足

    档案管理部门一般是事业单位进行裁员的时候首当其冲的部门，所以这在一定程度上大大减少了档案管理人员的数量，给档案管理工作的顺利开展带来了很大的影响，很大程度上制约了档案管理水平的提高，让档案管理工作越来越变得边缘化。

    三、提升事业单位人力资源档案管理工作水平的具体措施

    在人力资源档案管理工作开展过程中存在着很多问题，所以在一定程度上制约了人力资源档案管理工作水平的提升，如果久而久之，人力资源档案管理的发展一定会受到很大的影响，因此我们必须根据实际情况老给出相应的对策。

    （一）对人事档案管理理念进行创新

    人事档案管理是事業人力资源管理的重要载体，人事档案管理对于事业单位来说可以说是十分机密的文件，单位中的基层人员是没有权利来对相关的内容进行查阅的，即便是人事档案管理人员也不能随随便便对相关内容进行查询，因此这种情况导致很多人对于人力资源档案管理工作开展得重要性无法重视，没法了解到人力资源档案管理工作开展得价值所在，所以事业单位必须对人事档案管理理念进行不断地创新，对机密文件地尺度掌握好，在保证机密文件和个人地隐私不泄露的情况之下对档案的信息进行适当的公开，这样可以做到信息的共享，让档案具有一定的流动性，这样档案信息的价值将会得到有效的提升。

    （二）改变岗位设定的方式

    在事业单位内部中普遍存在着岗位设置不公平的现象，但是随着社会的发展和经济的不断进步这种现象已经不能很好的满足当代社会的发展需求，所以在新形势下的事业单位应该照顾到自身的整体发展，单位领导首先必须明确开展事业单位人力资源档案管理工作的重要性和必要性，这样才可以在单位内部或者对外招聘中寻找到最为合适的档案管理的工作人员，另外事业单位还应该积极引进信息化技术，让档案管理工作不再机械化，逐渐实现资源的共享。这对于事业单位的发展有着十分积极的意义。

    （三）健全管理制度，改善硬件设施

    档案管理工作开展得依据和基础就是有一个健全的和规范得人力资源档案制度，人力资源档案管理工作比较繁杂，必须要具备一套行之有效的完整的规章制度来对档案管理的每一个环节每一个细节都进行规范，这样可以确保人力资源档案管理工作可以逐渐程序化、规范化和标准化，同时事业单位还需要给计算机管理软件的应用积极创造条件，通过人力资源档案数据库管理系统来增加存储和检索的功能，建立起人力资源档案的动态管理机制，这样便于档案的更新、查阅、归档和统计，让档案具有一定的时效性、真实性和准确性。

    （四）优化管理队伍，转变服务观念

    事业单位要不断加强人力资源管理者的思想教育，促使档案管理工作人员可以对专业知识进行不断更新，提高自身的专业技能，积极吸纳档案管理专业人员，对事业单位档案管理工作进行不断地优化，这样可以给事业单位中人力资源管理部门注入更多的新鲜血液，并且事业单位可以适当提高人力资源档案管理人员的福利待遇，给事业单位其他工作的开展可以打下十分坚实的基础。

    总而言之，事业单位再人力资源档案管理工作开展过程中常常会遇到多方面的压力和多方面的问题，所以只有不断根据实际情况来想出解决的对策，并且不断对人力资源进行优化配置，才能不断提升人力资源档案管理的质量效果和水平，减少工作开展过程中遇到的压力，促进单位的良性积极发展，给单位的发展做出一份贡献。（作者单位：南陵县市场监督管理局）