新时期政府机关档案管理工作实践与探索
麦婉霞
摘 要：档案管理工作是政府机关极为重要的管理活动之一。开展档案管理可以为单位的进一步发展提供更加完整、真实、有效的原始资料信息，从而对各项资源进行科学、合理的配置，同样也对完善政府机关的整个管理体系起着重要的积极作用。但由于受到传统管理观念和模式的影响，档案管理工作始终处于边缘化状态，制定的制度、采用的工作方法、管理队伍的素质和能力等方面仍存在一些问题。因此在日益复杂的社会新环境中，机关档案管理工作也要顺应政府改革政策和要求，在吸取传统工作的精髓的过程中与时俱进，遵循一定的原则完成工作的质的蜕变。在此文章就详细的论述了档案管理工作的内容及原则，分析了工作中出现的各种问题，并对此提出了对应的解决对策，作为工作的参考。
关键词：政府机关;档案管理;内容原则;存在问题;解决对策
1 引言
档案管理在政府机关单位的发展过程中起着非常重要的作用，它是一切活动开展所依据的最原始的凭证，是各项资源得以合理配置的重要参考和指导，它贯穿于单位各项管理活动的始终。尤其是在社会转型的关键时期，档案管理工作的价值和地位愈加突出和明显。政府机关与其他的企事业单位不同，它的工作范围、领域涉及面十分广泛、繁琐且对社会管理、对民生发展都有着极其重要的意义，那么档案管理工作就必须承担起这些责任和任务，严谨、有序。从另一方面讲，随着社会的发展和科技的进步，档案资料的形式和载体也不再局限于纸质材料，而是向着纸质、视频、影像、錄音等多元方向发展，这样的转变也需要档案管理工作予以创新和发展，以此来满足当前全新的工作需求。但通过观察和研究，在具体的工作开展过程中虽然进行相应的工作调整，在一些细节之处还是出现了很多问题，降低了档案管理工作的质量和效果。
2 档案管理的内容以及原则
2.1 档案管理工作的内容
档案管理是社会组织机构的档案管理部门直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，是各项档案资料、信息和数据的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。从广义上讲，档案管理工作是一个极为复杂的管理体系，在对其工作内容进行划分时也具有一定的层次性。第一层次是档案实体管理和档案信息开发两部分，而档案实体管理又分为收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节;信息开发部分则分为信息加工和信息输出两部分，其中信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。整个档案管理系统及其子系统在运行中都形成反馈机制。反映在具体的机关单位档案管理工作中则主要侧重于档案信息的收集、整理、鉴定、储存、统计、检索、利用和编研这八大环节。
2.2 管理原则
政府机关档案管理工作的开展必须要遵循以下原则：1）实施统一领导、分级管理的原则。这就要求机关单位要建立一个统一的综合档案管理室，并明确分管领导和档案工作具体责任人，对档案实行“四统一、一集中”的管理。2）维护档案的安全性与完整性原则。要确保档案数量和质量的完整，也要确保档案资源能长期使用、能免于泄露。3）文档要便于社会各方面的利用的原则。档案是否具有价值，是否能对社会、用户起到积极作用这是管理的根本目的。
3 档案管理系统目前存在的问题
3.1 工作制度不完善
由于受到传统观念的影响，档案管理工作并未受到高度的重视，致使管理制度处于滞后性的状态，没有结合当前的工作实际需求，甚至会沿用以前的制度来管理和指导现在的工作，出现了新瓶装旧酒的现场。最明显的就是在档案的管理、收集环节并不规范。政府机关的事务多而杂，部门之间、工作人员之间都没有明确的分工和合作，初步形成的档案资料基本都集中在管理者那里，一旦工作忙碌起来，会有遗忘或丢失的可能;同时由于工作任务的加重，再加上一些工作性的文件的增多，他们一般都会关注到文件的主件，而忽略文件的附件，这些情况的发生都会导致资料的不完整。
3.2 工作方法不创新
一般很多管理人员都还是习惯于人工操作或者是简单的计算机操作，对于信息技术和设备的开发、利用并不彻底，整体的利用率较低;另外数字化的档案资源相对匮乏，也没有统一的规范的档案资源数据来源，几乎都是每项活动、每个项目需要哪些资料就整理哪些资料，整体上资料的来源和完整性不高，并且不同部门的信息也是不同的，导致信息的整体性、共享性差。
3.3 工作队伍不健全
政府机关工作是十分平稳的，因此很多工作人员已经习惯了这种现状，他们并不会积极主动地去学习新的知识来提升自己，用新的思维和方法来创新工作，整体上看就缺少了现代的管理意识和管理能力。再加上专业的技术人员数量较少，很多信息技术的运用也受到了限制。
4 针对相关问题的解决方案
4.1 完善工作管理机制
政府机关要全面分析当前档案管理工作中的问题和漏洞，找出原因积极改正，并且要严格按照《档案法》中的相关规定、结合本单位的实际发展情况和工作的实际需求，制定出更加完善的、科学的档案管理机制，具体而明确的提出对档案文件在记录、收集、整理、存储等环节中的要点、注意事项、原则等，以此来引导管理人员，提高工作的规范性。尤其是在检索方便性和保管安全性上更要有明确的规定;其次，要按照资料的价值高低、部门属性等因素进行相关的分类，通过整合之后录入到计算机相应的软件功能模块中，既能在查阅的时候一目了然，也能克服档案过多、过杂的问题，更重要的是能避免文件的缺漏或遗失。
4.2 加快信息化建设
要充分且科学的利用各类先进的信息技术和设备，提高工作效率。通过利用各类应用软件，创造全方位的服务工作。在此过程中要注意不同的档案管理机制有着不同的建设标准，因此在构建信息网路系统的时候要依照相应的资源体系来进行。另外在进行合理的合作数据库选择上，应保证对基本建设成本的供应保障促进，通过其相应的时间调整，从而确保对信息传递的精确性保障。对于数字档案的规格管理，其实际的数据目录，其实际的服务体验，也有了较大的成本规划处理。最重要的是利用信息技术来规范档案管理。比如一些具有重要价值的文献、资料、视频、图像等资料、凭证可以应使用不可擦除型光盘，以免计算机系统及网络系统出现故障时导致信息的丢失。
4.3 强化队伍建设
可以与高校合作，从中选择那些对口专业的毕业生，另一方面在招聘社会人才的时候也要注重其思想、作风、曾经的工作经历、具备的技能等方面，确保应聘人员能有安全意识、保密意识和竞争意识。另外，对于在职人员，单位要定期组织管理方面、信息技术方面以及档案知识方面的专项讲座、教育培训会等，让管理人员能及时的更新、补充和完善自己的知识框架和业务技能，尤其是信息技术方面的人才更是重点培养对象。可以鼓励管理人员参加一些社会举办的培训班，或者聘请专家、教授来单位开展信息技术教育活动，全面提升管理队伍的素质和能力。
5 结语
在新时期，机关部门要重视档案管理工作，并在全面分析工作现状的基础上，从制度、队伍建设以及工作模式等方面入手，提出创新举措，促进档案管理的进一步发展。
参考文献
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