对出版企业应收账款管理的思考
陈伟
摘 要：随着市场竞争的日益激烈，出版企业为了追求更大的码洋规模和更高的市场份额，往往给予经销商越来越宽松的赊销待遇，从而加大了应收账款的管理风险。应收账款对于出版企业的现金周转起着非常重要的作用，如果不能及时有效回收，一旦资金链条断裂，会带来巨大的生存压力。因此，出版企业必须高度重视应收账款管理，加强和改进相关工作，避免国有资产流失。文章分析了造成出版企业欠款回款难的原因，通过结合行业实践经验，从事前、事中和事后三个维度，对应收账款管控所涉及的客户管理、销售政策、信用制度、业务考核、清理催收等多个方面提出了相应建议。
关键词：出版财务 应收账款 管控
现金为王是企业运营的重要准则，应收账款作为出版企业最主要的现金来源，对资金周转安全有着举足轻重的作用。如果不能快速有效的進行欠款回款，会导致越来越多的坏账形成、长期无法回笼资金甚至形成死账，这不仅会造成国有资产的流失，还可能造成出版企业资金链条的断裂、带来生存危机。因此，出版企业必须高度重视应收账款管理工作，加速账款回收。
一、出版企业应收账款多、回款难的原因分析
一是经营导向存在偏差。近些年来，出版行业陷入了产能过剩的困境，出版企业出书品种和印刷数量都有待压缩，库存积压也成为了行业的共性问题。库存压力促使出版企业想方设法尽快实现销售。此外，长期以来，发行码洋都是业内评价出版企业的一项重要指标，同业交流常常以此进行比较。消化库存的需要与对发行码洋的攀比两个因素，使出版企业在经营过程中往往把如何不断扩大销售规模放在第一位，对发行部门的考核也是以发行码洋为主，过于重视发货、追求账面利润而没有兼顾现金流。
二是销售模式存在弊端。委托代销是出版行业的销售惯例，即出版企业先给经销商发货，经销商销售一段时间后，对于未售出的部分无条件向出版企业退货，再和出版企业结算已售出的货款。这种先发货、后付款的销售模式，导致出版企业形成了大量应收账款、承担了很大的风险。一方面，随着出版市场竞争的加剧，销售周期越来越长，出版企业实现回款的时间往往需要一年甚至更长，流动资金被长期占用。另一方面，销售与回款不同步，使出版企业的发行人员在工作中往往习惯偏重销售业绩而对追讨欠款有所轻视。加之货物发出后，常常会发生出版方面因业务员频繁更换从而不认账、经销商经营状况欠佳关门停业等问题，出版企业不仅拿不到货款，有时连发出的出版物都无法收回，从而形成坏账。
三是内部管控存在不足。有的出版企业在应收账款管理的制度建设上有漏洞，或缺乏对经销商的信用管理、考核评价制度，或对发行部门没有回款的考核管理要求。有的出版企业虽然制订了相关制度，但力度不足，在实际执行过程中也没有严格落实，致使制度形同虚设、没有发挥应有的作用。出版企业自身对业务管控存在的漏洞，客观上也为经销商拖欠货款提供了便利，进一步加大了回款难度。
二、加强应收账款管理相关建议
顺利实现应收账款的及时回收是出版企业应不断探索和改进的课题，必须抓好事前、事中、事后三个方面的工作。
（一）事前全面预防
1.对新客户进行严格审核
要实现对回款风险的源头把控，出版企业应在与新客户建立业务关系之前，严格设定新开户的条件，认真审核对方是否具备合作资质，这相对于盲目追求拓展销售渠道而造成欠款追讨来说，无疑是事半功倍的。具体操作上，出版企业发行部门首先要审核对方是否具备出版物发行业务资质，是否拥有合法的营业执照、必要的经营场所，是否与其他出版企业存在良好的业务关系;其次，应要求开户申请人提交必要的材料，包括出版物发行许可证及营业执照复印件、法人或者代理人的身份证复印件、法人代表的授权委托书，并提交业务合作书面申请;再次，对符合条件的客户，具体经办人员要签署审核意见，按规定程序向发行部门领导履行报批手续。最后，经审批予以开户后，业务人员要保存好各类申请文件，建立新客户档案。通过上述措施，尽可能做到发展一家、成功一家。
2.建立客户信用管理制度
信用制度是否健全、是否合理，对应收账款的风险大小有很大影响。如果缺乏信用管理或者对客户设定的信用标准门槛太低、给客户较大的欠款额度和较长的赊销周期，虽然会起到增加客户、刺激销售、提高码洋的作用，但不可避免会带来很大的坏账风险。反之，如果信用标准过高、不给客户在资金周转上留出一定的余地，在规避和降低回款风险的同时，也会影响市场的开拓，不利于出版企业的长远发展。因此，出版企业要结合客户的资产经营状况、业内声誉评价、市场占有率、销售贡献度等多方面因素，在客户信用制度中重点对信用额度和信用期限做出科学合理的设计。首先，对新客户建议采用现款方式交易，经过一段时间（如半年）的合作、相互了解后，再逐步放宽到赊销方式;其次，对允许客户累计欠款的金额即信用额度，建议根据上一年度客户销售的本版实洋金额进行比例设定，比如：上半年客户信用额度控制在上年度总实洋的30%以内、下半年信用额度控制在上年度总发行实洋的60%以内，这样既给客户留出了自我周转和发展的资金、又可以避免赊欠出版企业的欠款金额过大;再次，灵活调控对允许客户延迟支付欠款的最长时间即信用期限，目前业内比较普遍的周期设定为半年，建议出版企业根据客户实洋规模进行分档划分，实洋规模越大，则客户获得的信用期限越长，例如：年销售实洋100万元以上的对应6个月、50万元以上的对应5个月、30万元以上的对应4个月、10万元以上的对应3个月、其余对应1个月，这样能充分调动客户积极性，为获得更长的信用期限而更多地销售出版企业的货物。
3.制定引导和鼓励客户回款的激励政策
为了促使客户及时乃至提前回款，出版企业应出台相关激励政策。业内常见的做法包括两种，一种是现金折扣政策，即对于提前回款的客户，根据提前时间的不同，给予当期账款一定比例的直接扣减，比如：提前1个月回款享受5%的折扣、提前20天享受3%的折扣、提前10天享受1%的折扣;另一种是优惠折扣政策，即对于准时足额回款的客户，在下一个年度直接降低发货折扣，一般来说可根据回款金额的大小设定不同的比例，如：年回款1000万元以上的折扣降低5个百分点、500万元以上的降低3个百分点、其他降低1个百分点。上述措施有利于提高出版企业的资金回收速度，降低坏账风险，又切实给客户进行了让利，节约了其支出，一举两得。
4.切实加强销售合同管理
首先，出版企业应与所有客户签订销售合同，作为双方开展业务合作的法律依据，以免后续出现欠款纠纷时，出版企业只能以单方面出具的发货清单作为诉讼依据，无法获得法律支持;其次，销售合同中应写明发货折扣，特别是列明现金折扣和优惠折扣的享受条件、折扣比例，做到“明折明扣”、降折有依据，避免无合同进行应收账款的优惠扣减，从而产生国有资产流失的审计风险;再次，销售合同中应对客户的回款行为进行规范，明确要求“票款一致”，即发票抬头与付款方相符，以免出版企业为其开具了发票，但事后实际付款方却为与客户有关联关系或是经济往来的第三方，这样出版企业很容易卷入一些不必要的经济纠纷，而且从审计角度，用第三方来款核销挂在客户名下的欠款也是不合規的。
（二）事中加强管控
1.认真做好对账工作
通过规范的对账行为，可以避免双方债权债务上的差距像滚雪球一样越滚越大而造成呆坏账，因此与客户进行全面、有效的对账，是出版企业加强应收账款管理、减少坏账损失的一项重要工作。首先，出版企业销售人员应该与客户保持经常性沟通，及时了解其销售进展及库存情况，发货尽量做到少量多次，避免一次性过量铺货而形成较大额度的欠款;其次，销售人员要定期（如每季度）与客户进行欠款金额核对，认真分析在途货物、发退货差异、物流残损等原因导致的误差，及时调整双方数据、达成一致，避免长期积累、相互扯皮;再次，建议出版企业使用统一格式的对账函，分年度列明欠款额度，在明确应收款数额的同时确认账期。此外，对账函一般应要求对方业务人员签字并加盖公章或财务章，以此作为出版企业确认债权的法律依据之一;最后，出版企业财务部门要及时向发行部门反馈账面欠款情况、做到账实相符，并及时开展应收账款周转率等指标分析，从财务角度提出相关工作建议。
2.及时调整客户信用
市场形势、客户经营都是瞬息万变的，出版企业对客户信用的评定也应随之及时改变。销售人员应时刻关注客户经营情况，当客户出现经营混乱、人员更换频繁、异常进货、发生大额拖欠书款、资产状况恶化、有破产迹象时，应及时降低客户信用额度或压缩信用期限，甚至改为现款现货或停止发货;当然，当客户历史信用记录优良且呈现良好的发展态势时，也应加大信用额度或延长信用期限，鼓励和引导其更好地与出版企业开展合作。
3.严格执行信用政策
出版企业应对客户信用额度和信用期限实行预警管理，当客户信用额度接近临界点或信用期限临近一个月时，销售人员应以电话或其他有效方式告知对方并催促结款。对超过信用额度或信用期限的客户，任何人都无权用关系、人情对客户予以姑息、法外开恩，以免助长客户的失信行为，而是应该立即停止发货、及时进行催款。对于擅自违反信用制度规定造成损失的，要全额追究销售人员的责任，使其树立明确的红线意识。
4.合理进行业务考核
出版企业对销售业务的考核，应该做到兼顾发行码洋和销售回款两个方面，避免顾此失彼，必须将销售回款率（即实际回款额占应收账款余额的比重）和坏账率（即确实无法回收的呆死账占应收账款余额的比重）纳入到业务考核体系中。在确定当年回款率和坏账率指标时，出版企业需要结合自身对资金流动性的需求等实际情况，参考业内平均水平来设定目标值;考核时，未完成回款率指标或坏账率超标的，应给予重罚，以免影响企业资金周转或造成国有资产人为的流失，而超额完成回款率则应予以必要的、较大力度的奖励，从而引导销售人员主动平衡好业务拓展与及时回款的关系，自觉加强对客户的管控、降低应收账款损失风险。
（三）事后及时处理
1.全面梳理应收账款情况
出版企业应根据账龄对应收账款进行分类统计，把3年及以上欠款的清缴作为回款工作的重心。一般来说，3年及以上应收账款即可视同坏账，损失的风险非常大。对于已经停止发货但尚有退货行为的客户，出版企业应继续与对方协商、加大退书力度，将剩余库存清退;对还与出版企业保持正常业务关系的客户，则双方应安排专人全面核对历史账目，清楚一笔核销一笔，优先予以销账;对已经与出版企业停止业务往来且持续时间较长的客户，发行部门应收集和整理各种内外部坏账证据，特别是有分量和法律效力的外部证据（如法院的破产公告和破产清算的清偿文件、营业执照注销吊销证明、政府部门有关撤销或责令关闭等的行政决定文件、公安等有关部门的死亡或失踪证明等），按程序启动坏账损失申报和处置工作，避免长期挂账。此外，出版企业还应抓好2-3年欠款的清缴工作，积极采取措施避免其转化成3年以上长期未收款，形成新的历史遗留问题。
2.多措并举进行欠款追讨
一方面，出版企业可考虑在内部成立专门的工作组，抽调法律部门、财务部门和发行部门的业务骨干，专门研究各类应收账款及欠款客户的具体情况，跳出部门利益的局限，从出版企业全局角度出发，提出中立、系统、全面和有针对性的解决方案。另一方面，出版企业可考虑委托专业提供催款服务的中介机构代为催收，将手中收集的各种客户资料及合同发票等凭据复印件交给中介，由其代为追缴欠款，对于成功收回的款项，按一定比例给予对方报酬。此外，出版企业还应勇敢地拿起法律武器，对老赖客户提出经济诉讼，向法院申请资产保全，查封客户银行账户、资产等，对拒不履行法律义务的，申请法院强制执行，通过拍卖资产等方式获得赔偿。
参考文献：
[1]刘太营.出版社应收账款管理初探[J].中外企业家，2016（12）.
[2]李荣琴，洪亮.出版社应收账款风险管控[J].现代出版，2016（6）.
[3]熊春明.浅谈出版社应收账款的风险及管理[J].决策与信息，2013（12）.
[4]李洁华.浅议出版社的应收账款管理[J].河北企业，2009（8）.
（作者单位系中国人力资源和社会保障出版集团有限公司）
