档案信息开发利用经济效益的思考

    白树泉

    摘要：科技发展离不开信息，更新思想观念，改变档案管理传统模式，开发利用档案信息资源，才能适应当前改革开放和经济建设的需要。

    关键词：档案信息资源；开发；利用；现代化管理

    随着科技时代的到来，人们越来越重视信息的准确性，在商业中信息能够决定成败。档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。原始记录性是它的本质属性。如何在档案存储过程中尽可能避免原始资料的不准确因素，是非常必要的。本课题的研究，希望有助于档案信息资源开发，保护档案资源，使其不受到其他因素的影响，改变档案资源的准确性。

    一、档案信息资源开发的主要影响因素

    （一）档案管理意识落后

    随着时代变化，科技发展迅速，只有利用高科技进行存储档案才能高质量把档案保留下来。运用现代档案管理意识，将档案合理进行存储，随时随地能够通过检索的方式找到所需档案合理运用。研究表明，目前对档案管理还是采用传统方式，通过纸质录用信息的方法进行档案管理，这样的管理方式是非常落后的，不能有效确保档案资源信息的准确性，极大地降低了工作效率。由于档案资源管理人员综合素质不高，部分人员没有经过严格培训，对于大资源管理是盲目的，没有一个准确的目标。同样也没有创新精神，把高科技运用到档案管理中。

    （二）档案专业人才缺乏

    配备兼职档案员是多数机关、事业单位普遍存在的现象，这些兼职档案员在单位身兼多职，事务太多，变换频繁，交接不及时、不到位，缺乏系统的业务知识培训，档案业务水平不高，导致资料收集不齐全不完整，划分保管期限混乱，技术不到位，所整理的档案不符合要求，更不要说专门档案归档了，严重影响了档案管理和工作正常开展。

    （三）档案经费投入少，保管保护条件差

    由于受资金的限制，加之领导重视不够，相当一部分单位档案基础设施不完善，保管条件差，特别是部分乡镇，档案室不仅面积小，而且在空的地方堆放其他物品，不是单独的档案室，根本不具备档案“八防”的要求，不利于档案的管理、利用。档案现代化管理就是一句空话，犹如纸上谈兵。

    对于档案管理模式的落后，一些管理员没有正确对这些档案进行更新和整理，有时对这些档案的编码进行改编，很容易造成档案的损失。

    二、档案信息资源开发的有效對策

    （一）树立现代思想观念

    应该把新时代思想观念合理运用到档案管理工作中，抛弃原来传统观念。首先，应该改变管理服务人员观念，用新思想、新思路对档案资源进行管理。

    1.现代服务观念的树立

    要明确档案服务工作是为社会各行各业服务，要彻底改变传统单一服务方式，对有效服务领域不断进行开阔和创新，积极建立档案信息服务机制，使之具有产业化和公益性特征，并使产业化和公益性特征紧密结合，相互促进。

    2.开放观念的树立

    档案信息资源开发虽然具有一定的私密性，需要严格遵守相关准则，严防泄密，但同时，档案资源开发也具有一定的开放性，所以也要遵守一定开放原则。如：对档案信息资源开放方式、开放时间等做明确规定，这样才能保证对档案信息资源的充分开发。

    3.效益观念的树立

    档案信息资源的开发是一项系统和长期的工作，因此在开发过程中要树立效益观念，主要包括经济效益和社会效益，使两者能够有机结合，实现档案资源开发的最终目的。

    （二）加快建设档案信息资源库

    能否对档案信息资源进行有效开发，信息资源库建设是关键。所以，在对档案信息资源进行开发前，要注意收集一些重要的档案信息，一方面使各种具有价值的信息得到及时整理。另一方面，可以有效丰富馆藏资源。对于一些重要人物档案、社会团体档案或国家机关档案，在开发前对其收藏价值做详细具体的分析，明确其收藏价值，以及价值的大小，然后根据价值大小进行收藏和管理。对于一些目前还不具备档案保管条件的个人或单位，档案馆可以提供一定的有偿服务，对这些档案进行有效保管，确保重要档案不流失。具体工作中，档案工作者要养成认真负责的工作态度，对档案信息资源进行科学加工和整理，使档案信息资源标准化和规范化，进而提高档案信息资源开发程度。

    （三）完善档案信息资源基础设施建设

    完善的基础设施是实现档案信息资源有效开发基础，也是影响档案工作的主要因素。目前，完善档案信息资源基础设施建设需要从三个方面着手：

    一是加强对档案资源的建设。简单来说，档案资源建设就是收集和整理各种有价值的档案信息资源。

    二是建立规范的档案数据库。将收集和整理来的档案资源详细分类和整理，进行合理、科学存放，有助于档案信息资源开发率的提高。

    三是建立并完善档案资源网络平台。有效的档案信息资源开发，必须充分借助先进网络平台，建立完善档案资源网络平台，借助网络优势，有效对档案信息资源进行利用，满足人们需求。另外，人才素质也对档案信息资源的开发有重要影响，所以，要注重培养高素质档案人才，以适应新时期档案工作要求。

    三、总结

    总之，根据档案信息资源开发影响因素采取相应的解决对策，有利于实现档案信息资源的有效开发和利用，满足人们需求，更好地服务社会。各级档案管理部门要重视档案信息资源开发，勇于探索和创新，努力提高档案信息资源开发效率。

    （作者单位：海西州人力资源和社会保障局人事考试中心）