新闻媒体在融合发展过程中人事档案管理方面存在的问题及对策
张馨
[摘 要] 人才是新闻媒体提升公信力、影响力、竞争力的决定性因素。在媒体融合发展的新态势下，新闻媒体不断涌现出许多新机构、新部门，对各类人员也进行了重新分配。在新闻媒体甄别人才、使用人才、激励人才，实现“任人唯贤、人尽其才、才尽其用”的过程中，人事档案可以为决策者提供全面翔实、客观有效的参考信息，是新闻媒体健康融合、有序高效融合的必要工具。文章阐述了新闻媒体在融合发展的新态势下，人事档案管理中存在的一些问题，并提出了解决措施。
[关键词] 新闻媒体；融合发展；人事档案管理
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2021）02-0051-03
随着媒体融合发展的深入推进，新闻媒体不断涌现出许多新机构、新部门，各类人才在提升新闻媒体公信力、影响力、竞争力方面的作用也越来越突出。需要决策者为各类人才找到合适的岗位，发挥人力资源管理的最大效能。而人事档案，承载着各类人才的详细信息，是决策者们进行人才评估的重要依据，因此人事档案管理工作越来越受到了新闻媒体的重视。
一、人事档案管理对新闻媒体融合发展的重要意义
（一）为人力资源管理提供真实可靠的信息和依据
新闻媒体的人事档案，是新闻媒体在管理活动中形成的，以记述和反映每一名员工个人信息、工作经历、德才表现和职务任免的文件材料，它所收录的是每一名员工的个人情况、学习情况、社会关系、思想品德、业务能力、工作表现以及奖励处罚等方面的原始材料，这些材料是组织、人事、劳资等部门，在培养、选拔、管理和使用员工的过程中形成的，对提升人力资源管理质效具有非常重要的意义，可以为新闻媒体开展融合发展实践，提供翔实、全面的人员信息。
（二）为决策者实现人员合理配置提供可靠依据
在媒体融合发展过程中，新闻媒体唯有实现人员的合理配置，才能够不断提升公信力、影响力和竞争力。若人事档案管理不到位，则會导致决策者无法准备评估有关人员的才干和能力，导致运营成本增高、管理负担加重等问题。有效的人事档案管理，可为决策者们提供翔实、全面的人员信息，帮助决策者准确把握人员能力和性格特征，实现各类人员的合理配置，帮助决策者构建“任人唯贤、人尽其才、才尽其用”的良好格局。（三）为劳资部门绩效考核管理工作提供重要依据
绩效考核制度作为一项现代化的管理机制，在行政管理和经营创收中广泛应用和实施，对新闻媒体实现健康有序发展起到了重要的作用。新闻媒体实行对人员进行月度、季度、年度绩效考核，有助于提高员工的工作效率和工作积极性，有利于实现自身的健康有序发展，同时也可以对员工造成一种鞭策和鼓励。人事档案中的信息资料是一种宝贵的信息资源，为考核人员的业务能力和职业道德提供了参考依据，影响着新闻媒体融合发展的管理质量和发展质量。
二、新闻媒体融合发展中人事档案管理中存在的问题
随着互联网时代的发展，传统新闻媒体正在逐步向新兴媒体进行过度。为了适应新形势、新情况和新问题，各大新闻媒体已经打破了户籍、地域、身份、学历及人事关系等因素制约，面向社会广纳贤才。但是，由于历史原因，新闻媒体内部长期运行的是“编内”和“编外”双轨人事制度，致使新闻媒体的人事档案管理水平，远远落后于媒体融合发展的需要。唯有提升人事档案管理的规范性、严谨性、系统性和科学性，才能促进人力资源管理效率提升，推动媒体融合发展深入开展、健康开展。综合来说，目前新闻媒体普遍存在以下问题：
（一）新闻媒体的有关负责人对加强人事档案管理的重要性认识不足
新闻媒体的职责，首先是坚持正确的舆论导向，确保党的声音占据意识形态主阵地；其次是加强管理、做好经营管理，为自身健康有序发展创造良好的条件。因此，一部分新闻媒体的负责人，把工作的重点放在了加强员工政治思想、作风能力等建设方面，对通过加强人事档案管理，进一步提升人力资源管理效率的重要性认识不足，也没有认识到人事档案管理是一项基础性的工作，对提升新闻媒体管理工作质效起着决定性的作用。新闻媒体的有关负责人对加强人事档案管理的重要性认识不足，从导致将人事档案管理工作排在了新闻宣传、经营管理等工作的后面。
（二）管理机制不健全，人事资料不完善
新闻媒体虽然都有专门的人事档案管理部门，但部门内部的管理方式并不完善，部门外部的配套管理制度也不健全，对人事档案工作人员缺乏激励和约束措施。同时，随着新闻媒体融合发展的深入推进，各类工作人员开始大量地流进流出，并且在各部门间频繁流动。在此过程中，由于管理部门重视不够，工作人员不能以最快的速度去收集、整理“新鲜血液”的资料，处理流失人员的材料，以最优的态度适应新闻媒体融合发展的新形势、新问题，这种上不管、下懒散的行事方式，是新闻媒体人事档案管理中存在的又一项重要问题[1]。
（三）管理方式落后，档案利用率不高
传统的人事档案管理大都采用人力模式，缺乏现代感与技术性，查取人员信息时需要翻阅大量的资料，再一次次地进行检索与查阅，最终才能找到有关档案、提取相关信息，准确率低、时效性差，与飞速发展的现代科技严重脱节，严重阻碍了人事档案管理工作的提质增效升级。虽然，一部分新闻媒体目前已经实现了人事档案的信息化管理，但由于基础性工作未做好，导致档案管理系统成为一种摆设，难以通过现代化手段提升档案管理的质效[2]。
（四）管理人员缺乏专业管理意识
新闻媒体的前身大都为差额拨款事业单位，不像机关单位一样具备规范的管理体制机制，而档案管理部门作为一个非主流的部门，大都由非专门性的管理人员组成，加之新闻媒体档案管理人员缺乏深层次的培训，缺乏专业性的管理方式以及专业化的管理精神和积极向上的探索精神，不熟悉档案管理的基本规则，对突发情况的处理和材料真伪的鉴别能力不足，导致档案的保存、保管工作不到位，甚至部分档案材料出现了错误信息、虚假信息等情况[3]。
（五）档案保管方式有待提升
对于人事档案来说，其中收录的材料必须具备高度的原始性与延续性，而保管这些材料则是档案管理工作最为重要的一环，同时，对于材料的保密性处理也是档案管理中一项极其重要的工作。部分新闻媒体存放档案的档案室为临时性用房，档案的安全以及保密性，往往因发生的突然事件而大打折扣。尤其是，在信息化高速发展的今天，很多材料都以数字的形式进行保存，储存介质受潮或者损坏，都有可能造成档案材料的丢失，因此新闻媒体档案的保管方式有待提升。
（六）档案管理信息化建设比较滞后
提升档案管理效率最为有效的方式就是实现信息化，实现信息化也是档案管理发展的必由之路。但从目前的情况来看，新闻媒体的人事档案管理信息化建设还是相对滞后的，档案管理人员所使用的计算机、软件、硬件设施配备不到位，加之新闻媒体在企业化转型的过程中，党政档案管理有关部门缺乏对新闻媒体档案从业人员的管理培训，导致新闻媒体在人事档案管理方面，存在技术落后、标准不统一、规章制度不健全，工作落实不到位等问题。
（七）档案材料信息不完善、不健全
人事档案中收存的是员工个人情况、学习情况、工作情况、奖惩情况等有关材料，包括员工的自传、鉴定（考评）、学历、职称评聘、政治历史、聘用合同等有关材料。只有材料完整、齐全、规范的人事档案，才能全面、真实、客观地反映员工自身的成长历史和人生轨迹。由于在媒体融合发展的过程中，新闻媒体各机构、各部门之间人员流动频繁，管理部门对有关材料信息的收集、整理、管理，不规范、不到位，导致档案内出现了材料信息不完善、不健全等问题[4]。
三、媒体融合过程中提升新闻媒体人事档案管理效率的对策
档案管理在新闻媒体融合发展中发挥着重要作用，无论是新闻媒体的领导层还是相关工作人员都必须高度重视人事档案管理工作，并针对其中存在的问题和不足采取相应的对策，有效提升人事档案管理工作的质量和效率，才能促进新闻媒体实现健康有序融合。
（一）領导高度重视
领导推动是做好人事档案管理工作的原动力。只有各级领导把人事档案工作作为新闻媒体健康有序和可持续发展的重要抓手，将其作为新闻媒体的独特财富和重要资源，并且对人事档案管理工作给予一定的政策倾斜和资金支持，才能推动人事档案管理工作迈上新台阶，促进人力资源管理工作取得实效，推动新闻媒体健康有序良性发展。
（二）加强人才培养
新闻媒体要围绕建立素质培养、知事识人、选拔任用、从严管理、正向激励的档案管理工作体系，严把选人用人档案关，用严格制度和严明纪律培养档案管理“建、管、用”工作人员队伍。要形成良好的培养机制，组建一支高素质的、稳定的，具有专业能力的人事档案管理队伍。人事档案管理要确定选用有专业知识，责任心强的人来管理人事档案的原则，不断完善档案管理长效机制。人事档案管理要坚持保证足够的专用经费，做到档案工作年初有预算、有专业账户、有落实兑现，为做好档案管理工作创造良好环境。
（三）开展档案专项审核
为进一步核实新闻媒体人事档案的准确性、全面性和有效性，应结合《干部人事档案工作条例》，坚持严格的措施、严格的纪律、严格的作风，强化人事档案管理工作，提升人事档案工作质量，切实把全面从严管理的要求贯彻和体现到人事档案工作之中。同时，将定期不定期相结合，开展人事档案审核工作，确保做到“应审尽审”，提升人事档案管理“防污”“治污”工作质效，坚决整治档案收集、整理过程中的不正之风。
（四）严把档案材料入口
坚持做到“两个明确”“四个不收”，即明确人事档案材料收集种类，明确人事档案材料接收标准和接受方式；对信息不明确的材料不收、信息不完善的材料不收、整理不规范的材料不收、材料信息存疑的不收。同时，对收录的档案进行严格整理，做到内容齐全、分类科学、编排有序、装订整齐。特别是，要制定并完善档案管理工作规范，明确奖罚标准和考核方式，确保人事档案管理工作具备严肃性、系统性与可塑性。
（五）严格制度建设
认真制定并落实从严管理档案的各项规章制度。例如：从严管理档案管理人员工作规程、规范，从严管理档案材料收集、整理流程，从严管理档案材料鉴别标准、归档整理流程，从严管理档案入库审核、保管、查借阅、转递、保密等规章制度，明确人事档案管理各个环节工作要求。如果条件允许，应印制发放人事档案管理工作流程手册，确保有关领导和工作人员科学、规范、合规使用人事档案信息，提升人事档案管理的质量和效益。
（六）加强信息化建设
随着计算机、大数据技术的发展，人事档案管理也应逐渐实现信息化需求。应通过计算机、扫描仪、录音录像等现代化设备和技术，将人事档案的基本信息全部录入系统，使用档案信息管理系统建立各级索引目录，实现人事档案的快速、准确查询。此项工作，应按照国家保密局的要求，对人事档案材料要充分做好保密、保管、保存工作，确保档案信息不丢失，储存介质不损坏。
总而言之，在新闻媒体融合发展的背景下，人事档案管理对于提高新闻媒体人力资源管理质效具有非常重要的作用。而由于历史等原因，新闻媒体在人事档案管理过程中存在领导不够重视，管理人才欠缺，机制不够健全，信息化建设滞后等问题。新闻媒体若要实现高效融合、健康融合，就必须高度重视人事档案管理工作，通过提升思想认识、加强人才培养，开展档案专项审核等工作，才能有效提升新闻媒体在融合发展中的人事档案管理质效，促进新闻媒体高效、健康融合发展。
参考文献：
[1]夏素华.新媒体时代我国档案宣传工作探析[D].济南：山东大学，2013（08）：59.
[2]杨亚娟.事业单位改制过程中档案管理常见问题及对策[J].兰台内外，2020（33）：48-49.
[3]陈明华.新形势下事业单位档案管理的优化方法研究[J].中国市场，2020（34）：111+113.
[4]陈建英.事业单位档案管理创新改革思路探讨[J].城建档案，2020（11）：87-88.
